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Rallye-Wettkampf organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Rallye-Wettkampf steht und fällt mit einer klaren Route, verständlichen Regeln und einem Ablauf, den alle Helfer gleichzeitig kennen. Plane zuerst Datum, Start und Ziel, prüfe Genehmigungen und Haftung und erkunde die Strecke anschließend vollständig. Danach folgen Anmeldung, Startzeiten, Stationen, Rallyekarten und Verpflegung. Diese Checkliste hilft dir, die 69 Aufgaben und 58 benötigten Dinge in der richtigen Reihenfolge zu organisieren, damit am Wettkampftag weder Formulare noch Funkgeräte oder Wegweiser fehlen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Route festlegen

    2 Personen

  • Start- und Zielort reservieren

  • Genehmigungen und Meldungen prüfen

  • Versicherung und Haftung regeln

  • Teilnehmerformular erstellen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Teilnehmerliste aktualisieren

  • Rallye-Regeln schreiben

    2 Personen

  • Punkteverteilung festlegen

    2 Personen

  • Route vorab erkunden

    2 Personen

  • Streckensicherheit kontrollieren

    2 Personen

  • Wegbeschreibung ausarbeiten

    2 Personen

  • Rallyekarten erstellen

    2 Personen

  • Antwortformulare erstellen

  • Teilnehmernummern zuweisen

  • Startzeiten einteilen

  • Freiwillige für die Stationen organisieren

    2 Personen

  • Postanweisungen erstellen

  • Catering bestellen

  • Preise und Medaillen bestellen

  • Wettervorhersage prüfen

  • Letztes Briefing an die Teilnehmer senden

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Rallye-Material prüfen

    2 Personen

  • Routenpakete sortieren

    2 Personen

  • Startort absperren

    3 Personen

  • Zielort absperren

    3 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Partyzelte aufbauen

    4 Personen

  • Startbogen und Beschilderung anbringen

    3 Personen

  • Anmeldetisch einrichten

    2 Personen

  • Catering bereitstellen

    3 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Postmaterial pro Posten verteilen

    3 Personen

  • Briefing für das Postenteam

    2 Personen

  • Technik und Funkgeräte testen

    2 Personen

Event

  • Teilnehmende empfangen

    3 Personen

  • Teilnehmer anmelden

    3 Personen

  • Rallye-Pakete verteilen

    2 Personen

  • Sicherheitsbriefing geben

    2 Personen

  • Startreihenfolge ausrufen

    2 Personen

  • Teams starten lassen

    3 Personen

  • Rallye-Stationen besetzen

    8 Personen

  • Zwischenstände erfassen

    2 Personen

  • Streckenkontrolle durchführen

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Im Ziel ankommende Teams registrieren

    3 Personen

  • Antwortformulare einsammeln

    2 Personen

  • Punkte nachprüfen

    3 Personen

  • Buffet servieren

    4 Personen

  • Gewinner bekanntgeben

    2 Personen

  • Preise und Medaillen überreichen

    2 Personen

  • Teilnehmende verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Rallyeschilder und Bänder entfernen

    3 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    4 Personen

  • Partyzelte abbauen

    4 Personen

  • Abfall sammeln und trennen

    3 Personen

  • Geschirr und Material spülen

    3 Personen

  • Location reinigen

    3 Personen

  • Übrige Getränke lagern

    2 Personen

  • Rallye-Material inventarisieren

    2 Personen

  • Gemietete Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Wegweiser entfernen

    3 Personen

  • Scoreliste digital archivieren

  • Fundsachen bearbeiten

  • Dankesnachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • PartyzelteAnz. 2
  • KlappischeAnz. 8
  • KlappstühleAnz. 20
  • BiertischeAnz. 4
  • AbfallbehälterAnz. 6

Ausstattung

  • KühlboxenAnz. 4
  • FunkgeräteAnz. 10
  • Mobile LadegeräteAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • Mobiler Lautsprecher

