Bewerbungstraining Schritt für Schritt organisieren
Ein gutes Bewerbungstraining steht und fällt mit der Reihenfolge der Vorbereitung. Kläre zuerst Zielgruppe, Teilnehmerzahl und Trainer, bevor du Programm, Übungsfälle und Rollenspiele planst. Danach folgen Raum, Technik und Unterlagen; kurz vor dem Termin geht es um Anwesenheit, Namensschilder und die letzte Funktionsprüfung. Plane außerdem Zeit für Rückmeldungen und Ernährungswünsche ein, damit am Trainingstag nicht mehrere offene Listen gleichzeitig bearbeitet werden müssen.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Einladungen verschicken
- 2
Anmeldungen bearbeiten
- 3
Teilnehmer bestätigen
- 4
Ernährungswünsche erfassen
- 5
Trainer festlegen
- 6
Trainingsprogramm ausarbeiten
2 Personen
- 7
Übungsfälle auswählen
2 Personen
- 8
Bewerbungsfragen vorbereiten
2 Personen
- 9
Rollenspiele einteilen
- 10
Teilnehmerinformationen versenden
- 11
Location reservieren
- 12
Catering bestellen
- 13
Präsentation abschließen
- 14
Arbeitsblätter kontrollieren
- 15
Einkaufen gehen
2 Personen
- 16
Arbeitsblätter ausdrucken
- 17
Namensschilder vorbereiten
- 18
Anwesenheitsliste erstellen
- 19
Technik testen
2 Personen
- 20
Raum reinigen
2 Personen
- 21
Tische aufstellen
3 Personen
- 22
Stühle aufstellen
2 Personen
- 23
Trainingsmaterial bereitlegen
2 Personen
- 24
Catering bereitstellen
2 Personen
- 25
Präsentation starten
Event
- 26
Teilnehmende empfangen
2 Personen
- 27
Anwesenheit erfassen
- 28
Programm vorstellen
- 29
Theorie präsentieren
- 30
Pausengetränke servieren
2 Personen
- 31
Bewerbungsgespräche üben
3 Personen
- 32
Feedbackrunden anleiten
3 Personen
- 33
Brotmahlzeit servieren
2 Personen
- 34
Getränke nachfüllen
- 35
Netzwerkübungen betreuen
2 Personen
- 36
Persönliche Pitches üben
2 Personen
- 37
Fragerunde moderieren
- 38
Evaluierungsbögen verteilen
- 39
Abschied nehmen
2 Personen
Nachbereitung
- 40
Materialien zusammenstellen
2 Personen
- 41
Abfall trennen
2 Personen
- 42
Geschirr abwaschen
2 Personen
- 43
Raum reinigen
2 Personen
- 44
Tische und Stühle zurückstellen
3 Personen
- 45
Technik ausschalten
- 46
Übrig gebliebenes Essen kühlen
- 47
Teilnehmer verabschieden
- 48
Zertifikate versenden
- 49
Evaluierungsformulare bearbeiten
- 50
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 6
- StühleAnz. 24
- TischdeckeAnz. 4
Ausstattung
- Laptop
- Beamer
- Projektionsleinwand
- HDMI-KabelAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 2
- SteckdosenleisteAnz. 4
- Kabelloser Presenter
- TimerAnz. 2
Präsentationsmaterial
- FlipchartAnz. 2
- Flipchart-BlöckeAnz. 4
- Whiteboard
- WhiteboardmarkerAnz. 8
Büromaterial
- KugelschreiberAnz. 30
- NotizblöckeAnz. 24
- MarkerAnz. 12
- KlebezettelAnz. 10
- Büroklammern
- Heftgerät
- Klammern
Registrierung
- NamensschildhalterAnz. 24
- ArmbänderAnz. 24
- DokumentenmappenAnz. 24
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 24
- TrinkgläserAnz. 24
- TellerAnz. 24
- BestecksetsAnz. 24
Küche
- ThermoskannenAnz. 3
- WasserkannenAnz. 3
- ServiertablettsAnz. 4
- BrotkörbeAnz. 4
- KühlboxenAnz. 2
Dekoration
- Willkommensschild
- WegweiserAnz. 4
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 3
- ReinigungshandschuheAnz. 4
- SpülbürstenAnz. 2
- MikrofasertücherAnz. 8
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege spätestens drei Wochen vorher fest, wie viele Personen teilnehmen und wer das Training leitet. Verschicke die Einladungen erst mit klarer Anmeldefrist und bestätige die Plätze anschließend einzeln.
- Plane das Programm in kurzen Blöcken: etwa 20 bis 30 Minuten Input, danach eine praktische Übung oder ein Rollenspiel. Teile die Rollenspiele nicht erst am Morgen ein, sondern ordne die Übungsfälle bereits bei der Programmplanung zu.
- Schließe Präsentation und Arbeitsblätter mindestens drei Tage vorher ab. Drucke die Unterlagen erst nach einer letzten Kontrolle aus und bereite pro Teilnehmer eine Dokumentenmappe sowie Schreibmaterial vor.
- Teste Laptop, Beamer, Projektionsleinwand, HDMI-Kabel und Presenter am Vortag gemeinsam. Prüfe außerdem Verlängerungskabel und Steckdosenleisten; ein fehlender Adapter oder eine leere Batterie hält den Start schnell um 15 Minuten auf.
- Erstelle am Vortag die Anwesenheitsliste und Namensschilder und stelle Tische, Stühle und Trainingsmaterial vor Beginn bereit. Bestelle das Catering mit den erfassten Ernährungswünschen und rechne bei einer halbtägigen Veranstaltung mit mindestens einer Getränkepause.
Häufige Fragen
- Wie lange dauert die Vorbereitung für ein Bewerbungstraining?
- Für ein Training mit bis zu 20 Teilnehmern solltest du etwa drei Wochen Vorlauf einplanen. Die Inhalte sollten spätestens sieben Tage vorher stehen, Technik und Ausdrucke spätestens am Vortag geprüft sein.
- Wie viele Teilnehmer sind für ein Bewerbungstraining sinnvoll?
- Für Rollenspiele und individuelles Feedback sind 8 bis 16 Teilnehmer meist gut handhabbar. Bei mehr als 16 Personen brauchst du zusätzliche Trainer oder musst die Übungsgruppen aufteilen.
- Wie viel Zeit sollte ein Bewerbungstraining dauern?
- Plane für ein kompaktes Bewerbungstraining mindestens vier Stunden ein. Darin sollten Input, Übungen, Rollenspiele und Pausen enthalten sein; pro Rollenspielblock sind etwa 30 bis 45 Minuten realistisch.
- Wann sollte man die Teilnehmer eines Bewerbungstrainings bestätigen?
- Bestätige die Teilnahme innerhalb von zwei Werktagen nach Ablauf der Anmeldefrist. Sende spätestens fünf Tage vor dem Termin Raumangaben, Beginn, Programm, benötigte Unterlagen und Hinweise zu Ernährungswünschen.
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