Checklist pour organiser un concert promotionnel

Un concert promotionnel se prépare dans un ordre précis : commence par bloquer le lieu et la date, puis sécurise les artistes, les autorisations et l’assurance. La promotion peut démarrer lorsque le public cible, le texte et les visuels sont prêts. Dans les dernières semaines, concentre-toi sur les inscriptions, les besoins alimentaires, la technique, les boissons et les bénévoles. Le jour J, un déroulé imprimé et un responsable clairement désigné évitent les décisions improvisées.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer le lieu et la date
2 personnes
Engager les artistes
2 personnes
Vérifier les autorisations
Vérifier l’assurance
Définir le public cible promotionnel
2 personnes
Rédiger le texte promotionnel
2 personnes
Concevoir l’affiche
2 personnes
Créer un événement en ligne
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier des posts sur les réseaux sociaux
2 personnes
Distribuer les affiches
3 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Rassembler les informations sur les artistes
Vérifier les besoins techniques
2 personnes
Réserver la sono
Réserver l'installation lumineuse
Réserver le catering
Déterminer le stock de boissons
2 personnes
Planifier la table de réservation
Planifier les bénévoles
Désigner le responsable des premiers secours
Imprimer le déroulé
Partager l’itinéraire des artistes
Mettre à jour la liste des visiteurs
Compter les bracelets et les billets
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Stocker les boissons au frais
2 personnes
Envoyer le briefing aux artistes
Vérifier les prévisions météo

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Libérer la zone de chargement et de déchargement
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer l’entrée et la table d’accueil
2 personnes
Dégager la zone du podium
3 personnes
Installer le système de sonorisation
3 personnes
Monter l’installation lumière
2 personnes
Brancher les microphones
2 personnes
Installer les instruments
3 personnes
Effectuer la vérification du son
3 personnes
Effectuer le test d’éclairage
2 personnes
Aménager le buffet et le bar
3 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer la liste de présence
Préparer les billets et les bracelets
2 personnes
Effectuer le contrôle de sécurité
2 personnes
Accueillir les artistes
2 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Vérifier les billets
2 personnes
Servir les boissons de bienvenue
2 personnes
Distribuer le matériel promotionnel
2 personnes
Faire le discours d’ouverture
Encadrer la première prestation
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Accompagner la deuxième prestation
3 personnes
Servir le repas des artistes
2 personnes
Répondre aux questions des visiteurs
2 personnes
Faire les annonces du programme
Encadrer la prestation principale
4 personnes
Animer le moment photo
2 personnes
Prononcer le mot de clôture
Servir les boissons d’au revoir
2 personnes
Reconduire les visiteurs
3 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Fermer les boissons et la nourriture
2 personnes

Suivi

Démonter le mobilier
4 personnes
Démonter l’équipement sonore
3 personnes
Démonter l’éclairage
2 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Nettoyer le bar et la cuisine
3 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Remettre le lieu en état
2 personnes
Retourner les matériels de location
2 personnes
Payer les artistes
Sauvegarder les photos et les fichiers
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 120
Tabourets de barqté 8
Tables de buffetqté 3
Portants à vêtementsqté 2
Poteaux de balisageqté 8
Éléments de podiumqté 6

Vaisselle

Verres à boireqté 180
Verres à vinqté 60
Tasses à caféqté 60
Assiettesqté 150
Assiettes à dessertqté 120
Couvertsqté 150
Louchesqté 10
Plateaux de serviceqté 12

Équipement

Haut-parleursqté 4
Table de mixage
Microphonesqté 5
Pieds de microqté 5
Enceintes de monitoringqté 2
Boîtiers DIqté 4
Câbles XLRqté 12
Câbles jackqté 8
Rallonges électriquesqté 6
Multiprisesqté 10
Passe-câblesqté 12
Ordinateur portable
Piles de rechangeqté 24

Éclairage

Projecteurs LEDqté 8
Pieds d’éclairageqté 2
Éclairage d’ambianceqté 12
Guirlandes lumineusesqté 6

Décoration

Bannières promotionnellesqté 3
Affichesqté 30
Nappesqté 12
Tentures de scèneqté 4
Ballonsqté 100
Pompe à ballonsqté 2
Compositions floralesqté 6
Cartes de menuqté 12

Catering

Glacièresqté 4
Distributeurs de boissonsqté 3
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Pinces de serviceqté 10
Plateaux de barqté 6
Bacs à glaçonsqté 4
Courses

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Saladiersqté 6
Verres doseursqté 3
Poêlesqté 2
Papier aluminiumqté 2
Film alimentaireqté 2
Distributeurs d'essuie-toutqté 3

Nettoyage

Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Sets de balaiqté 3
Aspirateur
Gants de nettoyageqté 8
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Brosses de toilettesqté 4
Spray désinfectantqté 4
Chiffons microfibresqté 20

Sécurité

Trousse de premiers secours
Lampes de pocheqté 4
Gilets de sécuritéqté 8
Extincteursqté 2
Lampes d’éclairage de secoursqté 4

Papeterie

Braceletsqté 150
Étiquettes nominativesqté 150
Stylosqté 20
Presse-papiersqté 4
Déroulésqté 10
Cartes du programmeqté 150
Rouleaux de tickets de caisseqté 4

Outils

Boîtes à outilsqté 2
Attaches-câblesqté 200
Ruban gafferqté 6
Tréteauxqté 4

Conseils

Bloque le lieu, la date et les artistes avant de lancer la communication : prévois ensuite un délai d’au moins 4 semaines pour les inscriptions et la promotion.
Demande les besoins techniques de chaque artiste au plus tard 2 semaines avant le concert. Fais confirmer la sono, les microphones, les retours, les boîtiers DI, les câbles et les rallonges.
Ne laisse pas les autorisations et l’assurance à la dernière semaine : vérifie-les dès que le lieu est confirmé et conserve les justificatifs avec le déroulé de l’événement.
Pour le bar, estime les boissons séparément pour l’accueil, le concert et le catering. Prévois aussi les verres, tasses, assiettes, couverts et plateaux de service ; ce sont souvent les premiers éléments oubliés.
Mets à jour la liste des visiteurs jusqu’à la veille et imprime le déroulé le jour précédent. Donne aux bénévoles des horaires précis, un itinéraire pour les artistes et un responsable des premiers secours identifié.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concert promotionnel ?: Prévois idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai permet de confirmer le lieu et les artistes, vérifier les autorisations, préparer la communication, traiter les inscriptions et réserver la technique.
Quand faut-il réserver la sono et l’éclairage pour un concert ?: Réserve la sono et l’installation lumineuse au moins 3 à 4 semaines avant le concert. Confirme les besoins techniques des artistes au plus tard 2 semaines avant, afin d’éviter une location incomplète.
Quand lancer la promotion d’un concert promotionnel ?: Lance la communication dès que le lieu, la date et les artistes sont confirmés, idéalement 4 à 6 semaines avant. Publie l’événement en ligne, envoie les invitations et prévois plusieurs publications plutôt qu’une seule annonce.
Que faut-il préparer pour l’accueil le jour du concert ?: Prépare la table de réservation, la liste des visiteurs à jour, les affiches de signalisation et les badges ou informations utiles pour les artistes. Installe aussi les tables, chaises, poteaux de balisage et passe-câbles avant l’arrivée du public.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.