Wat heb je nodig voor een Roadshow?

Een Roadshow vraagt om meer dan een presentatie en een paar banners. Je richt een ontvangstpunt in, vervoert materialen naar de locatie en zorgt dat bezoekers zonder uitleg hun weg vinden. Denk vooraf aan reservekabels, stroomverdeling en een werkende registratie, want juist die onderdelen worden vaak pas bij het opbouwen gemist. Gebruik deze boodschappenlijst naast het plan om per onderdeel te controleren wat je moet kopen, lenen of meenemen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 10
Klapstoelenaantal 60
Promotiebalieaantal 2
Barkrukkenaantal 6
Kledingrekkenaantal 2

Apparatuur

Laptopaantal 2
Presentatiescherm
Beamer
Draadloze microfoonsaantal 2
Draagbare speakeraantal 2
HDMI-kabelsaantal 3
Verlengsnoerenaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Powerbanksaantal 4
USB-sticksaantal 3
Barcodelezeraantal 2
Mobiele hotspot
Dollyaantal 2

Decoratie

Roll-up bannersaantal 4
Vlaggenaantal 6
Tafelkledenaantal 10
Achterwandaantal 2
Wegwijzerbordenaantal 8
Pennenbakkenaantal 6

Verlichting

LED-bouwlampenaantal 4
Sfeerverlichtingaantal 4

Servies

Herbruikbare drinkglazenaantal 80
Koffiekopjesaantal 40
Bordenaantal 60
Besteksetsaantal 60
Serveerschalenaantal 12

Keuken

Koffiezetapparaataantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 4
IJsbakkenaantal 4
Serveertangenaantal 8
Snijplankenaantal 3
Koksmesaantal 3
Theedoekenaantal 12

Catering

Boodschappen
- Koffie - 3 pakken
- Thee - 4 dozen
- Cafeïnevrije koffie - 1 pak
- Suiker - 2 pakken
- Zoetjes - 1 doosje
- Halfvolle melk - 8 liter
- Havermelk - 4 liter
- Citroen - 6 stuks
- Cola - 8 flessen
- Cola Zero - 8 flessen
- Sinas - 6 flessen
- Tonic - 4 flessen
- Bruisend mineraalwater - 8 flessen
- Plat mineraalwater - 12 flessen
- Appelsap - 4 pakken
- Sinaasappelsap - 4 pakken
- IJsblokjes - 12 zakken
- Miniwaterflesjes - 72 stuks
- Mini krentenbollen - 60 stuks
- Mini croissants - 60 stuks
- Mini broodjes - 80 stuks
- Jonge kaas - 2 kilo
- Achterham - 1,5 kilo
- Kipfilet beleg - 1,5 kilo
- Hummus - 6 bakjes
- Roomkaas - 6 bakjes
- Boter - 1 kilo
- Sla - 6 kroppen
- Komkommer - 8 stuks
- Tomaten - 3 kilo
- Paprika - 2 kilo
- Druiven - 4 kilo
- Appels - 60 stuks
- Bananen - 40 stuks
- Paprikachips - 8 zakken
- Naturelchips - 8 zakken
- Zoutjesmix - 6 zakken
- Rijstwafels - 6 pakken
- Mueslirepen - 60 stuks
- Koekjes - 8 pakken
- Pure chocolade - 1 kilo
- Mayonaise - 2 flessen
- Ketchup - 2 flessen
- Mosterd - 2 potten
- Olijfolie - 1 fles
- Zout - 1 pak
- Peper - 1 potje
- Papieren servetten - 500 stuks
- Koffiefilters - 2 pakken
- Roerstaafjes - 300 stuks
- Papieren bekers - 100 stuks
- Aluminiumfolie - 2 rollen
- Vershoudfolie - 2 rollen
- Keukenpapier - 8 rollen
- Toiletpapier - 24 rollen
- Afvalzakken - 4 rollen
- Afwasmiddel - 2 flessen
- Allesreiniger - 2 flessen
- Desinfecterende doekjes - 4 pakken
- Handzeep - 4 flessen
- Handgel - 6 flacons
- Papieren handdoeken - 6 pakken
- Nitril handschoenen - 4 dozen
- Bakpapier - 2 rollen

