La liste de courses pour organiser un roadshow
Un roadshow demande plus qu’un ordinateur et quelques supports de présentation. Il faut prévoir l’accueil des visiteurs, la démonstration, la circulation sur le site et le fonctionnement technique, même lorsque le lieu change à chaque étape. Cette liste regroupe le mobilier, l’équipement audiovisuel, la signalétique, l’éclairage et la vaisselle à acheter ou à rassembler. Vérifiez aussi les prises, le wifi, les livraisons et l’accès au lieu avant de charger le véhicule.
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tables pliantesqté 10
- Chaises pliantesqté 60
- Stand promotionnelqté 2
- Tabourets de barqté 6
- Portants à vêtementsqté 2
Équipement
- Ordinateur portableqté 2
- Écran de présentation
- Vidéoprojecteur
- Microphones sans filqté 2
- Enceinte portableqté 2
- Câbles HDMIqté 3
- Rallongesqté 6
- Multiprisesqté 6
- Batteries externesqté 4
- Clés USBqté 3
- Lecteur de codes-barresqté 2
- Hotspot mobile
- Dollyqté 2
Décoration
- Bannières roll-upqté 4
- Drapeauxqté 6
- Nappesqté 10
- Fond de scèneqté 2
- Panneaux directionnelsqté 8
- Pots à crayonsqté 6
Éclairage
- Projecteurs de chantier LEDqté 4
- Éclairage d’ambianceqté 4
Vaisselle
- Verres réutilisablesqté 80
- Tasses à caféqté 40
- Assiettesqté 60
- Couvertsqté 60
- Plateaux de serviceqté 12
Cuisine
- Machine à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Thermosqté 4
- Glacièresqté 4
- Bacs à glaceqté 4
- Pinces de serviceqté 8
- Planches à découperqté 3
- Couteau de chefqté 3
- Torchonsqté 12
Catering
- Courses
- Café - 3 paquets
- Thé - 4 boîtes
- Café décaféiné - 1 paquet
- Sucre - 2 paquets
- Édulcorants - 1 boîte
- Lait demi-écrémé - 8 litres
- Lait d’avoine - 4 litres
- Citron - 6 pièces
- Cola - 8 bouteilles
- Cola Zero - 8 bouteilles
- Sinas - 6 bouteilles
- Tonic - 4 bouteilles
- Eau minérale pétillante - 8 bouteilles
- Eau minérale plate - 12 bouteilles
- Jus de pomme - 4 briques
- Jus d'orange - 4 briques
- Glaçons - 12 sacs
- Mini bouteilles d’eau - 72 pièces
- Petites brioches aux raisins - 60 pièces
- Mini-croissants - 60 pièces
- Mini-pains - 80 pièces
- Fromage jeune - 2 kilos
- Jambon arrière - 1,5 kilo
- Blanc de poulet en tranches - 1,5 kilo
- Houmous - 6 barquettes
- Fromage frais - 6 pots
- Beurre - 1 kilo
- Laitues - 6 pièces
- Concombre - 8 pièces
- Tomates - 3 kilos
- Poivrons - 2 kilos
- Raisins - 4 kilo
- Pommes - 60 pièces
- Bananes - 40 pièces
- Chips au paprika - 8 sacs
- Chips nature - 8 sachets
- Mélange de snacks salés - 6 sachets
- Galettes de riz - 6 paquets
- Barres de céréales - 60 pièces
- Biscuits - 8 paquets
- Chocolat noir - 1 kilo
- Mayonnaise - 2 bouteilles
- Ketchup - 2 bouteilles
- Moutarde - 2 pots
- Huile d’olive - 1 bouteille
- Sel - 1 paquet
- Poivre - 1 pot
- Serviettes en papier - 500 pièces
- Filtres à café - 2 paquets
- Bâtonnets mélangeurs - 300 pièces
- Gobelets en papier - 100 pièces
- Papier aluminium - 2 rouleaux
- Film alimentaire - 2 rouleaux
- Essuie-tout - 8 rouleaux
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Sacs-poubelle - 4 rouleaux
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Nettoyant multi-usages - 2 bouteilles
- Lingettes désinfectantes - 4 paquets
