Organiser un roadshow : la méthode, étape par étape

Un roadshow se prépare comme une série de rendez-vous coordonnés, pas comme une simple présentation. Commence par définir le public, le programme, la date et le lieu, puis verrouille les réservations et les autorisations. Ensuite, organise les inscriptions, les besoins alimentaires et les informations pratiques envoyées aux visiteurs. Les dernières semaines servent à tester la présentation, la démonstration, le matériel et la logistique de transport avant l’ouverture.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Définir le public cible et le programme
2 personnes
2
Confirmer le lieu et la date
3
Faire les réservations
4
Vérifier les permis et les règles
5
Créer le plan du site
6
Vérifier les prises de courant et le wifi
7
Rédiger les invitations
2 personnes
8
Envoyer les invitations
2 personnes
9
Traiter les inscriptions
2 personnes
10
Recueillir les besoins alimentaires
11
Envoyer les informations aux visiteurs
12
Créer une présentation et une démonstration
2 personnes
13
Vérifier le matériel promotionnel
2 personnes
14
Vérifier les logos et la charte graphique
15
Créer les badges et les formulaires d’inscription
2 personnes
16
Confirmer les livraisons et l'accès
17
Commander le catering
18
Effectuer un test technique
2 personnes
19
Vérifier l’itinéraire et le parking
20
Vérifier les prévisions météo
21
Faire les courses
2 personnes
22
Rassembler le matériel
3 personnes
23
Étiqueter le matériel
2 personnes
24
Charger le transport
3 personnes
25
Ouvrir le lieu
2 personnes
26
Recevoir les livraisons
2 personnes
27
Libérer la zone de chargement et de déchargement
2 personnes
28
Installer les tables et les chaises
4 personnes
29
Installer le stand promotionnel
2 personnes
30
Installer l'écran de présentation
2 personnes
31
Raccorder le matériel audio
2 personnes
32
Installer les stands et les bannières
3 personnes
33
Brancher l’éclairage
2 personnes
34
Installer le point d'inscription
2 personnes
35
Préparer le matériel de démonstration
2 personnes
36
Mettre les boissons au frais
2 personnes
37
Préparer les en-cas
3 personnes
38
Aménager le point de restauration
2 personnes
39
Effectuer le contrôle de sécurité
2 personnes
40
Faire le briefing d’équipe
6 personnes

Événement

41
Tenir l’accueil
2 personnes
42
Accueillir les visiteurs
2 personnes
43
Distribuer le matériel promotionnel
2 personnes
44
Assurer les démonstrations
3 personnes
45
Assurer les présentations
2 personnes
46
Répondre aux questions des visiteurs
3 personnes
47
Servir des amuse-bouches
2 personnes
48
Servir les boissons
2 personnes
49
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
50
Maintenir le point traiteur propre
51
Vider les poubelles
52
Orienter les flux de visiteurs
2 personnes
53
Recueillir les coordonnées
2 personnes
54
Assurer le dernier tour de présentation
2 personnes
55
Saluer les visiteurs à leur départ
2 personnes

Suivi

56
Éteindre l’équipement
2 personnes
57
Rassembler le matériel promotionnel
3 personnes
58
Ranger le service traiteur
2 personnes
59
Faire la vaisselle
2 personnes
60
Trier et évacuer les déchets
2 personnes
61
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
62
Nettoyer le lieu
3 personnes
63
Reconditionner le matériel
3 personnes
64
Décharger le transport
3 personnes
65
Vérifier le matériel
2 personnes
66
Rendre les articles empruntés
2 personnes
67
Envoyer un e-mail de suivi aux visiteurs

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 10
Chaises pliantesqté 60
Stand promotionnelqté 2
Tabourets de barqté 6
Portants à vêtementsqté 2

Équipement

Ordinateur portableqté 2
Écran de présentation
Vidéoprojecteur
Microphones sans filqté 2
Enceinte portableqté 2
Câbles HDMIqté 3
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Batteries externesqté 4
Clés USBqté 3
Lecteur de codes-barresqté 2
Hotspot mobile
Dollyqté 2

