Checklist para organizar un concierto promocional sin imprevistos

Un concierto promocional necesita mucho más que contratar artistas y publicar un cartel. Esta checklist reúne las 79 tareas y 82 artículos necesarios para coordinar el lugar, los permisos, la promoción, el equipo técnico, la atención al público y el trabajo del día del evento. Sigue el plan por fases: primero confirma lo que bloquea las demás decisiones y deja por escrito horarios, responsables y necesidades de cada artista.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Confirmar lugar y fecha
2 personas
Contratar artistas
2 personas
Comprobar permisos
Comprobar el seguro
Definir el público objetivo de la promoción
2 personas
Escribir texto promocional
2 personas
Diseñar cartel
2 personas
Crear evento en línea
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar en redes sociales
2 personas
Distribuir carteles
3 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Recopilar información de los artistas
Comprobar las necesidades técnicas
2 personas
Reservar el equipo de sonido
Reservar la instalación de iluminación
Reservar el catering
Determinar el stock de bebidas
2 personas
Planificar la mesa de reservas
Programar voluntarios
Asignar al responsable de primeros auxilios
Imprimir el plan de trabajo
Compartir la ruta de los artistas
Actualizar la lista de visitantes
Contar pulseras y entradas
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Guardar las bebidas refrigeradas
2 personas
Enviar briefing a los artistas
Comprobar el pronóstico del tiempo

Evento

Abrir la ubicación
2 personas
Despejar la zona de carga y descarga
2 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Colocar la entrada y la mesa de recepción
2 personas
Despejar la zona del escenario
3 personas
Montar el sistema de sonido
3 personas
Montar la instalación de iluminación
2 personas
Conectar los micrófonos
2 personas
Preparar los instrumentos
3 personas
Realizar la prueba de sonido
3 personas
Realizar la prueba de luces
2 personas
Montar el bufé y la barra
3 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar la lista de asistencia
Preparar entradas y pulseras
2 personas
Realizar el control de seguridad
2 personas
Recibir a los artistas
2 personas
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
Comprobar las entradas
2 personas
Servir las bebidas de bienvenida
2 personas
Repartir el material promocional
2 personas
Dar el discurso de apertura
Acompañar la primera actuación
3 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Acompañar la segunda actuación
3 personas
Servir la comida de los artistas
2 personas
Responder a las preguntas de los visitantes
2 personas
Hacer anuncios del programa
Coordinar la actuación principal
4 personas
Coordinar el momento de fotos
2 personas
Dar el discurso de despedida
Servir bebidas de despedida
2 personas
Acompañar a los visitantes a la salida
3 personas
Apagar el equipo
2 personas
Cerrar las bebidas y la comida
2 personas

Seguimiento

Desmontar el mobiliario
4 personas
Desmontar el equipo de sonido
3 personas
Desmontar el equipo de iluminación
2 personas
Recoger la basura
3 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Limpiar el bar y la cocina
3 personas
Limpiar los baños
2 personas
Entregar la ubicación
2 personas
Devolver el material alquilado
2 personas
Pagar a los artistas
Guardar fotos y archivos
Enviar mensaje de agradecimiento

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas plegablescant. 8
Sillas plegablescant. 120
Taburetes de barcant. 8
Mesas de buffetcant. 3
Percheroscant. 2
Postes separadorescant. 8
Piezas de escenariocant. 6

Vajilla

Vasoscant. 180
Copas de vinocant. 60
Tazas de cafécant. 60
Platoscant. 150
Platos de postrecant. 120
Cubiertoscant. 150
Cucharonescant. 10
Bandejas de servircant. 12

Equipo

Altavocescant. 4
Mesa de mezclas
Micrófonoscant. 5
Soportes de micrófonocant. 5
Altavoces de monitorcant. 2
Cajas DIcant. 4
Cables XLRcant. 12
Cables jackcant. 8
Enrollacablescant. 6
Regletascant. 10
Alfombrillas para cablescant. 12
Portátil
Baterías de repuestocant. 24

