Promotieconcert organiseren: checklist en planning

Een promotieconcert vraagt meer voorbereiding dan alleen artiesten en een podium regelen. Je legt eerst locatie, datum, contracten en vergunningen vast en werkt daarna aan doelgroep, promotie en aanmeldingen. In de laatste weken komen techniek, catering, dranken, vrijwilligers en bezoekersinformatie samen. Deze checklist helpt je de 79 taken in de juiste volgorde af te werken, inclusief zaken die vaak pas op de concertdag worden ontdekt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Locatie en datum bevestigen
2 personen
Artiesten contracteren
2 personen
Vergunningen controleren
Verzekering controleren
Promotiedoelgroep vastleggen
2 personen
Promotietekst schrijven
2 personen
Affiche ontwerpen
2 personen
Online evenement aanmaken
Uitnodigingen versturen
2 personen
Socialmediaposts plaatsen
2 personen
Posters verspreiden
3 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Artiesteninformatie verzamelen
Technische wensen controleren
2 personen
Geluidsinstallatie reserveren
Lichtinstallatie reserveren
Catering reserveren
Drankenvoorraad bepalen
2 personen
Reserveringstafel plannen
Vrijwilligers inplannen
EHBO-verantwoordelijke aanwijzen
Draaiboek printen
Artiestenroute delen
Bezoekerslijst bijwerken
Polsbandjes en tickets tellen
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken gekoeld opslaan
2 personen
Artiestenbriefing versturen
Weersverwachting controleren

Event

Locatie openen
2 personen
Laad- en losplek vrijmaken
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Entree en ontvangsttafel plaatsen
2 personen
Podiumzone vrijmaken
3 personen
Geluidsinstallatie opbouwen
3 personen
Lichtinstallatie opbouwen
2 personen
Microfoons aansluiten
2 personen
Instrumenten klaarzetten
3 personen
Geluidscheck uitvoeren
3 personen
Lichttest uitvoeren
2 personen
Buffet en bar inrichten
3 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Presentielijst klaarleggen
Tickets en polsbandjes klaarleggen
2 personen
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen
Artiesten ontvangen
2 personen
Bezoekers verwelkomen
3 personen
Tickets controleren
2 personen
Welkomstdrankjes serveren
2 personen
Promotiemateriaal uitdelen
2 personen
Openingswoord verzorgen
Eerste optreden begeleiden
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Tweede optreden begeleiden
3 personen
Artiestenmaaltijd serveren
2 personen
Bezoekersvragen beantwoorden
2 personen
Programma-aankondigingen doen
Hoofdoptreden begeleiden
4 personen
Fotomoment begeleiden
2 personen
Afscheidswoord verzorgen
Afscheidsdranken serveren
2 personen
Bezoekers uitgeleiden
3 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Dranken en voedsel afsluiten
2 personen

Nazorg

Meubilair afbreken
4 personen
Geluidsapparatuur afbouwen
3 personen
Lichtapparatuur afbouwen
2 personen
Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Bar en keuken schoonmaken
3 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Locatie opleveren
2 personen
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Artiesten uitbetalen
Foto's en bestanden opslaan
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 120
Barkrukkenaantal 8
Buffettafelsaantal 3
Kledingrekkenaantal 2
Afzetpalenaantal 8
Podiumdelenaantal 6

Servies

Drinkglazenaantal 180
Wijnglazenaantal 60
Koffiekopjesaantal 60
Bordenaantal 150
Dessertbordjesaantal 120
Besteksetsaantal 150
Opscheplepelsaantal 10
Serveerschalenaantal 12

Apparatuur

Luidsprekersaantal 4
Mengpaneel
Microfoonsaantal 5
Microfoonstatievenaantal 5
Monitorluidsprekersaantal 2
DI-boxenaantal 4
XLR-kabelsaantal 12
Jackkabelsaantal 8
Verlenghaspelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 10
Kabelmattenaantal 12
Laptop
Reservebatterijenaantal 24

