Roadshow organiseren: checklist en planning
Een roadshow vraagt meer voorbereiding dan alleen een programma en een locatie. Je moet bezoekers registreren, presentaties en demonstraties testen, materialen vervoeren en zorgen dat techniek op elke stop werkt. Begin met doelgroep, datum en route en werk daarna toe naar uitnodigingen, catering en opbouw. Met deze checklist houd je ook details bij die vaak te laat worden geregeld, zoals stroom, wifi, toegang voor leveringen en duidelijke bewegwijzering.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Doelgroep en programma vastleggen
2 personen
Locatie en datum bevestigen
Reserveringen maken
Vergunningen en regels controleren
Plattegrond van de locatie maken
Stroompunten en wifi controleren
Uitnodigingen opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Bezoekersinformatie versturen
Presentatie en demonstratie maken
2 personen
Promotiemateriaal controleren
2 personen
Logo's en huisstijl controleren
Badges en registratieformulieren maken
2 personen
Leveringen en toegang bevestigen
Catering bestellen
Technische test uitvoeren
2 personen
Route en parkeergelegenheid controleren
Weersverwachting controleren
Boodschappen doen
2 personen
Materialen verzamelen
3 personen
Materialen labelen
2 personen
Transport laden
3 personen
Locatie openen
2 personen
Leveringen aannemen
2 personen
Laad- en loszone vrijmaken
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Promotiebalie opbouwen
2 personen
Presentatiescherm plaatsen
2 personen
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
Stands en banners plaatsen
3 personen
Verlichting aansluiten
2 personen
Registratiepunt inrichten
2 personen
Demonstratiemateriaal klaarzetten
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Cateringpunt inrichten
2 personen
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen
Teambriefing houden
6 personen
Event
Registratie bemannen
2 personen
Bezoekers ontvangen
2 personen
Promotiemateriaal uitdelen
2 personen
Demonstraties verzorgen
3 personen
Presentaties verzorgen
2 personen
Vragen van bezoekers beantwoorden
3 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Cateringpunt schoonhouden
Afvalbakken legen
Bezoekersstromen begeleiden
2 personen
Contactgegevens verzamelen
2 personen
Laatste presentatieronde verzorgen
2 personen
Bezoekers uitzwaaien
2 personen
Nazorg
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Promotiemateriaal verzamelen
3 personen
Catering opruimen
2 personen
Servies afwassen
2 personen
Afval sorteren en afvoeren
2 personen
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Materialen terug inpakken
3 personen
Transport uitladen
3 personen
Materialen controleren
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Opvolgmail naar bezoekers sturen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Klaptafelsaantal 10
- Klapstoelenaantal 60
- Promotiebalieaantal 2
- Barkrukkenaantal 6
- Kledingrekkenaantal 2
Apparatuur
- Laptopaantal 2
- Presentatiescherm
- Beamer
- Draadloze microfoonsaantal 2
- Draagbare speakeraantal 2
- HDMI-kabelsaantal 3
- Verlengsnoerenaantal 6
- Stekkerdozenaantal 6
- Powerbanksaantal 4
- USB-sticksaantal 3
- Barcodelezeraantal 2
- Mobiele hotspot
- Dollyaantal 2
Decoratie
- Roll-up bannersaantal 4
- Vlaggenaantal 6
- Tafelkledenaantal 10
- Achterwandaantal 2
- Wegwijzerbordenaantal 8
- Pennenbakkenaantal 6
Verlichting
- LED-bouwlampenaantal 4
- Sfeerverlichtingaantal 4
Servies
- Herbruikbare drinkglazenaantal 80
- Koffiekopjesaantal 40
- Bordenaantal 60
- Besteksetsaantal 60
- Serveerschalenaantal 12
Keuken
- Koffiezetapparaataantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Thermoskannenaantal 4
- Koelboxenaantal 4
- IJsbakkenaantal 4
- Serveertangenaantal 8
- Snijplankenaantal 3
- Koksmesaantal 3
- Theedoekenaantal 12
Catering
- Boodschappen
Registratie
- Naamkaartjesaantal 100
- Lanyardsaantal 100
- Registratieformulierenaantal 120
- Klembordenaantal 6
- Balpennenaantal 30
Promotie
- Brochuresaantal 300
- Flyersaantal 500
- Giveawaysaantal 250
- Tote bagsaantal 150
- Visitekaartjesaantal 300
- Stickersaantal 300
- Productmonstersaantal 200
- Folderhoudersaantal 8
- Prijslijstenaantal 20
Schoonmaak
- Bezemaantal 2
- Stoffer en blikaantal 2
- Dweilaantal 2
- Emmersaantal 2
- Microvezeldoekenaantal 12
- Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Veiligheid
- Kabelmattenaantal 8
- Afzetpalenaantal 8
- Afzetlintaantal 4
- Zaklampenaantal 4
Kantoor
- Tapeaantal 8
- Schaaraantal 6
- Snijmesaantal 3
- Nietmachineaantal 3
- Plakbandaantal 6
- Labelprinter
- Opbergboxenaantal 12
- Documentmappenaantal 12
- Powerpoint-afstandsbedieningaantal 2
Tips
- Plan de technische test uiterlijk 48 uur voor de roadshow. Controleer laptop, beamer, presentatiescherm, HDMI-kabels, draadloze microfoons, speaker, stekkerdozen en verlengsnoeren samen op de locatie.
- Bevestig leveringen en toegang minimaal 3 werkdagen vooraf. Noteer wie de locatie opent, waar de dolly kan komen en waar promotiemateriaal, klaptafels en achterwand worden geplaatst.
- Stuur bezoekersinformatie uiterlijk 3 dagen voor de roadshow. Vermeld route, parkeergelegenheid, aanvangstijd, registratie, programma en eventuele informatie over dieetwensen of catering.
- Maak één laadlijst per onderdeel en label materialen vóór transport. Leg banners, vlaggen, badges, USB-sticks, powerbanks en demonstratiemateriaal apart, zodat je op locatie niet alles hoeft uit te pakken om één item te vinden.
- Controleer de weersverwachting 48 uur vooraf wanneer bezoekers buiten moeten lopen of parkeren. Zet wegwijzerborden, LED-bouwlampen en een mobiele hotspot klaar als de route, verlichting of wifi op locatie onzeker is.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een roadshow organiseren?
- Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met doelgroep, programma, route, datum en locatie. Regel vergunningen, reserveringen en leveranciers uiterlijk 4 weken voor de eerste roadshowdatum.
- Wanneer verstuur ik uitnodigingen voor een roadshow?
- Stuur de eerste uitnodiging 4 tot 6 weken vooraf en een herinnering 7 dagen voor de roadshow. Sluit de registratie 2 tot 3 werkdagen vooraf als je badges, catering en dieetwensen moet verwerken.
- Wanneer test ik de techniek voor een roadshow?
- Doe een volledige technische test minimaal 48 uur vooraf en nogmaals bij het openen van de locatie. Test niet alleen de presentatie, maar ook microfoons, speaker, beamer, HDMI-aansluiting, stroompunten en wifi.
- Wat moet ik op de dag van een roadshow als eerste doen?
- Open de locatie ongeveer 2 uur voor de ontvangst van bezoekers. Controleer eerst stroom en wifi, richt daarna registratie en bewegwijzering in en voer vervolgens de presentatie- en microfoontest uit.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!