Popkonzert organisieren: die vollständige Checkliste

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Bestätige Künstler und Künstlerinnen frühzeitig und sammle alle Informationen gesammelt an einem Ort. Musikdateien, Ablaufplan und Künstlerbriefing sollten spätestens 7 Tage vor dem Konzert vollständig vorliegen.
• Plane den Aufbau rückwärts vom Einlass: Bühne, Soundsystem, Mikrofone, Licht und Strom brauchen eigene Prüfzeiten. Rechne für den technischen Aufbau mindestens 3 Stunden ein und teste jedes Mikrofon vor dem Soundcheck.
• Halte die Lade- und Entladezone vor dem Aufbau frei. Bühnenelemente, Treppe, Hintergrund und Technik sollten in der Reihenfolge bereitliegen, in der sie auf die Bühne kommen.
• Kläre Catering und Sonderwünsche anhand der Anmeldungen mindestens 5 Tage vorher. Stelle gekühlte Getränke erst kurz vor dem Einlass bereit und plane Snacks so, dass sie während des Konzerts ohne lange Warteschlange erreichbar sind.
• Sichere jedes Kabel, bevor Publikum oder Team den Bereich nutzen. Kabelkanäle und Gaffer Tape gehören ebenso zur Endkontrolle wie Stromanschlüsse, Lichtstative, Monitorspeaker und die Funktion der Funkmikrofone.

Häufige Fragen

Wie lange vorher sollte man ein Popkonzert ankündigen?

Beginne die Ankündigung etwa 6 bis 8 Wochen vor dem Konzert. Verschicke Einladungen spätestens 3 Wochen vorher und bearbeite Anmeldungen laufend, damit Ernährungswünsche und die erwartete Besucherzahl rechtzeitig feststehen.

Wann sollte die Technik für ein Popkonzert geprüft werden?

Prüfe Lautsprecher, Mischpult, Mikrofone, DI-Boxen, Licht und Strom am Aufbautag vollständig. Plane zusätzlich 60 bis 90 Minuten für Soundcheck und Fehlerbehebung ein, bevor der Einlass beginnt.

Was muss am Tag vor dem Popkonzert vorbereitet werden?

Drucke das Drehbuch aus, sortiere die Armbänder, stelle Künstlerinformationen und Musikdateien bereit und verschicke das Künstlerbriefing. Getränke können vorbereitet und gekühlt werden; die Bühne und empfindliche Technik werden erst nach Freigabe der Location aufgebaut.

Wie viel Getränke braucht man für ein Popkonzert?

Rechne für die erste Stunde mit 2 bis 3 Getränken pro Person und danach mit etwa 1 Getränk pro Stunde. Kaufe zusätzlich eine Reserve von ungefähr 10 Prozent ein und berücksichtige alkoholfreie Optionen sowie die gemeldeten Ernährungswünsche.

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