Cómo organizar un roadshow sin perder el control

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Consejos

• Cierra primero el programa y el público objetivo. Con esa información puedes calcular las inscripciones, preparar las invitaciones y decidir cuántas mesas, sillas y puestos de registro necesitas.
• Visita el lugar antes de contratar el montaje. Comprueba los puntos de corriente, el wifi, el aparcamiento y la ruta de acceso; anota también dónde colocarás la pantalla, el proyector, los micrófonos y las señales de orientación.
• Haz la prueba técnica como mínimo 24 horas antes. Conecta el portátil, la pantalla, el proyector, los cables HDMI, los alargadores y el altavoz, y prueba la presentación y la demostración en las mismas condiciones del evento.
• Cierra las inscripciones y las preferencias dietéticas varios días antes del roadshow. Envía después la información práctica a los visitantes y ajusta el catering, las credenciales y los formularios de registro según el número final.
• Agrupa y etiqueta los materiales por zona antes de cargar el transporte. Reserva un espacio accesible para el mostrador promocional, los banners, el fondo y las cajas, y lleva baterías externas, memorias USB y cables de repuesto en un bolso separado.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un roadshow?

Empieza entre 6 y 8 semanas antes si necesitas reservar espacios, tramitar permisos y coordinar varias entregas. Deja la última semana para confirmar asistentes, catering, accesos y la prueba técnica.

¿Qué se comprueba en una prueba técnica de un roadshow?

Comprueba la presentación, el proyector, la pantalla, los micrófonos inalámbricos, el altavoz, el wifi y todas las conexiones HDMI. Hazla al menos 24 horas antes y repite una comprobación rápida al abrir el recinto.

¿Cuándo se envían las invitaciones para un roadshow?

Envía la primera invitación entre 3 y 4 semanas antes, con fecha, horario, lugar y forma de inscripción. Manda la información práctica y las indicaciones de aparcamiento entre 3 y 5 días antes.

¿Cuándo hay que cerrar el catering de un roadshow?

Pide una previsión inicial al confirmar la fecha y cierra las cantidades entre 5 y 7 días antes. Ese plazo permite incorporar las preferencias dietéticas registradas y ajustar vasos, tazas, platos y cubiertos.

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