- Savon pour les mains - 4 flacons
- Gel pour les mains - 6 flacons
- Essuie-tout - 6 paquets
- Gants en nitrile - 4 boîtes
- Papier cuisson - 2 rouleaux
Inscription
- Badges nominatifsqté 100
- Lanyardsqté 100
- Formulaires d’inscriptionqté 120
- Presse-papiersqté 6
- Stylos à billeqté 30
Promotion
- Brochuresqté 300
- Flyersqté 500
- Cadeaux promotionnelsqté 250
- Tote bagsqté 150
- Cartes de visiteqté 300
- Autocollantsqté 300
- Échantillons de produitsqté 200
- Présentoirs à brochuresqté 8
- Listes de prixqté 20
Nettoyage
- Balaiqté 2
- Balayette et pelleqté 2
- Serpillièreqté 2
- Seauxqté 2
- Chiffons microfibresqté 12
- Gants de nettoyageqté 6
Sécurité
- Passe-câblesqté 8
- Poteaux de balisageqté 8
- Ruban de balisageqté 4
- Lampes de pocheqté 4
Bureau
- Ruban adhésifqté 8
- Ciseauxqté 6
- Couteau de coupeqté 3
- Agrafeuseqté 3
- Ruban adhésifqté 6
- Imprimante d'étiquettes
- Boîtes de rangementqté 12
- Classeurs de documentsqté 12
- Télécommande PowerPointqté 2
Conseils
- Prévoyez une table pour l’accueil et une autre pour les supports ou les démonstrations. Ajoutez des chaises pliantes et quelques tabourets si les visiteurs restent sur place plus de 15 minutes.
- Pour la présentation, emportez l’ordinateur portable, l’écran ou le vidéoprojecteur, les câbles HDMI et les microphones sans fil. Testez chaque branchement au moins 24 heures avant le départ et gardez une clé USB avec une copie hors ligne.
- Comptez une rallonge et une multiprise par zone technique, puis ajoutez des batteries externes et un hotspot mobile comme solution de secours. Ne supposez pas que le wifi ou les prises du lieu suffiront.
- Préparez les roll-ups, drapeaux, panneaux directionnels et le fond de scène avant le chargement. Une signalétique visible dès le parking évite que les visiteurs arrivent en retard ou entrent par le mauvais accès.
- Prévoyez les verres réutilisables, tasses, assiettes et couverts selon le nombre d’inscrits, avec une marge de 10 %. Rassemblez aussi le dolly et étiquetez les caisses pour retrouver rapidement le matériel à chaque étape.
Questions fréquentes
- Que faut-il prévoir pour un roadshow ?
- Prévoyez du mobilier d’accueil, un stand promotionnel, un ordinateur, un écran ou vidéoprojecteur, des câbles, des rallonges et la signalétique. Ajoutez l’éclairage, les batteries de secours et la vaisselle selon le programme et le nombre de visiteurs.
- Combien de matériel audiovisuel faut-il pour un roadshow ?
- Prévoyez au minimum 1 ordinateur portable, 1 écran ou vidéoprojecteur, 1 câble HDMI de secours, des microphones sans fil et une enceinte portable. Faites un test technique 24 heures avant l’ouverture.
- Combien de vaisselle prévoir pour un roadshow ?
- Comptez 1 verre, 1 tasse, 1 assiette et 1 jeu de couverts par personne, puis ajoutez 10 % de marge. Pour 50 visiteurs, prévoyez donc 55 unités de chaque élément utilisé.
- Quand préparer le matériel d’un roadshow ?
- Rassemblez et étiquetez le matériel au moins la veille, puis chargez le transport après le test technique. Confirmez les livraisons, l’accès et les prises du lieu 24 à 48 heures avant l’ouverture.
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