Zo organiseer je een roadshow zonder last-minute chaos

Een roadshow organiseren begint niet met banners of een beamer, maar met een helder programma en een route die praktisch uitvoerbaar is. Leg eerst doelgroep, doel en locaties vast en werk daarna per stop met dezelfde controlelijst. Regel reserveringen, vergunningen, techniek en transport ruim vooraf; vooral stroom, wifi, toegang en laadtijden worden vaak te laat gecontroleerd. Met een vaste opbouw voor registratie, presentatie en demonstratie houd je elke locatie overzichtelijk en herkenbaar.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Doelgroep en programma vastleggen
2 personen
2
Locatie en datum bevestigen
3
Reserveringen maken
4
Vergunningen en regels controleren
5
Plattegrond van de locatie maken
6
Stroompunten en wifi controleren
7
Uitnodigingen opstellen
2 personen
8
Uitnodigingen versturen
2 personen
9
Aanmeldingen verwerken
2 personen
10
Dieetwensen verzamelen
11
Bezoekersinformatie versturen
12
Presentatie en demonstratie maken
2 personen
13
Promotiemateriaal controleren
2 personen
14
Logo's en huisstijl controleren
15
Badges en registratieformulieren maken
2 personen
16
Leveringen en toegang bevestigen
17
Catering bestellen
18
Technische test uitvoeren
2 personen
19
Route en parkeergelegenheid controleren
20
Weersverwachting controleren
21
Boodschappen doen
2 personen
22
Materialen verzamelen
3 personen
23
Materialen labelen
2 personen
24
Transport laden
3 personen
25
Locatie openen
2 personen
26
Leveringen aannemen
2 personen
27
Laad- en loszone vrijmaken
2 personen
28
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
29
Promotiebalie opbouwen
2 personen
30
Presentatiescherm plaatsen
2 personen
31
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
32
Stands en banners plaatsen
3 personen
33
Verlichting aansluiten
2 personen
34
Registratiepunt inrichten
2 personen
35
Demonstratiemateriaal klaarzetten
2 personen
36
Dranken koud zetten
2 personen
37
Hapjes voorbereiden
3 personen
38
Cateringpunt inrichten
2 personen
39
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen
40
Teambriefing houden
6 personen

Event

41
Registratie bemannen
2 personen
42
Bezoekers ontvangen
2 personen
43
Promotiemateriaal uitdelen
2 personen
44
Demonstraties verzorgen
3 personen
45
Presentaties verzorgen
2 personen
46
Vragen van bezoekers beantwoorden
3 personen
47
Hapjes serveren
2 personen
48
Dranken serveren
2 personen
49
Dranken bijvullen
2 personen
50
Cateringpunt schoonhouden
51
Afvalbakken legen
52
Bezoekersstromen begeleiden
2 personen
53
Contactgegevens verzamelen
2 personen
54
Laatste presentatieronde verzorgen
2 personen
55
Bezoekers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

56
Apparatuur uitschakelen
2 personen
57
Promotiemateriaal verzamelen
3 personen
58
Catering opruimen
2 personen
59
Servies afwassen
2 personen
60
Afval sorteren en afvoeren
2 personen
61
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
62
Locatie schoonmaken
3 personen
63
Materialen terug inpakken
3 personen
64
Transport uitladen
3 personen
65
Materialen controleren
2 personen
66
Geleende spullen retourneren
2 personen
67
Opvolgmail naar bezoekers sturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 10
Klapstoelenaantal 60
Promotiebalieaantal 2
Barkrukkenaantal 6
Kledingrekkenaantal 2

Apparatuur

Laptopaantal 2
Presentatiescherm
Beamer
Draadloze microfoonsaantal 2
Draagbare speakeraantal 2
HDMI-kabelsaantal 3
Verlengsnoerenaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Powerbanksaantal 4
USB-sticksaantal 3
Barcodelezeraantal 2
Mobiele hotspot
Dollyaantal 2

