Promotionskonzert organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Promotionskonzert braucht mehr als einen gebuchten Act und ein paar Plakate. Du musst Termin, Genehmigungen, Versicherung, Werbung, Technik, Catering und den Einlass in der richtigen Reihenfolge koordinieren. Plane Künstleranforderungen und Tonanlage früh, weil fehlende Kabel, Monitore oder Stromanschlüsse am Veranstaltungstag kaum noch zu ersetzen sind. Diese Checkliste führt dich von der ersten Terminbestätigung bis zur aktualisierten Besucherliste.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Ort und Datum bestätigen
2 Personen
Künstler buchen
2 Personen
Genehmigungen prüfen
Versicherung prüfen
Zielgruppe für die Promo festlegen
2 Personen
Werbetext schreiben
2 Personen
Plakat gestalten
2 Personen
Online-Event erstellen
Einladungen verschicken
2 Personen
Social-Media-Beiträge veröffentlichen
2 Personen
Poster verteilen
3 Personen
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Künstlerinformationen sammeln
Technische Anforderungen prüfen
2 Personen
Tonanlage reservieren
Lichtanlage reservieren
Catering reservieren
Getränkevorrat festlegen
2 Personen
Reservierungstisch planen
Freiwillige einplanen
Erste-Hilfe-Verantwortlichen bestimmen
Ablaufplan ausdrucken
Künstlerroute teilen
Besucherliste aktualisieren
Armbänder und Tickets zählen
2 Personen
Einkaufen gehen
3 Personen
Getränke gekühlt lagern
2 Personen
Künstlerbriefing versenden
Wettervorhersage prüfen

Event

Location öffnen
2 Personen
Be- und Entladebereich freimachen
2 Personen
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
Eingangs- und Empfangstisch aufstellen
2 Personen
Bühnenbereich freimachen
3 Personen
Beschallungsanlage aufbauen
3 Personen
Lichtanlage aufbauen
2 Personen
Mikrofone anschließen
2 Personen
Instrumente bereitstellen
3 Personen
Soundcheck durchführen
3 Personen
Lichttest durchführen
2 Personen
Buffet und Bar einrichten
3 Personen
Snacks vorbereiten
3 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Teilnehmerliste bereitlegen
Tickets und Armbänder bereitlegen
2 Personen
Sicherheitskontrolle durchführen
2 Personen
Künstler empfangen
2 Personen
Besucher begrüßen
3 Personen
Tickets kontrollieren
2 Personen
Willkommensgetränke servieren
2 Personen
Werbematerial verteilen
2 Personen
Eröffnungsrede halten
Ersten Auftritt begleiten
3 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Zweiten Auftritt betreuen
3 Personen
Künstlermahlzeit servieren
2 Personen
Besucherfragen beantworten
2 Personen
Programmansagen machen
Hauptauftritt begleiten
4 Personen
Fotomoment begleiten
2 Personen
Abschiedsrede halten
Abschiedsgetränke servieren
2 Personen
Besucher verabschieden
3 Personen
Geräte ausschalten
2 Personen
Getränke und Speisen verschließen
2 Personen

Nachbereitung

Möbel abbauen
4 Personen
Tonanlage abbauen
3 Personen
Lichttechnik abbauen
2 Personen
Abfall sammeln
3 Personen
Geschirr abwaschen
2 Personen
Bar und Küche reinigen
3 Personen
Toiletten reinigen
2 Personen
Veranstaltungsort übergeben
2 Personen
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
Künstler auszahlen
Fotos und Dateien speichern
Dankesnachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

KlappischeAnz. 8
KlappstühleAnz. 120
BarhockerAnz. 8
BuffetischeAnz. 3
KleiderständerAnz. 2
AbsperrpfostenAnz. 8
BühnenelementeAnz. 6

Geschirr

TrinkgläserAnz. 180
WeingläserAnz. 60
KaffeetassenAnz. 60
TellerAnz. 150
DesserttellerAnz. 120
BestecksetsAnz. 150
ServierlöffelAnz. 10
ServierschalenAnz. 12

Ausstattung

LautsprecherAnz. 4
Mischpult
MikrofoneAnz. 5
MikrofonständerAnz. 5
MonitorspeakerAnz. 2
DI-BoxenAnz. 4
XLR-KabelAnz. 12
JackkabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 10
KabelmattenAnz. 12
Laptop
ErsatzbatterienAnz. 24

