Roadshow organisieren: die praktische Checkliste

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Lege zuerst Zielgruppe, Programm, Route und Termine fest. Bestätige jeden Veranstaltungsort schriftlich und prüfe dabei Zufahrt, Parkmöglichkeiten, Stromanschlüsse und WLAN.
• Verschicke Einladungen früh genug, damit Anmeldungen und Ernährungswünsche spätestens 7 Tage vor der Roadshow vorliegen. Sende die Besucherinformationen anschließend gebündelt mit Anreise- und Parkhinweisen.
• Plane für Präsentation und Demo einen vollständigen Techniktest, nicht nur einen kurzen Funktionstest. Prüfe Laptop, Präsentationsbildschirm oder Beamer, Funkmikrofone, HDMI-Kabel und mobilen Hotspot gemeinsam am vorgesehenen Aufbauort.
• Beschrifte alle Materialien vor dem Beladen nach Veranstaltungsort und Einsatzbereich. So findest du Roll-ups, Wegweiser, Namensschilder und Demo-Materialien auch bei mehreren Stationen ohne langes Auspacken.
• Bestätige Lieferungen und Zugang spätestens 48 Stunden vor jedem Termin. Öffne die Location mit genügend Vorlauf, damit Mobiliar, Promotionsstand, Beleuchtung, Catering und Technik vor dem Eintreffen der Besucher bereitstehen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Roadshow planen?

Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vor dem ersten Termin mit Zielgruppe, Programm, Route und Locations. Für mehrere Stationen oder Genehmigungen solltest du zusätzlich 2 bis 4 Wochen Puffer einplanen.

Wann sollte man die Einladungen für eine Roadshow verschicken?

Verschicke die erste Einladung etwa 4 bis 6 Wochen vorher und schließe die Anmeldung 7 Tage vor dem Termin. So bleiben genug Tage für Namensschilder, Anmeldeformulare, Catering und Besucherinformationen.

Wie lange vor der Roadshow sollte die Technik getestet werden?

Führe einen vollständigen Test 3 bis 5 Tage vor dem Termin durch und wiederhole den Kurzcheck am Veranstaltungstag. Prüfe dabei auch Strom, WLAN, mobilen Hotspot, Ersatzkabel und Powerbanks.

Was muss man am Tag einer Roadshow zuerst erledigen?

Öffne die Location mindestens 2 Stunden vor dem Einlass und kontrolliere zuerst Zugang, Lageplan, Strom und Internet. Danach stellst du Mobiliar, Promotionsstand, Wegweiser, Technik und Catering in der geplanten Reihenfolge auf.

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