Checklist para organizar un pub quiz sin imprevistos
Organizar un pub quiz requiere más que preparar preguntas. Hay que controlar las inscripciones, formar los equipos, imprimir el material y comprobar que el sonido y la pantalla funcionan antes de abrir. También conviene adelantar las bebidas, la distribución de las mesas y la recepción para no perder tiempo cuando lleguen los participantes. Esta checklist reúne el plan completo y te ayuda a ordenar cada tarea desde la reserva del lugar hasta la última ronda.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Reservar el lugar
Enviar invitaciones
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Confirmar inscripciones
Preparar las rondas del concurso
2 personas
Revisar las preguntas del quiz
2 personas
Preparar respuestas y puntuación
2 personas
Imprimir cuadernillos y hojas de respuestas del quiz
Preparar los equipos y la distribución de las mesas
Hacer la compra
2 personas
Probar el equipo
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Abrir la ubicación
2 personas
Montar mesas
3 personas
Colocar las sillas
3 personas
Montar la mesa del quiz
2 personas
Montar el sistema de sonido
2 personas
Conectar la pantalla de presentaciones
2 personas
Preparar las hojas de respuesta
Preparar snacks y aperitivos
2 personas
Montar la mesa de recepción
Evento
Recepción de participantes
3 personas
Registrar equipos
2 personas
Servir las bebidas
2 personas
Presentar las rondas del quiz
Recoger las hojas de respuestas
2 personas
Revisar respuestas
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer aperitivos
2 personas
Anunciar pausas
Comprobar la puntuación final
2 personas
Anunciar a los ganadores
Servir la última ronda de bebidas
2 personas
Seguimiento
Recoger la vajilla
3 personas
Recoger la basura
2 personas
Desmontar mesas y sillas
3 personas
Apagar el equipo
2 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Limpiar el lugar
3 personas
Almacenar las bebidas sobrantes
Devolver los materiales
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 8
- Sillascant. 70
- Mesas de buffetcant. 2
- Percheroscant. 2
Equipo
- Portátil
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Altavocescant. 2
- Micrófono
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 4
- Cables de cargacant. 3
Vajilla
- Copas de cervezacant. 70
- Copas de vinocant. 30
- Vasos para aguacant. 70
- Tazas de cafécant. 30
- Platoscant. 70
- Cubiertoscant. 70
Cocina
- Neveras portátilescant. 4
- Cubiterascant. 4
- Bandejas de servircant. 10
- Cucharones de servircant. 6
- Cafeteracant. 2
Material de juego
- Hojas de respuestacant. 80
- Cuadernillos del quizcant. 10
- Bolígrafoscant. 80
- Tarjetas de equipocant. 80
- Marcadorescant. 10
- Premioscant. 3
Decoración
- Mantelescant. 10
- Tarjetas de nombrecant. 70
- Carteles de flechascant. 6
Iluminación
- Iluminación ambientalcant. 4
- Lámparascant. 4
Limpieza
- Papeleracant. 6
- Aspiradora
- Juego de fregona
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra las inscripciones con varios días de margen para confirmar el número de equipos, recoger las preferencias dietéticas y preparar las tarjetas de equipo sin cambios de última hora.
- Prepara una carpeta por ronda con las preguntas, las respuestas y las hojas de puntuación. Imprime los cuadernillos y las hojas de respuestas antes del día del quiz y lleva algunas copias extra.
- Haz una prueba completa del portátil, el proyector, la pantalla, los altavoces y el micrófono al menos 60 minutos antes de recibir a los participantes. Comprueba también los cables, las regletas y los alargadores.
- Distribuye las mesas y las sillas antes de montar la mesa del quiz y la recepción. Deja pasillos despejados y coloca en cada equipo sus bolígrafos, hojas de respuestas y tarjeta identificativa.
- Enfría las bebidas con antelación y prepara una zona separada para snacks, vasos, platos y cubiertos. Así el registro de equipos no se mezcla con el servicio de bebidas cuando empieza la llegada.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un pub quiz?
- Empieza la reserva del lugar y el envío de invitaciones entre 3 y 4 semanas antes. Cierra las inscripciones varios días antes del evento para poder preparar equipos, material impreso y necesidades dietéticas.
- ¿Cuándo hay que probar el equipo de un pub quiz?
- Haz una prueba completa al menos 60 minutos antes de abrir el lugar. Comprueba el portátil, el proyector, la pantalla, los altavoces, el micrófono y todas las conexiones con la presentación que vas a utilizar.
- ¿Cuántas copias de las hojas del quiz debo imprimir?
- Imprime una copia del cuadernillo y de la hoja de respuestas para cada equipo, más un 10 % adicional. Lleva también algunas hojas sueltas para sustituir material perdido o dañado durante las rondas.
- ¿Qué hay que preparar justo antes de que empiece un pub quiz?
- Durante la última hora monta las mesas y las sillas, coloca la recepción, prepara las hojas y registra los equipos. Deja las bebidas enfriadas y el sonido probado antes de que llegue el primer participante.
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