Beleuchtung

LED-SpotsAnz. 8
LichtstativeAnz. 2
StimmungsbeleuchtungAnz. 12
LichterkettenAnz. 6

Dekoration

WerbebannerAnz. 3
PlakateAnz. 30
TischdeckenAnz. 12
BühnentücherAnz. 4
BallonsAnz. 100
BallonpumpeAnz. 2
BlumenarrangementsAnz. 6
SpeisekartenAnz. 12

Catering

KühlboxenAnz. 4
GetränkespenderAnz. 3
KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 6
ServierzangenAnz. 10
BarbänkeAnz. 6
EiswürfelbehälterAnz. 4
Einkäufe

Küche

SchneidebretterAnz. 4
KüchenmesserAnz. 4
RührschüsselnAnz. 6
MessbecherAnz. 3
PfannenAnz. 2
AluminiumfolieAnz. 2
FrischhaltefolieAnz. 2
KüchenpapierhalterAnz. 3

Reinigung

EimerAnz. 4
WischmopsAnz. 4
BesensetsAnz. 3
Staubsauger
ReinigungshandschuheAnz. 8
HandseifenspenderAnz. 4
ToilettenbürstenAnz. 4
DesinfektionssprayAnz. 4
MikrofasertücherAnz. 20

Sicherheit

Erste-Hilfe-Koffer
TaschenlampenAnz. 4
SicherheitswestenAnz. 8
FeuerlöscherAnz. 2
NotbeleuchtungslampenAnz. 4

Papierwaren

ArmbänderAnz. 150
NamensaufkleberAnz. 150
StifteAnz. 20
KlemmbretterAnz. 4
AbläufeAnz. 10
ProgrammkartenAnz. 150
KassenbonrollenAnz. 4

Werkzeug

WerkzeugkistenAnz. 2
KabelbinderAnz. 200
Gaffer TapeAnz. 6
BöckeAnz. 4

Tipps

Bestätige Ort und Datum zuerst und prüfe anschließend Genehmigungen sowie Versicherung. Kläre diese Punkte mehrere Wochen vor dem Konzert, bevor du Einladungen und Poster veröffentlichst.
Sammle die Künstlerinformationen und technischen Anforderungen direkt nach der Buchung. Reserviere Ton- und Lichtanlage erst, wenn du Mikrofone, DI-Boxen, Monitorspeaker, XLR-Kabel und Strombedarf abgeglichen hast.
Lege die Werbereihenfolge mit einem festen Vorlauf fest: Werbetext schreiben, Plakat gestalten, Online-Event anlegen, Einladungen verschicken und danach regelmäßig Social-Media-Beiträge veröffentlichen.
Führe Anmeldungen und Ernährungswünsche in einer aktuellen Liste zusammen. Aktualisiere die Besucherliste spätestens am Veranstaltungstag und gib die endgültige Zahl an Catering, Reservierungstisch und Helferteam weiter.
Drucke den Ablaufplan aus und teile die Künstlerroute vor dem Aufbau. Bestimme außerdem eine verantwortliche Person für Erste Hilfe und plane Freiwillige für Einlass, Garderobe, Absperrungen und den Reservierungstisch ein.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Promotionskonzert organisieren?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Ort, Datum und Künstlerbuchung. Genehmigungen, Versicherung, Technik und Werbung brauchen danach jeweils eigene Vorlaufzeit.
Wann muss die Technik für ein Promotionskonzert reserviert werden?: Reserviere Ton- und Lichtanlage mindestens 4 Wochen vor dem Termin. Die technischen Anforderungen der Künstler sollten zu diesem Zeitpunkt bereits vollständig vorliegen.
Wie viele Getränke braucht man für ein Promotionskonzert?: Plane für das erste Veranstaltungsstunde etwa 2 bis 3 Getränke pro Person und danach ungefähr 1 Getränk pro Stunde. Rechne zusätzlich mit Wasser für Künstler, Technikteam und Helfer.
Was muss am Tag des Promotionskonzerts kontrolliert werden?: Prüfe vor dem Einlass Bühne, Mischpult, Mikrofone, Monitorspeaker, Kabelmatten, Beleuchtung und Notfallzuständigkeit. Aktualisiere außerdem die Besucherliste und lege einen ausgedruckten Ablaufplan bereit.

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