Roadshow-Einkaufsliste für Technik, Empfang und Aufbau

Für eine Roadshow brauchst du mehr als Präsentationsmaterial und einen Promotionsstand. Plane Technik für Vorträge und Demos, mobile Strom- und Internetlösungen, Beschilderung sowie Ausstattung für Empfang und Catering. Besonders häufig fehlen passende Kabel, Ersatzakkus oder gut sichtbare Wegweiser. Diese Einkaufsliste hilft dir, die 74 vorgesehenen Gegenstände vor dem Beladen zu prüfen und den Aufbau am Veranstaltungsort ohne Nachkäufe zu organisieren.

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Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

KlappischeAnz. 10
KlappstühleAnz. 60
PromotionsstandAnz. 2
BarhockerAnz. 6
KleiderständerAnz. 2

Ausstattung

LaptopAnz. 2
Präsentationsbildschirm
Beamer
FunkmikrofoneAnz. 2
Tragbarer LautsprecherAnz. 2
HDMI-KabelAnz. 3
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
PowerbanksAnz. 4
USB-SticksAnz. 3
Barcode-ScannerAnz. 2
Mobiler Hotspot
TransportwagenAnz. 2

Dekoration

Roll-up-BannerAnz. 4
FahnenAnz. 6
TischdeckenAnz. 10
RückwandAnz. 2
Wegweiser-SchilderAnz. 8
StiftehalterAnz. 6

Beleuchtung

LED-BaustrahlerAnz. 4
StimmungsbeleuchtungAnz. 4

Geschirr

Wiederverwendbare TrinkgläserAnz. 80
KaffeetassenAnz. 40
TellerAnz. 60
BestecksetsAnz. 60
ServierschalenAnz. 12

Küche

KaffeemaschineAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 4
KühlboxenAnz. 4
EisbehälterAnz. 4
ServierzangenAnz. 8
SchneidebretterAnz. 3
KochmesserAnz. 3
GeschirrtücherAnz. 12

Catering

Einkäufe
- Kaffee - 3 Packungen
- Tee - 4 Kartons
- Koffeinfreier Kaffee - 1 Packung
- Zucker - 2 Packungen
- Süßstoff - 1 Packung
- Halbfette Milch - 8 Liter
- Hafermilch - 4 Liter
- Zitrone - 6 Stück
- Cola - 8 Flaschen
- Cola Zero - 8 Flaschen
- Orangenlimonade - 6 Flaschen
- Tonic - 4 Flaschen
- Sprudelndes Mineralwasser - 8 Flaschen
- Stilles Mineralwasser - 12 Flaschen
- Apfelsaft - 4 Packungen
- Orangensaft - 4 Packungen
- Eiswürfel - 12 Säcke
- Mini-Wasserflaschen - 72 Stück
- Mini-Rosinenbrötchen - 60 Stück
- Mini-Croissants - 60 Stück
- Mini-Brötchen - 80 Stück
- Junger Käse - 2 Kilo
- Hinterham - 1,5 Kilo
- Hähnchenbrust-Aufschnitt - 1,5 Kilo
- Hummus - 6 Schalen
- Frischkäse - 6 Becher
- Butter - 1 Kilo
- Salat - 6 Köpfe
- Gurken - 8 Stück
- Tomaten - 3 Kilo
- Paprika - 2 Kilo
- Trauben - 4 Kilo
- Äpfel - 60 Stück
- Bananen - 40 Stück
- Paprikachips - 8 Tüten
- Chips natur - 8 Tüten
- Salzgebäck-Mix - 6 Tüten
- Reiswaffeln - 6 Packungen
- Müsliriegel - 60 Stück
- Kekse - 8 Packungen
- Zartbitterschokolade - 1 Kilo
- Mayonnaise - 2 Flaschen
- Ketchup - 2 Flaschen
- Senf - 2 Gläser
- Olivenöl - 1 Flasche
- Salz - 1 Packung
- Pfeffer - 1 Döschen
- Papierservietten - 500 Stück
- Kaffeefilter - 2 Packungen
- Rührstäbchen - 300 Stück
- Pappbecher - 100 Stück
- Aluminiumfolie - 2 Rollen
- Frischhaltefolie - 2 Rollen
- Küchenpapier - 8 Rollen
- Toilettenpapier - 24 Rollen
- Müllbeutel - 4 Rollen
- Spülmittel - 2 Flaschen
- Allzweckreiniger - 2 Flaschen
- Desinfektionstücher - 4 Packungen
- Handseife - 4 Flaschen
- Handdesinfektionsmittel - 6 Flaschen
- Papierhandtücher - 6 Packungen
- Nitrilhandschuhe - 4 Kartons
- Backpapier - 2 Rollen

