Bewerbungstraining organisieren: die vollständige Checkliste
Ein Bewerbungstraining braucht mehr Vorbereitung als nur einen passenden Termin. Du koordinierst Anmeldungen, Trainer, Übungsfälle und Rollenspiele und musst gleichzeitig Raum, Technik, Arbeitsblätter und Verpflegung im Blick behalten. Plane die Inhalte mehrere Wochen vorher, bestätige die Teilnehmenden rechtzeitig und prüfe Präsentation sowie Beamer spätestens am Vortag. Am Veranstaltungstag helfen eine Anwesenheitsliste, Namensschilder und ein klar vorbereiteter Raum dabei, pünktlich zu starten.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
Einladungen verschicken
Anmeldungen bearbeiten
Teilnehmer bestätigen
Ernährungswünsche erfassen
Trainer festlegen
Trainingsprogramm ausarbeiten
2 Personen
Übungsfälle auswählen
2 Personen
Bewerbungsfragen vorbereiten
2 Personen
Rollenspiele einteilen
Teilnehmerinformationen versenden
Location reservieren
Catering bestellen
Präsentation abschließen
Arbeitsblätter kontrollieren
Einkaufen gehen
2 Personen
Arbeitsblätter ausdrucken
Namensschilder vorbereiten
Anwesenheitsliste erstellen
Technik testen
2 Personen
Raum reinigen
2 Personen
Tische aufstellen
3 Personen
Stühle aufstellen
2 Personen
Trainingsmaterial bereitlegen
2 Personen
Catering bereitstellen
2 Personen
Präsentation starten
Event
Teilnehmende empfangen
2 Personen
Anwesenheit erfassen
Programm vorstellen
Theorie präsentieren
Pausengetränke servieren
2 Personen
Bewerbungsgespräche üben
3 Personen
Feedbackrunden anleiten
3 Personen
Brotmahlzeit servieren
2 Personen
Getränke nachfüllen
Netzwerkübungen betreuen
2 Personen
Persönliche Pitches üben
2 Personen
Fragerunde moderieren
Evaluierungsbögen verteilen
Abschied nehmen
2 Personen
Nachbereitung
Materialien zusammenstellen
2 Personen
Abfall trennen
2 Personen
Geschirr abwaschen
2 Personen
Raum reinigen
2 Personen
Tische und Stühle zurückstellen
3 Personen
Technik ausschalten
Übrig gebliebenes Essen kühlen
Teilnehmer verabschieden
Zertifikate versenden
Evaluierungsformulare bearbeiten
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 6
- StühleAnz. 24
- TischdeckeAnz. 4
Ausstattung
- Laptop
- Beamer
- Projektionsleinwand
- HDMI-KabelAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 2
- SteckdosenleisteAnz. 4
- Kabelloser Presenter
- TimerAnz. 2
Präsentationsmaterial
- FlipchartAnz. 2
- Flipchart-BlöckeAnz. 4
- Whiteboard
- WhiteboardmarkerAnz. 8
Büromaterial
- KugelschreiberAnz. 30
- NotizblöckeAnz. 24
- MarkerAnz. 12
- KlebezettelAnz. 10
- Büroklammern
- Heftgerät
- Klammern
Registrierung
- NamensschildhalterAnz. 24
- ArmbänderAnz. 24
- DokumentenmappenAnz. 24
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 24
- TrinkgläserAnz. 24
- TellerAnz. 24
- BestecksetsAnz. 24
Küche
- ThermoskannenAnz. 3
- WasserkannenAnz. 3
- ServiertablettsAnz. 4
- BrotkörbeAnz. 4
- KühlboxenAnz. 2
Dekoration
- Willkommensschild
- WegweiserAnz. 4
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 3
- ReinigungshandschuheAnz. 4
- SpülbürstenAnz. 2
- MikrofasertücherAnz. 8
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege Trainer, Trainingsprogramm und Übungsfälle spätestens drei Wochen vor dem Termin fest. So bleibt Zeit, Bewerbungsfragen und Rollenspiele auf die Zielgruppe abzustimmen.
- Verschicke die Teilnehmerinformationen mindestens sieben Tage vorher. Frage dabei auch Ernährungswünsche ab und schließe die Catering-Bestellung nicht erst am Veranstaltungstag ab.
- Drucke Arbeitsblätter und Teilnehmerunterlagen am Vortag aus und lege pro Person eine Dokumentenmappe, einen Notizblock und einen Kugelschreiber bereit. Zusätzliche Exemplare verhindern Pausen, wenn jemand etwas verlegt.
- Teste Laptop, Beamer, Projektionsleinwand, HDMI-Kabel und Presenter mindestens 24 Stunden vorher. Prüfe außerdem Verlängerungskabel und Steckdosenleisten, damit die Präsentation nicht an einer fehlenden Verbindung scheitert.
- Plane für Aufbau und Technik am Veranstaltungstag mindestens 60 Minuten ein. Stelle Tische und Stühle auf, bereite Flipchart und Whiteboard vor und richte Catering, Trinkgläser sowie Thermoskannen vor Beginn ein.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man ein Bewerbungstraining organisieren?
- Beginne etwa vier Wochen vorher mit Termin, Location, Trainer und Trainingsprogramm. Einladungen sollten spätestens zwei bis drei Wochen vor dem Termin verschickt werden, damit du Anmeldungen und Ernährungswünsche bearbeiten kannst.
- Wann sollten die Teilnehmer eines Bewerbungstrainings bestätigt werden?
- Bestätige die Teilnahme spätestens sieben Tage vor dem Training. Sende dann auch Uhrzeit, Anfahrtsinformationen, Ablauf und Hinweise zu den benötigten Unterlagen.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau für ein Bewerbungstraining?
- Plane mindestens 60 Minuten für Raum, Sitzordnung, Präsentationsmaterial, Technik und Catering ein. Ein vollständiger Techniktest sollte spätestens am Vortag erfolgen; am Veranstaltungstag bleibt dann Zeit für einen kurzen Funktionstest.
- Wie viele Unterlagen sollte man für ein Bewerbungstraining ausdrucken?
- Drucke für jede angemeldete Person ein vollständiges Arbeitsblatt-Set und zusätzlich zwei bis drei Ersatzsätze aus. Kontrolliere die Unterlagen am Vortag und sortiere sie in Dokumentenmappen, bevor die Teilnehmenden eintreffen.
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