Eine Roadshow organisieren: der Ablauf von der Idee bis zum Abbau
Bei einer Roadshow wechselst du nicht nur den Veranstaltungsort, sondern wiederholst den Ablauf oft an mehreren Stationen. Deshalb müssen Route, Termine, Technik, Material und Besucherinformationen früh zusammenpassen. Beginne mit Zielgruppe und Programm, bestätige anschließend Orte und Datum und plane erst danach Einladungen, Lieferungen und Catering. Besonders häufig gehen Strom, WLAN, Zufahrten und der Transport der Ausstattung unter, obwohl davon Präsentation und Demo abhängen.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Zielgruppe und Programm festlegen
2 Personen
- 2
Ort und Datum bestätigen
- 3
Reservierungen vornehmen
- 4
Genehmigungen und Regeln kontrollieren
- 5
Lageplan der Veranstaltungsstätte erstellen
- 6
Stromanschlüsse und WLAN prüfen
- 7
Einladungen erstellen
2 Personen
- 8
Einladungen verschicken
2 Personen
- 9
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 10
Ernährungswünsche erfassen
- 11
Besucherinformationen versenden
- 12
Präsentation und Demo erstellen
2 Personen
- 13
Werbematerial prüfen
2 Personen
- 14
Logos und Corporate Design prüfen
- 15
Namensschilder und Anmeldeformulare erstellen
2 Personen
- 16
Lieferungen und Zugang bestätigen
- 17
Catering bestellen
- 18
Technischen Test durchführen
2 Personen
- 19
Route und Parkmöglichkeiten prüfen
- 20
Wettervorhersage prüfen
- 21
Einkaufen gehen
2 Personen
- 22
Materialien zusammenstellen
3 Personen
- 23
Materialien beschriften
2 Personen
- 24
Transport beladen
3 Personen
- 25
Location öffnen
2 Personen
- 26
Lieferungen annehmen
2 Personen
- 27
Lade- und Entladezone freimachen
2 Personen
- 28
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
- 29
Promotionsstand aufbauen
2 Personen
- 30
Präsentationsbildschirm aufstellen
2 Personen
- 31
Tontechnik anschließen
2 Personen
- 32
Stände und Banner aufstellen
3 Personen
- 33
Beleuchtung anschließen
2 Personen
- 34
Registrierungspunkt einrichten
2 Personen
- 35
Demonstrationsmaterial bereitstellen
2 Personen
- 36
Getränke kalt stellen
2 Personen
- 37
Snacks vorbereiten
3 Personen
- 38
Cateringbereich einrichten
2 Personen
- 39
Sicherheitskontrolle durchführen
2 Personen
- 40
Teambriefing durchführen
6 Personen
Event
- 41
Registrierung besetzen
2 Personen
- 42
Besucher empfangen
2 Personen
- 43
Werbematerial verteilen
2 Personen
- 44
Vorführungen durchführen
3 Personen
- 45
Präsentationen halten
2 Personen
- 46
Besucherfragen beantworten
3 Personen
- 47
Snacks servieren
2 Personen
- 48
Getränke servieren
2 Personen
- 49
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 50
Cateringstation sauber halten
- 51
Mülleimer leeren
- 52
Besucherströme lenken
2 Personen
- 53
Kontaktdaten sammeln
2 Personen
- 54
Letzte Präsentationsrunde durchführen
2 Personen
- 55
Besucher verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
- 56
Geräte ausschalten
2 Personen
- 57
Werbematerial sammeln
3 Personen
- 58
Catering aufräumen
2 Personen
- 59
Geschirr abwaschen
2 Personen
- 60
Abfall trennen und entsorgen
2 Personen
- 61
Tische und Stühle abbauen
4 Personen
- 62
Location reinigen
3 Personen
- 63
Materialien wieder einpacken
3 Personen
- 64
Transport entladen
3 Personen
- 65
Materialien prüfen
2 Personen
- 66
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
- 67
Follow-up-E-Mail an Besucher senden
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- KlappischeAnz. 10
- KlappstühleAnz. 60
- PromotionsstandAnz. 2
- BarhockerAnz. 6
- KleiderständerAnz. 2
Ausstattung
- LaptopAnz. 2
- Präsentationsbildschirm
- Beamer
- FunkmikrofoneAnz. 2
- Tragbarer LautsprecherAnz. 2
- HDMI-KabelAnz. 3
- VerlängerungskabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 6
- PowerbanksAnz. 4
- USB-SticksAnz. 3