Verlichting

LED-spotsaantal 8
Lichtstatievenaantal 2
Sfeerverlichtingaantal 12
Lichtsnoerenaantal 6

Decoratie

Promotiebannersaantal 3
Affichesaantal 30
Tafelkledenaantal 12
Podiumdoekenaantal 4
Ballonnenaantal 100
Ballonpompaantal 2
Bloemstukkenaantal 6
Menukaartenaantal 12

Catering

Koelboxenaantal 4
Drankdispensersaantal 3
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Serveertangenaantal 10
Barbakkenaantal 6
IJsblokbakkenaantal 4
Boodschappen

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Mengkommenaantal 6
Maatbekersaantal 3
Koekenpannenaantal 2
Aluminiumfolieaantal 2
Vershoudfolieaantal 2
Keukenpapierhoudersaantal 3

Schoonmaak

Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Stofzuiger
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Handzeepdispensersaantal 4
Toiletborstelsaantal 4
Desinfectiesprayaantal 4
Microvezeldoekenaantal 20

Veiligheid

EHBO-koffer
Zaklampenaantal 4
Veiligheidshesjesaantal 8
Brandblussersaantal 2
Noodverlichtingslampenaantal 4

Papierwaren

Polsbandjesaantal 150
Naamstickersaantal 150
Pennenaantal 20
Klembordenaantal 4
Draaiboekenaantal 10
Programmakaartenaantal 150
Kassabonnenrollenaantal 4

Gereedschap

Gereedschapskistenaantal 2
Tie-wrapsaantal 200
Gaffer tapeaantal 6
Schragenaantal 4

Tips

Leg technische wensen uiterlijk 3 weken voor het concert schriftelijk vast. Controleer per artiest microfoons, DI-boxen, monitorluidsprekers, XLR-kabels en de aansluitingen van het mengpaneel.
Plan promotie niet in één keer: publiceer de eerste aankondiging zodra datum en locatie vaststaan, verspreid daarna affiches en plaats in de laatste 2 weken meerdere socialmediaposts.
Maak de bezoekerslijst elke week bij en sluit dieetwensen uiterlijk 5 dagen vooraf. Zo kan de catering het aantal borden, besteksets, serveerschalen en passende maaltijden tijdig afstemmen.
Reserveer geluids- en lichtinstallatie minimaal 4 weken vooraf en controleer op locatie waar verlenghaspels, stekkerdozen en kabelmatten komen te liggen. Daarmee voorkom je losse kabels bij entree, podium en reserveringstafel.
Wijs uiterlijk 1 week vooraf een EHBO-verantwoordelijke en vrijwilligers per taak aan. Print op de dag zelf het draaiboek, deel de artiestenroute en leg bezoekerslijst, afzetpalen en bewegwijzering klaar.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een promotieconcert organiseren?: Begin bij voorkeur 10 tot 12 weken vooraf met locatie, datum, artiesten, vergunningen en verzekering. Reserveer techniek en catering uiterlijk 4 weken voor het concert, zodat je nog kunt bijsturen.
Wanneer moet ik de promotie voor een promotieconcert starten?: Start zodra locatie, datum en artiesten bevestigd zijn, meestal 8 tot 10 weken vooraf. Verstuur uitnodigingen en zet het online evenement direct live; herhaal de promotie in de laatste 2 weken.
Hoeveel drank moet ik inkopen voor een concert?: Gebruik het verwachte bezoekersaantal en reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon. Tel daarna per bezoeker ongeveer 1 drankje per uur op en houd een kleine reserve aan voor artiesten en vrijwilligers.
Wanneer moet ik de techniek voor een promotieconcert controleren?: Verzamel de technische wensen uiterlijk 3 weken vooraf en plan de definitieve controle in de laatste week. Controleer dan luidsprekers, microfoons, statieven, kabels, monitoren, verlichting en reservebatterijen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.