Registrierung

NamensschilderAnz. 100
LanyardsAnz. 100
RegistrierungsformulareAnz. 120
KlemmbretterAnz. 6
KugelschreiberAnz. 30

Reinigung

BesenAnz. 2
Handfeger und KehrblechAnz. 2
WischmoppAnz. 2
EimerAnz. 2
MikrofasertücherAnz. 12
ReinigungshandschuheAnz. 6

Sicherheit

KabelmattenAnz. 8
AbsperrpfostenAnz. 8
AbsperrbandAnz. 4
TaschenlampenAnz. 4

Büro

KlebebandAnz. 8
SchereAnz. 6
SchneidemesserAnz. 3
HeftgerätAnz. 3
KlebebandAnz. 6
Etikettendrucker
AufbewahrungsboxenAnz. 12
DokumentenmappenAnz. 12
PowerPoint-FernbedienungAnz. 2

Tipps

Plane pro Präsentationsbereich mindestens 1 Laptop, 1 Bildschirm oder Beamer und 1 HDMI-Kabel ein. Nimm zusätzlich ein Ersatzkabel sowie einen USB-Stick mit der Präsentation mit.
Rechne bei Powerbanks mit mindestens 1 Gerät je betreuender Person und lade sie spätestens am Vorabend vollständig auf. Für einen mobilen Einsatz gehört außerdem ein mobiler Hotspot mit ausreichendem Datenvolumen ins Gepäck.
Bestelle Geschirr nicht nur nach der erwarteten Besucherzahl: Plane bei einem Empfang mindestens 1 Trinkglas pro Gast und zusätzlich 10 Prozent Reserve ein. Für Kaffee, Teller und Besteck gilt dieselbe Reserve.
Bringe für den Empfang einen beschrifteten Anmeldebereich mit Namensschildern, Stiftehaltern und Barcode-Scanner mit. Lege Wegweiser an Eingang, Registrierung und Präsentationsbereich spätestens beim Aufbau sichtbar aus.
Prüfe vor dem Transport, ob Verlängerungskabel, Funkmikrofone und tragbarer Lautsprecher tatsächlich funktionieren. Für Außen- oder schlecht beleuchtete Bereiche solltest du LED-Baustrahler einpacken und die Stromanschlüsse vor der Abfahrt bestätigen.

Häufige Fragen

Was brauche ich für eine Roadshow?: Zur Grundausstattung gehören Präsentationstechnik, Funkmikrofone, Lautsprecher, HDMI-Kabel, Verlängerungskabel, Powerbanks und ein mobiler Hotspot. Ergänze diese um Promotionsstand, Sitzmöbel, Roll-ups, Wegweiser, Namensschilder und Catering-Geschirr.
Wie viel Geschirr brauche ich für eine Roadshow?: Plane pro erwarteter Person mindestens 1 Trinkglas, 1 Teller und 1 Besteckset ein. Für Kaffee kommen pro Person 1 Tasse hinzu; bestelle jeweils rund 10 Prozent Reserve, damit Bruch und Nachbedarf abgedeckt sind.
Wann sollte ich das Roadshow-Material packen?: Stelle alle Materialien spätestens am Vortag zusammen, beschrifte die Kisten und lade Akkus sowie Powerbanks vollständig. Kontrolliere Technik, Lieferzugang und Transportreihenfolge mindestens 2 Stunden vor der Abfahrt.
Wie viele Wegweiser brauche ich für eine Roadshow?: Setze mindestens 3 Wegweiser ein: einen am Eingang, einen an der Registrierung und einen zum Präsentations- oder Demo-Bereich. Bei mehreren Gebäudeeingängen brauchst du je zusätzlichem Zugang ein weiteres Schild.

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