Iluminación

Focos LEDcant. 8
Trípodes de iluminacióncant. 2
Iluminación ambientalcant. 12
Guirnaldas de lucescant. 6

Decoración

Banners promocionalescant. 3
Cartelescant. 30
Mantelescant. 12
Telones de escenariocant. 4
Globoscant. 100
Bomba para globoscant. 2
Arreglos floralescant. 6
Cartas del menúcant. 12

Catering

Neveras portátilescant. 4
Dispensadores de bebidascant. 3
Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 6
Pinzas de servircant. 10
Bandejas para barbacoacant. 6
Cubiterascant. 4
Compras

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chefcant. 4
Cuencos para mezclarcant. 6
Jarras medidorascant. 3
Sartenescant. 2
Papel de aluminiocant. 2
Film transparentecant. 2
Portarrollos de papel de cocinacant. 3

Limpieza

Cuboscant. 4
Fregonascant. 4
Sets de escobacant. 3
Aspiradora
Guantes de limpiezacant. 8
Dispensadores de jabón de manoscant. 4
Escobillas de bañocant. 4
Spray desinfectantecant. 4
Paños de microfibracant. 20

Seguridad

Botiquín de primeros auxilios
Linternascant. 4
Chalecos reflectantescant. 8
Extintorescant. 2
Lámparas de iluminación de emergenciacant. 4

Artículos de papel

Pulserascant. 150
Pegatinas con nombrecant. 150
Bolígrafoscant. 20
Portapapelescant. 4
Guionescant. 10
Tarjetas del programacant. 150
Rollos de reciboscant. 4

Herramientas

Cajas de herramientascant. 2
Bridascant. 200
Cinta gaffercant. 6
Caballetescant. 4

Consejos

Confirma el lugar, la fecha, los permisos y el seguro antes de anunciar el concierto. Reserva al menos una semana para corregir problemas de documentación o de cobertura.
Recopila con antelación la información de los artistas y sus necesidades técnicas. Comprueba entradas, micrófonos, monitores, cajas DI, cables XLR y jack, regletas y alfombrillas para cables antes del montaje.
No dejes la promoción para la última semana: define el público, redacta el texto, diseña el cartel y crea el evento en línea antes de enviar invitaciones o publicar en redes sociales.
Calcula las bebidas por franjas horarias y confirma el catering según las inscripciones y preferencias dietéticas. Prepara vasos, copas, tazas, platos, cubiertos y bandejas con una reserva aproximada del 10 % para reposición.
Asigna responsables concretos para reservas, artistas, primeros auxilios y voluntarios. Imprime el plan de trabajo y comparte la ruta de los artistas como mínimo 24 horas antes del concierto.

Preguntas frecuentes

¿Cuándo hay que empezar a organizar un concierto promocional?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes. Durante las dos primeras semanas confirma el lugar y la fecha, contrata a los artistas, revisa permisos y seguro, y comprueba las necesidades técnicas.
¿Qué equipo de sonido necesito para un concierto promocional?: Como mínimo debes verificar altavoces, mesa de mezclas, micrófonos, soportes, altavoces de monitor, cajas DI, cables XLR y jack, regletas y enrollacables. La cantidad depende del número de artistas y de los canales que utilicen.
¿Cuándo debo publicar y enviar las invitaciones?: Publica el evento en línea y empieza la difusión entre 3 y 4 semanas antes. Envía las invitaciones cuando el texto, el cartel, el formulario de inscripción y la información básica del lugar estén cerrados.
¿Cuándo se prepara el plan del día del concierto?: Cierra el plan de trabajo entre 3 y 5 días antes y actualiza la lista de visitantes hasta el día del evento. Comparte la ruta de los artistas y los horarios con el equipo al menos 24 horas antes.

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Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.