- Barcode-ScannerAnz. 2
- Mobiler Hotspot
- TransportwagenAnz. 2
Dekoration
- Roll-up-BannerAnz. 4
- FahnenAnz. 6
- TischdeckenAnz. 10
- RückwandAnz. 2
- Wegweiser-SchilderAnz. 8
- StiftehalterAnz. 6
Beleuchtung
- LED-BaustrahlerAnz. 4
- StimmungsbeleuchtungAnz. 4
Geschirr
- Wiederverwendbare TrinkgläserAnz. 80
- KaffeetassenAnz. 40
- TellerAnz. 60
- BestecksetsAnz. 60
- ServierschalenAnz. 12
Küche
- KaffeemaschineAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 4
- KühlboxenAnz. 4
- EisbehälterAnz. 4
- ServierzangenAnz. 8
- SchneidebretterAnz. 3
- KochmesserAnz. 3
- GeschirrtücherAnz. 12
Catering
- Einkäufe
Registrierung
- NamensschilderAnz. 100
- LanyardsAnz. 100
- RegistrierungsformulareAnz. 120
- KlemmbretterAnz. 6
- KugelschreiberAnz. 30
Werbung
- BroschürenAnz. 300
- FlyerAnz. 500
- GiveawaysAnz. 250
- Tote BagsAnz. 150
- VisitenkartenAnz. 300
- AufkleberAnz. 300
- ProduktmusterAnz. 200
- ProspekthalterAnz. 8
- PreislisteAnz. 20
Reinigung
- BesenAnz. 2
- Handfeger und KehrblechAnz. 2
- WischmoppAnz. 2
- EimerAnz. 2
- MikrofasertücherAnz. 12
- ReinigungshandschuheAnz. 6
Sicherheit
- KabelmattenAnz. 8
- AbsperrpfostenAnz. 8
- AbsperrbandAnz. 4
- TaschenlampenAnz. 4
Büro
- KlebebandAnz. 8
- SchereAnz. 6
- SchneidemesserAnz. 3
- HeftgerätAnz. 3
- KlebebandAnz. 6
- Etikettendrucker
- AufbewahrungsboxenAnz. 12
- DokumentenmappenAnz. 12
- PowerPoint-FernbedienungAnz. 2
Tipps
- Lege zuerst Zielgruppe und Programm fest und bestätige danach jeden Ort und jedes Datum. Für jede Station brauchst du einen eigenen Lageplan mit Stand, Sitzplätzen, Bildschirm oder Beamer, Stromanschlüssen und Besucherweg.
- Prüfe Technik und Verbindung nicht erst am Veranstaltungstag. Teste Laptop, Präsentationsbildschirm oder Beamer, Funkmikrofone, HDMI-Kabel, Verlängerungskabel und mobilen Hotspot mindestens 24 Stunden vorher gemeinsam.
- Plane die Anreise wie einen eigenen Programmpunkt: Kontrolliere Route, Parkmöglichkeiten, Lieferzugang und Öffnungszeit. Bestätige Lieferungen und Zugang spätestens 48 Stunden vor jeder Station, damit Transportwagen und Material nicht vor verschlossenen Türen stehen.
- Bearbeite Anmeldungen fortlaufend und erfasse Ernährungswünsche mit einer festen Frist, zum Beispiel 7 Tage vor dem Termin. Schicke Besucherinformationen anschließend gesammelt mit Adresse, Parkhinweisen, Einlasszeit und Programm.
- Packe die Ausstattung pro Station in beschriftete Einheiten und lade sie in der Reihenfolge des Aufbaus. Roll-up-Banner, Fahnen, Rückwand, Wegweiser, Namensschilder und USB-Sticks werden leicht vergessen, wenn alles erst am Abfahrtstag zusammengestellt wird.
Häufige Fragen
- Wie früh muss man eine Roadshow organisieren?
- Starte mindestens 8 bis 12 Wochen vor dem ersten Termin. In dieser Zeit lassen sich Orte, Genehmigungen, Route, Einladungen, Catering und technische Anforderungen noch ohne unnötigen Zeitdruck abstimmen.
- Wann sollte man die Technik für eine Roadshow testen?
- Führe den vollständigen technischen Test mindestens 24 Stunden vor dem Aufbau durch. Prüfe dabei Präsentation, Demo, Mikrofone, Bildschirm oder Beamer, HDMI-Verbindung, Stromversorgung und den mobilen Hotspot.
- Wie viele Roadshow-Stationen kann man an einem Tag planen?
- Plane höchstens zwei Stationen pro Tag, wenn Material transportiert und vor Ort aufgebaut werden muss. Zwischen den Terminen sollten mindestens 2 bis 3 Stunden für Fahrt, Zugang, Aufbau und einen kurzen Funktionstest liegen.
- Wann muss das Catering für eine Roadshow bestellt werden?
- Bestelle das Catering mindestens 7 Tage vor dem jeweiligen Termin und übermittle Ernährungswünsche spätestens dann. Die endgültige Personenzahl solltest du 48 Stunden vorher noch einmal bestätigen.
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