Rallye-Material

  • StartnummernAnz. 35
  • RallyekartenAnz. 35
  • AntwortformulareAnz. 40
  • WegweiserAnz. 80
  • WegweiserAnz. 20
  • AbsperrbandAnz. 6
  • VerkehrskegelAnz. 20
  • KlemmbretterAnz. 12
  • StifteAnz. 60
  • MarkerAnz. 12
  • StoppuhrenAnz. 6
  • TaschenrechnerAnz. 3
  • UmschlägeAnz. 40
  • Plastik-DokumentenablagenAnz. 10
  • StreckenkaartenhalterAnz. 35
  • StartflaggenAnz. 2
  • MegafoneAnz. 2
  • Preisetisch
  • Becher für GewinnerAnz. 3
  • MedaillenAnz. 12
  • ZertifikateAnz. 40

Beleuchtung

  • LED-LampenAnz. 8
  • TaschenlampenAnz. 8

Sicherheit

  • Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
  • SicherheitswestenAnz. 12
  • FeuerlöscherAnz. 2
  • NotfalldeckenAnz. 6

Geschirr

  • Wiederverwendbare BecherAnz. 100
  • KaffeetassenAnz. 60
  • TellerAnz. 80
  • BestecksetsAnz. 80
  • ServierschalenAnz. 12
  • KaffeekannenAnz. 3
  • ThermoskannenAnz. 4

Küche

  • SchneidebretterAnz. 4
  • KochmesserAnz. 4
  • ZangenAnz. 6
  • ServierlöffelAnz. 8
  • WasserkocherAnz. 2
  • KaffeefilterAnz. 100

Reinigung

  • EimerAnz. 3
  • SchwämmeAnz. 6
  • SpülbürstenAnz. 3
  • HandfegerAnz. 2
  • DosenAnz. 2
  • WischmopsAnz. 3

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Erkunde die komplette Route spätestens zwei bis drei Wochen vor dem Wettkampf zu Fuß oder mit dem Fahrzeug. Notiere problematische Kreuzungen, sichere Stellen für Stationen und Punkte, an denen Wegweiser oder Absperrband nötig sind.
  • Lege die Punkteverteilung fest, bevor du Rallyekarten und Antwortformulare druckst. Gib jeder Aufgabe eine eindeutige Nummer und erstelle für Helfer eine separate Musterlösung, damit die Auswertung am Ende nicht ins Stocken gerät.
  • Teile die Startzeiten in feste Gruppen ein und lasse mindestens fünf Minuten Abstand zwischen zwei Gruppen. Weise Teilnehmernummern vor dem Versand der letzten Informationen zu und halte die aktualisierte Teilnehmerliste auch offline bereit.
  • Plane pro Station mindestens ein Funkgerät, ein Klemmbrett, ausreichend Stifte und eine Stoppuhr ein. Teste die Funkgeräte und mobilen Ladegeräte spätestens am Vortag und lege Ersatzbatterien oder eine alternative Kommunikationsmöglichkeit bereit.
  • Prüfe die Wettervorhersage 48 Stunden vorher und noch einmal am Morgen des Wettkampfs. Stelle für Start und Ziel Partyzelte, Klapptische, Klappstühle, Abfallbehälter und Kühlboxen bereit und verschicke das letzte Briefing spätestens 24 Stunden vorher.

Häufige Fragen

Wie lange vorher sollte man einen Rallye-Wettkampf planen?
Beginne idealerweise sechs bis acht Wochen vorher. Reservierungen, Genehmigungen, Versicherung und die Streckenerkundung sollten spätestens drei Wochen vor dem Termin geklärt sein.
Wie viele Helfer braucht ein Rallye-Wettkampf?
Plane mindestens eine verantwortliche Person pro Station und zusätzlich zwei Personen für Start, Ziel und Auswertung ein. Bei mehr als 30 Teilnehmern ist eine weitere Person für Anmeldung und Verpflegung sinnvoll.
Wann müssen Rallyekarten und Antwortformulare fertig sein?
Drucke Rallyekarten, Antwortformulare, Startnummern und Wegbeschreibungen spätestens sieben Tage vor dem Wettkampf. So bleibt Zeit, die Route zu kontrollieren und Fehler in den Unterlagen zu korrigieren.
Wie viel Getränke und Essen braucht man für einen Rallye-Wettkampf?
Rechne für die erste Stunde mit zwei bis drei Getränken pro Person und plane zusätzlich Wasser für Helfer an jeder Station ein. Bestelle das Catering mindestens sieben Tage vorher und berücksichtige gemeldete Ernährungswünsche.

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