Registratie

Naamkaartjesaantal 100
Lanyardsaantal 100
Registratieformulierenaantal 120
Klembordenaantal 6
Balpennenaantal 30

Promotie

Brochuresaantal 300
Flyersaantal 500
Giveawaysaantal 250
Tote bagsaantal 150
Visitekaartjesaantal 300
Stickersaantal 300
Productmonstersaantal 200
Folderhoudersaantal 8
Prijslijstenaantal 20

Schoonmaak

Bezemaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Dweilaantal 2
Emmersaantal 2
Microvezeldoekenaantal 12
Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Veiligheid

Kabelmattenaantal 8
Afzetpalenaantal 8
Afzetlintaantal 4
Zaklampenaantal 4

Kantoor

Tapeaantal 8
Schaaraantal 6
Snijmesaantal 3
Nietmachineaantal 3
Plakbandaantal 6
Labelprinter
Opbergboxenaantal 12
Documentmappenaantal 12
Powerpoint-afstandsbedieningaantal 2

Tips

Neem per registratieplek minimaal 1 laptop, 1 barcodelezer en een reserveoptie mee, zoals geprinte registratieformulieren. Plan daarnaast 1 pen per medewerker en enkele extra pennen.
Reken per presentatieopstelling op 1 laptop, 1 beamer, 1 presentatiescherm en minimaal 1 HDMI-kabel. Neem 1 extra HDMI-kabel mee; een ontbrekende of defecte kabel legt de presentatie direct stil.
Maak de stroomverdeling vooraf: gebruik per stroompunt een stekkerdoos en houd verlengsnoeren vrij van looproutes. Neem powerbanks mee voor telefoons en registratieapparatuur die niet continu aan de netstroom kan.
Zet bij de ingang minimaal 1 promotiebalie met wegwijzerborden naar registratie, presentatie en demonstratie. Plaats roll-up banners en vlaggen pas nadat de looproute is bepaald, zodat ze geen doorgang blokkeren.
Stem servies en catering af op het aantal aangemelde bezoekers en medewerkers. Tel herbruikbare drinkglazen, koffiekopjes, borden en besteksets per gebruiksmoment en voeg een kleine reserve toe; bij een Roadshow worden glazen en kopjes vaak sneller gebruikt dan verwacht.

Veelgestelde vragen

Wat moet ik meenemen naar een Roadshow?: Neem naast presentatieapparatuur ook registratiebenodigdheden, bewegwijzering, promotiemateriaal, stroomverlenging, verlichting en servies mee. Controleer dit uiterlijk 1 dag voor vertrek aan de hand van de paklijst en label alle dozen per zone.
Hoeveel stoelen heb ik nodig voor een Roadshow?: Neem voor een presentatieopstelling 1 klapstoel per verwachte zittende bezoeker en houd extra stoelen achter de hand voor medewerkers. Controleer het verwachte bezoekersaantal uiterlijk 2 dagen vooraf, omdat de indeling vaak nog verandert.
Hoeveel drankglazen en koffiekopjes heb ik nodig voor een Roadshow?: Reken minimaal 2 drinkglazen per bezoeker bij meerdere ontvangst- of pauzemomenten en 1 koffiekopje per gepland koffiemoment. Voeg ongeveer 10 procent reserve toe, zodat je niet tijdens de Roadshow hoeft af te wassen of bij te bestellen.
Wanneer moet ik de techniek voor een Roadshow testen?: Voer de technische test uiterlijk 1 dag vooraf uit met laptop, beamer, presentatiescherm, microfoons, speaker, HDMI-kabels en mobiele hotspot. Test op locatie nogmaals bij het openen en controleer ook stroompunten en wifi.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.