Qué necesitas para organizar una roadshow
Una roadshow necesita más que una mesa y una presentación: debes poder recibir visitantes, registrar sus datos, hacer demostraciones y mantener el flujo entre las distintas zonas. Esta lista reúne el material para el montaje, la tecnología audiovisual, la señalización y el servicio. Calcula las cantidades según el número de visitantes y lleva repuestos para los elementos que pueden bloquear el evento, como cables, alimentación o conexión Wi-Fi.
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesas plegablescant. 10
- Sillas plegablescant. 60
- Mostrador promocionalcant. 2
- Taburetes de barcant. 6
- Percheroscant. 2
Equipo
- Portátilcant. 2
- Pantalla de presentación
- Proyector
- Micrófonos inalámbricoscant. 2
- Altavoz portátilcant. 2
- Cables HDMIcant. 3
- Cables alargadorescant. 6
- Regletascant. 6
- Baterías externascant. 4
- Memorias USBcant. 3
- Lector de códigos de barrascant. 2
- Zona Wi-Fi móvil
- Dollycant. 2
Decoración
- Banners roll-upcant. 4
- Banderascant. 6
- Mantelescant. 10
- Fondocant. 2
- Señales de orientacióncant. 8
- Portalápicescant. 6
Iluminación
- Focos LED de obracant. 4
- Iluminación ambientalcant. 4
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 80
- Tazas de cafécant. 40
- Platoscant. 60
- Cubiertoscant. 60
- Bandejas de servircant. 12
Cocina
- Cafeteracant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 4
- Neveras portátilescant. 4
- Cubiterascant. 4
- Pinzas de servircant. 8
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillo de chefcant. 3
- Paños de cocinacant. 12
Catering
- Compras
- Café - 3 paquetes
- Té - 4 docenas
- Café descafeinado - 1 paquete
- Azúcar - 2 paquetes
- Edulcorantes - 1 caja
- Leche semidesnatada - 8 litros
- Leche de avena - 4 litros
- Limón - 6 unidades
- Cola - 8 botellas
- Cola Zero - 8 botellas
- Gaseosa de naranja - 6 botellas
- Tónica - 4 botellas
- Agua mineral con gas - 8 botellas
- Agua mineral sin gas - 12 botellas
- Zumo de manzana - 4 paquetes
- Zumo de naranja - 4 paquetes
- Cubitos de hielo - 12 bolsas
- Botellitas de agua - 72 unidades
- Mini bollitos de grosella - 60 unidades
- Mini croissants - 60 piezas
- Mini panecillos - 80 unidades
- Queso joven - 2 kilos
- Jamón cocido - 1,5 kilo
- Fiambre de pechuga de pollo - 1,5 kilos
- Hummus - 6 envases
- Queso crema - 6 tarrinas
- Mantequilla - 1 kilo
- Lechuga - 6 piezas
- Pepino - 8 unidades
- Tomates - 3 kilos
- Pimiento morrón - 2 kilos
- Uvas - 4 kilo
- Manzanas - 60 unidades
- Plátanos - 40 unidades
- Patatas fritas de pimiento - 8 bolsas
- Patatas fritas naturales - 8 bolsas
- Mezcla de aperitivos salados - 6 bolsas
- Tortitas de arroz - 6 paquetes
- Barritas de muesli - 60 unidades
- Galletas - 8 paquetes
- Chocolate puro - 1 kilo
- Mayonesa - 2 botellas
- Ketchup - 2 botellas
- Mostaza - 2 frascos
- Aceite de oliva - 1 botella
- Sal - 1 paquete
- Pimienta - 1 bote
- Servilletas de papel - 500 unidades
- Filtros de café - 2 paquetes
- Palitos para remover - 300 unidades
- Vasos de papel - 100 unidades
- Papel de aluminio - 2 rollos
- Film transparente - 2 rollos
- Papel de cocina - 8 rollos
- Papel higiénico - 24 rollos
- Bolsas de basura - 4 rollos
- Lavavajillas - 2 botellas
- Limpiador multiusos - 2 botellas
- Toallitas desinfectantes - 4 paquetes
- Jabón de manos - 4 botellas
- Gel desinfectante - 6 flacons
- Toallas de papel - 6 paquetes
- Guantes de nitrilo - 4 cajas
- Papel de horno - 2 rollos
Registro
- Tarjetas de nombrecant. 100
- Lanyardscant. 100
- Formularios de registrocant. 120
- Portapapelescant. 6
- Bolígrafoscant. 30
Promoción
- Folletoscant. 300
- Folletoscant. 500
- Regalos promocionalescant. 250
- Bolsas totecant. 150
- Tarjetas de visitacant. 300
- Pegatinascant. 300
- Muestras de productocant. 200
- Portafolletoscant. 8
- Listas de precioscant. 20
Limpieza
- Escobacant. 2
- Recogedor y escobacant. 2
- Fregonacant. 2
- Cuboscant. 2
- Paños de microfibracant. 12
- Guantes de limpiezacant. 6
Seguridad
- Alfombrillas para cablescant. 8
- Postes separadorescant. 8
- Cinta de balizamientocant. 4
- Linternascant. 4
Oficina
- Cinta adhesivacant. 8
- Tijerascant. 6
- Cuchillo de cortecant. 3
- Grapadoracant. 3
- Cinta adhesivacant. 6
- Impresora de etiquetas
- Cajas de almacenajecant. 12
- Carpetas para documentoscant. 12
- Mando a distancia para PowerPointcant. 2
Consejos
- Prepara una mesa de registro por cada 100 visitantes previstos por franja horaria y lleva un portátil, un lector de códigos de barras y memorias USB de repuesto.
- Calcula una silla por persona sentada y deja pasillos de al menos 1,2 metros entre mesas, demostraciones y señales de orientación.
- Lleva al menos 2 cables HDMI, 2 cables alargadores y 2 regletas de repuesto. Comprueba cada conexión durante la prueba técnica, no al abrir la ubicación.
- Para una demostración con público, prepara 2 micrófonos inalámbricos y un altavoz portátil; lleva también baterías externas por si falla un punto de corriente.
- Encarga vasos, tazas, platos y cubiertos para el número confirmado de asistentes más un 10 %. Confirma el catering y las preferencias dietéticas como mínimo 3 días antes.
Preguntas frecuentes
- ¿Qué necesito comprar para una roadshow?
- Necesitas mobiliario, equipo audiovisual, alimentación eléctrica, conexión Wi-Fi, material de registro, banners y señales de orientación. Añade vasos, tazas, platos y cubiertos según el número confirmado de visitantes, más un 10 % de margen.
- ¿Cuánto material audiovisual necesito para una roadshow?
- Como base, prepara un portátil, una pantalla o proyector, cables HDMI, micrófonos inalámbricos y un altavoz portátil. Lleva al menos 2 cables HDMI y 2 regletas de repuesto para evitar que una conexión defectuosa detenga la presentación.
- ¿Cuándo debo pedir el catering para una roadshow?
- Confirma el pedido al menos 3 días antes y cierra las preferencias dietéticas antes de esa fecha. Para el servicio, calcula un 10 % más de vajilla que el número de asistentes confirmados.
- ¿Qué debo revisar antes de cargar el transporte?
- Haz una comprobación final entre 24 y 48 horas antes: equipo audiovisual, cables, baterías, señalización, credenciales y material promocional. Después, etiqueta las cajas por zona y carga primero lo que necesitarás para abrir y orientar el recinto.
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