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Pubquiz organisieren: die Checkliste für einen reibungslosen Abend

Ein Pubquiz steht und fällt mit guter Vorbereitung: Die Fragen müssen geprüft, Antworten und Punktestand vorbereitet und die Technik getestet sein. Plane die Location, Einladungen und Anmeldungen frühzeitig, damit du Ernährungswünsche und die Tischaufteilung rechtzeitig kennst. Am Veranstaltungstag brauchst du außerdem Zeit für Tische, Quiztisch, Bildschirm, Beschallung und Empfang. Diese Checkliste führt dich in der richtigen Reihenfolge durch die Vorbereitung – inklusive der Dinge, die kurz vor Beginn häufig fehlen.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Location reservieren

  • Einladungen verschicken

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Anmeldungen bestätigen

  • Quizrunden zusammenstellen

    2 Personen

  • Quizfragen prüfen

    2 Personen

  • Antworten und Punktestand erstellen

    2 Personen

  • Quizhefte und Antwortblätter drucken

  • Teams und Tischaufteilung vorbereiten

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Geräte testen

    2 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Tische aufstellen

    3 Personen

  • Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Quiztisch einrichten

    2 Personen

  • Beschallungsanlage aufbauen

    2 Personen

  • Präsentationsbildschirm anschließen

    2 Personen

  • Antwortblätter bereitlegen

  • Snacks und Häppchen bereitstellen

    2 Personen

  • Empfangstisch einrichten

Event

  • Teilnehmende empfangen

    3 Personen

  • Teams registrieren

    2 Personen

  • Getränke servieren

    2 Personen

  • Quizrunden moderieren

  • Antwortbögen einsammeln

    2 Personen

  • Antworten überprüfen

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Snacks nachfüllen

    2 Personen

  • Pausen ankündigen

  • Endstand kontrollieren

    2 Personen

  • Gewinner bekanntgeben

  • Letzte Getränkerunde servieren

    2 Personen

Nachbereitung

  • Geschirr sammeln

    3 Personen

  • Abfall sammeln

    2 Personen

  • Tische und Stühle abbauen

    3 Personen

  • Geräte ausschalten

    2 Personen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Location reinigen

    3 Personen

  • Übrig gebliebene Getränke aufbewahren

  • Materialien zurückgeben

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 8
  • StühleAnz. 70
  • BuffetischeAnz. 2
  • KleiderständerAnz. 2

Ausstattung

  • Laptop
  • Beamer
  • Projektionsleinwand
  • LautsprecherAnz. 2
  • Mikrofon
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • LadekabelAnz. 3

Geschirr

  • BiergläserAnz. 70
  • WeingläserAnz. 30
  • WassergläserAnz. 70
  • KaffeetassenAnz. 30
  • TellerAnz. 70
  • BestecksetsAnz. 70

Küche

  • KühlboxenAnz. 4
  • EiswürfelbehälterAnz. 4
  • ServierschalenAnz. 10
  • ServierlöffelAnz. 6
  • KaffeemaschineAnz. 2

Spielmaterial

  • AntwortformulareAnz. 80
  • QuizhefteAnz. 10
  • StifteAnz. 80
  • TeamkartenAnz. 80
  • AnzeigetafelnAnz. 10
  • PreiseAnz. 3

Dekoration

  • TischdeckenAnz. 10
  • NamensschilderAnz. 70
  • WegweiserAnz. 6

Beleuchtung

  • StimmungsbeleuchtungAnz. 4
  • LampenAnz. 4

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 6
  • Staubsauger
  • Wischset

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Reserviere die Location mindestens 4 bis 6 Wochen vorher und kläre, ab wann du zum Aufbau hinein kannst. Für Tische, Stühle, Buffet und den Empfangstisch solltest du mindestens 90 Minuten Vorlauf einplanen.
  • Verschicke die Einladungen etwa 3 Wochen vorher und setze eine Anmeldefrist 5 bis 7 Tage vor dem Quiz. So kannst du Teams, Tischaufteilung, Ernährungswünsche und die benötigte Menge an Quizheften zuverlässig vorbereiten.
  • Prüfe Quizfragen, Antworten und Punktestand spätestens 3 Tage vor dem Termin. Drucke Quizhefte und Antwortblätter nicht erst am Veranstaltungstag und lege pro Team zusätzliche Stifte und mindestens 2 Ersatzformulare bereit.
  • Teste Laptop, Beamer, Leinwand, Lautsprecher und Mikrofon am Vortag gemeinsam. Lege Verlängerungs- und Ladekabel sichtbar bereit und prüfe, ob die Präsentation aus der hintersten Reihe lesbar ist.
  • Kühle Getränke mindestens 4 Stunden vorher und stelle Wasser an jedem Tisch bereit. Richte Snacks, Gläser, Servierschalen und den Empfang so ein, dass die Registrierung der Teams in den ersten 15 Minuten zügig läuft.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Pubquiz organisieren?
Beginne 4 bis 6 Wochen vorher mit der Reservierung der Location und dem Termin. Einladungen gehen idealerweise etwa 3 Wochen vor dem Quiz raus, damit die Anmeldung nicht unter Zeitdruck gerät.
Wie viele Fragen braucht man für ein Pubquiz?
Für einen Abend von ungefähr 2 bis 3 Stunden planst du meist 5 bis 7 Runden mit jeweils 8 bis 10 Fragen. Rechne zusätzlich 10 bis 15 Minuten für Erklärung, Abgabe und Auswertung zwischen den Runden ein.
Wann sollte man die Pubquiz-Technik testen?
Teste Laptop, Beamer, Leinwand, Lautsprecher und Mikrofon spätestens am Vortag. Am Veranstaltungstag solltest du die Anlage nach dem Aufbau noch einmal 30 Minuten vor dem Empfang vollständig prüfen.
Wie viele Personen sollte ein Pubquiz-Team haben?
Plane Teams mit 4 bis 6 Personen; das lässt sich bei der Tischaufteilung gut handhaben. Bestätige die Anmeldungen 5 bis 7 Tage vorher und teile Einzelpersonen möglichst dann schon einem Team zu.

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