Checklist para organizar un roadshow sin imprevistos

Un roadshow combina desplazamientos, demostraciones, registro de visitantes y material promocional, así que los fallos suelen aparecer en los detalles logísticos. Empieza por definir el público y el programa, y confirma después la fecha, el lugar, los permisos y el acceso para las entregas. Antes de invitar, comprueba la conexión wifi, los puntos de corriente, el aparcamiento y el recorrido. En la última semana, cierra las inscripciones, el catering y la prueba técnica, y etiqueta todo antes de cargar el transporte.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Definir el público objetivo y el programa
2 personas
Confirmar lugar y fecha
Hacer reservas
Comprobar permisos y normas
Hacer el plano del recinto
Comprobar los puntos de corriente y el wifi
Redactar invitaciones
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Enviar información a los visitantes
Preparar la presentación y demostración
2 personas
Comprobar el material promocional
2 personas
Comprobar los logos y la identidad visual
Preparar las credenciales y los formularios de registro
2 personas
Confirmar entregas y acceso
Pedir el catering
Realizar prueba técnica
2 personas
Comprobar la ruta y el aparcamiento
Comprobar el pronóstico del tiempo
Hacer la compra
2 personas
Reunir los materiales
3 personas
Etiquetar los materiales
2 personas
Cargar el transporte
3 personas
Abrir la ubicación
2 personas
Recibir las entregas
2 personas
Despejar la zona de carga y descarga
2 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Montar el mostrador promocional
2 personas
Colocar la pantalla de presentación
2 personas
Conectar el equipo de sonido
2 personas
Colocar stands y banners
3 personas
Conectar la iluminación
2 personas
Montar el punto de registro
2 personas
Preparar el material de demostración
2 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Montar el punto de catering
2 personas
Realizar el control de seguridad
2 personas
Hacer briefing al equipo
6 personas

Evento

Atender el registro
2 personas
Recibir a los visitantes
2 personas
Repartir el material promocional
2 personas
Ofrecer demostraciones
3 personas
Realizar presentaciones
2 personas
Responder preguntas de los visitantes
3 personas
Servir aperitivos
2 personas
Servir las bebidas
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Mantener limpio el punto de catering
Vaciar los contenedores de basura
Guiar el flujo de visitantes
2 personas
Recopilar los datos de contacto
2 personas
Realizar la última ronda de presentaciones
2 personas
Despedir a los visitantes
2 personas

Seguimiento

Apagar el equipo
2 personas
Recoger material promocional
3 personas
Recoger el catering
2 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Clasificar y retirar residuos
2 personas
Desmontar mesas y sillas
4 personas
Limpiar el lugar
3 personas
Volver a empaquetar los materiales
3 personas
Descargar el transporte
3 personas
Comprobar los materiales
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Enviar correo de seguimiento a los visitantes

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas plegablescant. 10
Sillas plegablescant. 60
Mostrador promocionalcant. 2
Taburetes de barcant. 6
Percheroscant. 2

Equipo

Portátilcant. 2
Pantalla de presentación
Proyector
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Altavoz portátilcant. 2
Cables HDMIcant. 3
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Baterías externascant. 4
Memorias USBcant. 3
Lector de códigos de barrascant. 2
Zona Wi-Fi móvil
Dollycant. 2

Decoración

Banners roll-upcant. 4
Banderascant. 6
Mantelescant. 10
Fondocant. 2
Señales de orientacióncant. 8
Portalápicescant. 6

Iluminación

Focos LED de obracant. 4
Iluminación ambientalcant. 4

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 80
Tazas de cafécant. 40
Platoscant. 60
Cubiertoscant. 60
Bandejas de servircant. 12

Cocina

Cafeteracant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 4
Neveras portátilescant. 4
Cubiterascant. 4
Pinzas de servircant. 8
Tablas de cortarcant. 3
Cuchillo de chefcant. 3
Paños de cocinacant. 12

Catering

Compras

Registro

Tarjetas de nombrecant. 100
Lanyardscant. 100
Formularios de registrocant. 120
Portapapelescant. 6
Bolígrafoscant. 30

Promoción

Folletoscant. 300
Folletoscant. 500
Regalos promocionalescant. 250
Bolsas totecant. 150
Tarjetas de visitacant. 300
Pegatinascant. 300
Muestras de productocant. 200
Portafolletoscant. 8
Listas de precioscant. 20

Limpieza

Escobacant. 2
Recogedor y escobacant. 2
Fregonacant. 2
Cuboscant. 2
Paños de microfibracant. 12
Guantes de limpiezacant. 6

Seguridad

Alfombrillas para cablescant. 8
Postes separadorescant. 8
Cinta de balizamientocant. 4
Linternascant. 4

Oficina

Cinta adhesivacant. 8
Tijerascant. 6
Cuchillo de cortecant. 3
Grapadoracant. 3
Cinta adhesivacant. 6
Impresora de etiquetas
Cajas de almacenajecant. 12
Carpetas para documentoscant. 12
Mando a distancia para PowerPointcant. 2

Consejos

Haz la prueba técnica al menos 24 horas antes: conecta el portátil, el proyector, la pantalla, los micrófonos inalámbricos y el altavoz con los mismos cables HDMI y regletas que usarás el día del roadshow.
Prepara el registro con una lista de asistentes, credenciales, formularios y lector de códigos de barras. Lleva también una memoria USB y baterías externas por si falla la conexión o se descarga un dispositivo.
Confirma por escrito la hora de acceso para las entregas y revisa el recorrido y el aparcamiento entre 48 y 72 horas antes. Un dolly evita mover a pulso cajas, banners, material promocional y equipos.
Haz el plano del recinto antes de montar: reserva espacio para el mostrador promocional, las mesas, las sillas, la demostración, los roll-up y las señales de orientación. Comprueba que los alargadores no crucen las zonas de paso.
Cierra las preferencias dietéticas antes de pedir el catering y calcula las cantidades con las inscripciones confirmadas. Deja preparados vasos reutilizables, tazas, platos y cubiertos junto con el resto de materiales etiquetados.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un roadshow?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes para confirmar fecha, lugar, reservas, permisos e invitados. Deja la prueba técnica, el catering y la preparación final de materiales para la última semana.
¿Qué hay que comprobar antes de una demostración en un roadshow?: Comprueba el portátil, la pantalla, el proyector, los micrófonos, el altavoz, los cables HDMI, las regletas y la corriente del recinto. Haz una prueba completa al menos 24 horas antes y guarda la presentación en una memoria USB.
¿Cuándo se deben enviar las invitaciones de un roadshow?: Envíalas entre 3 y 4 semanas antes si necesitas gestionar inscripciones y preferencias dietéticas. Envía la información práctica sobre acceso, aparcamiento y horario entre 3 y 5 días antes.
¿Qué se prepara el día anterior a un roadshow?: Etiqueta y reúne los materiales, confirma las entregas, revisa el pronóstico del tiempo y carga el transporte. Deja listas las credenciales, los formularios, los equipos y la señalización para abrir el recinto sin buscar nada.

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