Checklist pour organiser une roadshow sans imprévu

Une roadshow demande de coordonner le lieu, les visiteurs, la démonstration et toute la logistique le même jour. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, de la définition du public jusqu’à l’ouverture des portes. Vous y trouverez aussi les contrôles souvent repoussés : accès aux livraisons, prises électriques, Wi-Fi, badges et test technique. Prévoyez un responsable pour chaque point afin d’éviter que tout repose sur une seule personne.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Définir le public cible et le programme
2 personnes
Confirmer le lieu et la date
Faire les réservations
Vérifier les permis et les règles
Créer le plan du site
Vérifier les prises de courant et le wifi
Rédiger les invitations
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Envoyer les informations aux visiteurs
Créer une présentation et une démonstration
2 personnes
Vérifier le matériel promotionnel
2 personnes
Vérifier les logos et la charte graphique
Créer les badges et les formulaires d’inscription
2 personnes
Confirmer les livraisons et l'accès
Commander le catering
Effectuer un test technique
2 personnes
Vérifier l’itinéraire et le parking
Vérifier les prévisions météo
Faire les courses
2 personnes
Rassembler le matériel
3 personnes
Étiqueter le matériel
2 personnes
Charger le transport
3 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Recevoir les livraisons
2 personnes
Libérer la zone de chargement et de déchargement
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer le stand promotionnel
2 personnes
Installer l'écran de présentation
2 personnes
Raccorder le matériel audio
2 personnes
Installer les stands et les bannières
3 personnes
Brancher l’éclairage
2 personnes
Installer le point d'inscription
2 personnes
Préparer le matériel de démonstration
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Aménager le point de restauration
2 personnes
Effectuer le contrôle de sécurité
2 personnes
Faire le briefing d’équipe
6 personnes

Événement

Tenir l’accueil
2 personnes
Accueillir les visiteurs
2 personnes
Distribuer le matériel promotionnel
2 personnes
Assurer les démonstrations
3 personnes
Assurer les présentations
2 personnes
Répondre aux questions des visiteurs
3 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Servir les boissons
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Maintenir le point traiteur propre
Vider les poubelles
Orienter les flux de visiteurs
2 personnes
Recueillir les coordonnées
2 personnes
Assurer le dernier tour de présentation
2 personnes
Saluer les visiteurs à leur départ
2 personnes

Suivi

Éteindre l’équipement
2 personnes
Rassembler le matériel promotionnel
3 personnes
Ranger le service traiteur
2 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Trier et évacuer les déchets
2 personnes
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Reconditionner le matériel
3 personnes
Décharger le transport
3 personnes
Vérifier le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Envoyer un e-mail de suivi aux visiteurs

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 10
Chaises pliantesqté 60
Stand promotionnelqté 2
Tabourets de barqté 6
Portants à vêtementsqté 2

Équipement

Ordinateur portableqté 2
Écran de présentation
Vidéoprojecteur
Microphones sans filqté 2
Enceinte portableqté 2
Câbles HDMIqté 3
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Batteries externesqté 4
Clés USBqté 3
Lecteur de codes-barresqté 2
Hotspot mobile
Dollyqté 2

Décoration

Bannières roll-upqté 4
Drapeauxqté 6
Nappesqté 10
Fond de scèneqté 2
Panneaux directionnelsqté 8
Pots à crayonsqté 6

Éclairage

Projecteurs de chantier LEDqté 4
Éclairage d’ambianceqté 4

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 80
Tasses à caféqté 40
Assiettesqté 60
Couvertsqté 60
Plateaux de serviceqté 12

Cuisine

Machine à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Glacièresqté 4
Bacs à glaceqté 4
Pinces de serviceqté 8
Planches à découperqté 3
Couteau de chefqté 3
Torchonsqté 12

Catering

Courses

Inscription

Badges nominatifsqté 100
Lanyardsqté 100
Formulaires d’inscriptionqté 120
Presse-papiersqté 6
Stylos à billeqté 30

Promotion

Brochuresqté 300
Flyersqté 500
Cadeaux promotionnelsqté 250
Tote bagsqté 150
Cartes de visiteqté 300
Autocollantsqté 300
Échantillons de produitsqté 200
Présentoirs à brochuresqté 8
Listes de prixqté 20

Nettoyage

Balaiqté 2
Balayette et pelleqté 2
Serpillièreqté 2
Seauxqté 2
Chiffons microfibresqté 12
Gants de nettoyageqté 6

Sécurité

Passe-câblesqté 8
Poteaux de balisageqté 8
Ruban de balisageqté 4
Lampes de pocheqté 4

Bureau

Ruban adhésifqté 8
Ciseauxqté 6
Couteau de coupeqté 3
Agrafeuseqté 3
Ruban adhésifqté 6
Imprimante d'étiquettes
Boîtes de rangementqté 12
Classeurs de documentsqté 12
Télécommande PowerPointqté 2

Conseils

Bloquez le lieu et la date avant d’envoyer les invitations, puis vérifiez les autorisations applicables et les règles du site au moins 4 semaines à l’avance.
Testez la présentation, le vidéoprojecteur, les microphones sans fil, les câbles HDMI et l’enceinte portable 1 à 2 jours avant. Faites aussi un essai avec la connexion réellement disponible sur place.
Réservez le catering après avoir fixé la date limite d’inscription, puis transmettez les besoins alimentaires au prestataire au plus tard 5 jours avant la roadshow.
Préparez les badges, les formulaires d’inscription et le lecteur de codes-barres la veille. Gardez une solution de secours hors ligne si le Wi-Fi ou le hotspot mobile ne fonctionne pas.
Contrôlez l’accès des livraisons, l’itinéraire et le parking avant le chargement. Étiquetez le matériel, chargez les câbles, rallonges, multiprises et batteries externes ensemble, puis ouvrez le lieu suffisamment tôt pour installer les tables, les panneaux directionnels et les roll-up.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser une roadshow ?: Commencez idéalement 6 à 8 semaines avant la date. Les premières semaines servent à définir le public et le programme, confirmer le lieu, réserver les prestataires et lancer les invitations.
Combien de temps prévoir pour l’installation d’une roadshow ?: Prévoyez au moins 2 heures sur place pour installer le mobilier, les roll-up, les panneaux, l’éclairage et la technique. Ajoutez 30 minutes pour le test complet de la présentation et des microphones.
Quand envoyer les invitations pour une roadshow ?: Envoyez les invitations 3 à 4 semaines avant l’événement, avec une date limite d’inscription fixée environ 7 jours avant. Cela laisse le temps de traiter les inscriptions, les besoins alimentaires et les badges.
Que vérifier la veille d’une roadshow ?: Vérifiez les livraisons, l’accès au lieu, la météo, le parking et l’itinéraire. Rassemblez et étiquetez les 74 éléments du plan, puis confirmez que les présentations, supports promotionnels et équipements techniques sont prêts.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.