Decoratie

Roll-up bannersaantal 4
Vlaggenaantal 6
Tafelkledenaantal 10
Achterwandaantal 2
Wegwijzerbordenaantal 8
Pennenbakkenaantal 6

Verlichting

LED-bouwlampenaantal 4
Sfeerverlichtingaantal 4

Servies

Herbruikbare drinkglazenaantal 80
Koffiekopjesaantal 40
Bordenaantal 60
Besteksetsaantal 60
Serveerschalenaantal 12

Keuken

Koffiezetapparaataantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 4
IJsbakkenaantal 4
Serveertangenaantal 8
Snijplankenaantal 3
Koksmesaantal 3
Theedoekenaantal 12

Catering

Boodschappen

Registratie

Naamkaartjesaantal 100
Lanyardsaantal 100
Registratieformulierenaantal 120
Klembordenaantal 6
Balpennenaantal 30

Promotie

Brochuresaantal 300
Flyersaantal 500
Giveawaysaantal 250
Tote bagsaantal 150
Visitekaartjesaantal 300
Stickersaantal 300
Productmonstersaantal 200
Folderhoudersaantal 8
Prijslijstenaantal 20

Schoonmaak

Bezemaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Dweilaantal 2
Emmersaantal 2
Microvezeldoekenaantal 12
Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Veiligheid

Kabelmattenaantal 8
Afzetpalenaantal 8
Afzetlintaantal 4
Zaklampenaantal 4

Kantoor

Tapeaantal 8
Schaaraantal 6
Snijmesaantal 3
Nietmachineaantal 3
Plakbandaantal 6
Labelprinter
Opbergboxenaantal 12
Documentmappenaantal 12
Powerpoint-afstandsbedieningaantal 2

Tips

Plan per locatie een technisch testmoment vóór de opbouw. Controleer laptop, presentatiescherm, beamer, microfoons, HDMI-kabels, stroompunten en wifi samen; neem ook een mobiele hotspot en powerbanks mee als reserve.
Maak uiterlijk één week voor elke stop de bezoekersinformatie definitief. Vermeld route, parkeren, aanvangstijd en registratie, en verwerk dieetwensen voordat je de catering bestelt.
Werk met een vaste laadroutine: label materialen per functie, laad eerst de spullen die je als laatste nodig hebt en controleer de levering en toegang vooraf. Een dolly voorkomt vertraging bij zware of omvangrijke onderdelen.
Houd registratie kort door badges en formulieren vooraf klaar te leggen. Test een barcodelezer vóór vertrek en leg pennenbakken, badges en promotiemateriaal op dezelfde plek bij de promotiebalie.
Controleer de locatie opnieuw op de dag ervoor en op de ochtend zelf. Kijk naar weersverwachting, route, parkeren, verlichting en de plek van wegwijzerborden; buitenlocaties vragen vaak extra tijd voor stroom en beschutting.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een roadshow organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met doelgroep, programma, route, locaties en datum. Plan technische tests en leveringsafspraken uiterlijk 1 week voor iedere stop.
Hoeveel tijd heb je nodig om een roadshow op te bouwen?: Reserveer meestal 2 tot 4 uur voor opbouw per locatie, afhankelijk van transport, presentatie, registratie en demonstratie. Plan daarnaast minstens 30 minuten voor een volledige technische test.
Wat moet je regelen voor de techniek van een roadshow?: Controleer vooraf stroompunten, wifi, presentatiescherm, beamer, laptop, microfoons en kabels. Neem minimaal één reserveoplossing mee, zoals een mobiele hotspot, powerbanks en een extra HDMI-kabel.
Wanneer verstuur je de bezoekersinformatie voor een roadshow?: Stuur de praktische informatie 5 tot 7 dagen voor de roadshow en een korte herinnering 24 uur vooraf. Vermeld route, parkeergelegenheid, aanvang, registratie en eventuele voorbereiding voor de demonstratie.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.