Décoration

Bannières roll-upqté 4
Drapeauxqté 6
Nappesqté 10
Fond de scèneqté 2
Panneaux directionnelsqté 8
Pots à crayonsqté 6

Éclairage

Projecteurs de chantier LEDqté 4
Éclairage d’ambianceqté 4

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 80
Tasses à caféqté 40
Assiettesqté 60
Couvertsqté 60
Plateaux de serviceqté 12

Cuisine

Machine à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Glacièresqté 4
Bacs à glaceqté 4
Pinces de serviceqté 8
Planches à découperqté 3
Couteau de chefqté 3
Torchonsqté 12

Catering

Courses

Inscription

Badges nominatifsqté 100
Lanyardsqté 100
Formulaires d’inscriptionqté 120
Presse-papiersqté 6
Stylos à billeqté 30

Promotion

Brochuresqté 300
Flyersqté 500
Cadeaux promotionnelsqté 250
Tote bagsqté 150
Cartes de visiteqté 300
Autocollantsqté 300
Échantillons de produitsqté 200
Présentoirs à brochuresqté 8
Listes de prixqté 20

Nettoyage

Balaiqté 2
Balayette et pelleqté 2
Serpillièreqté 2
Seauxqté 2
Chiffons microfibresqté 12
Gants de nettoyageqté 6

Sécurité

Passe-câblesqté 8
Poteaux de balisageqté 8
Ruban de balisageqté 4
Lampes de pocheqté 4

Bureau

Ruban adhésifqté 8
Ciseauxqté 6
Couteau de coupeqté 3
Agrafeuseqté 3
Ruban adhésifqté 6
Imprimante d'étiquettes
Boîtes de rangementqté 12
Classeurs de documentsqté 12
Télécommande PowerPointqté 2

Conseils

Bloque le lieu et la date avant d’envoyer les invitations. Vérifie aussi les autorisations, les règles d’accès, le parking et l’itinéraire au moins 4 semaines à l’avance.
Prévois un parcours visiteur visible dès l’entrée : panneaux directionnels, badges, espace d’accueil, présentation et démonstration. Un plan du site permet de placer les tables, les chaises et le stand promotionnel sans gêner la circulation.
Fais un test technique complet 48 heures avant l’événement. Branche l’ordinateur portable, l’écran ou le vidéoprojecteur, les câbles HDMI, les microphones, l’enceinte et le hotspot mobile, puis teste chaque séquence de la démonstration.
Regroupe et étiquette le matériel avant le chargement. Prépare séparément les équipements de présentation, les éléments de signalétique et la vaisselle, afin de retrouver rapidement les rallonges, multiprises, batteries externes et clés USB sur place.
Confirme les livraisons, l’accès au site et le catering 5 à 7 jours avant le roadshow. Vérifie les inscriptions et les besoins alimentaires, puis envoie aux visiteurs l’adresse, les horaires, les indications de parking et les modalités d’accueil.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un roadshow ?: Prévois au minimum 6 à 8 semaines pour un roadshow avec lieu réservé, inscriptions, démonstration et transport de matériel. Commence plus tôt si plusieurs dates ou autorisations sont nécessaires.
Quand envoyer les invitations pour un roadshow ?: Envoie les invitations environ 4 semaines avant la date, puis une relance 7 à 10 jours avant. Arrête les inscriptions quelques jours avant afin de confirmer les badges, le catering et la disposition de la salle.
Quand faire le test technique d’un roadshow ?: Réalise un premier test 48 heures avant l’événement et un contrôle rapide à l’ouverture du lieu. Vérifie notamment le Wi-Fi, les prises de courant, le vidéoprojecteur, les microphones et les fichiers de présentation.
Que faut-il vérifier la veille d’un roadshow ?: La veille, confirme les livraisons, l’accès, la météo, le parking et l’itinéraire. Vérifie aussi que le matériel est rassemblé, étiqueté et chargé, et que les informations pratiques ont été envoyées aux visiteurs.

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