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Popkonzert organisieren: Checkliste für die Planung

Ein Popkonzert steht und fällt mit drei Bereichen: Bühne und Technik, Sicherheit sowie einem klaren Ablauf. Diese Checkliste führt dich von der Reservierung der Location bis zum Öffnen der Türen durch die Vorbereitung. Besonders leicht gehen Genehmigungen, Versicherungen, Künstlerverträge und der technische Rider unter, wenn sie nicht früh eingeplant werden. Auch Kabelwege, Funkgeräte, Erste-Hilfe-Besetzung und die Ausgabe der Armbänder solltest du vor dem Veranstaltungstag festlegen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Location reservieren

  • Künstler festlegen

  • Genehmigungen beantragen

  • Versicherung prüfen

  • Beschallungskonzept erstellen

    2 Personen

  • Lichtplan erstellen

    2 Personen

  • Künstlervertrag bestätigen

  • Technik reservieren

  • Sicherheit buchen

  • Catering reservieren

  • Fotograf buchen

  • Ersthelfer-Besetzung festlegen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Ticketverkauf öffnen

    2 Personen

  • Werbung veröffentlichen

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Technischen Rider prüfen

    2 Personen

  • Drehbuch ausdrucken

  • Armbänder sortieren

    2 Personen

  • Anfahrt und Parken veröffentlichen

  • Bestand prüfen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Materialien bereitstellen

    3 Personen

Event

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Be- und Entladen

    6 Personen

  • Bühne aufbauen

    6 Personen

  • Musikanlage anschließen

    4 Personen

  • Lichtanlage anschließen

    3 Personen

  • Stromverteilung kontrollieren

    2 Personen

  • Publikumsabsperrungen aufstellen

    4 Personen

  • Stühle und Tische aufstellen

    4 Personen

  • Dekoration aufhängen

    3 Personen

  • Catering bereitstellen

    4 Personen

  • Getränke kalt stellen

    3 Personen

  • Künstlerraum einrichten

    2 Personen

  • Backstage versorgen

    2 Personen

  • Soundcheck durchführen

    5 Personen

  • Lichtshow testen

    3 Personen

  • Ticketkasse einrichten

    2 Personen

  • Crew-Briefing abhalten

    5 Personen

  • Publikumseingang öffnen

    4 Personen

  • Tickets kontrollieren

    4 Personen

  • Armbänder verteilen

    2 Personen

  • Garderobe besetzen

    3 Personen

  • Begrüßungsgetränk servieren

    3 Personen

  • Vorprogramm betreuen

    2 Personen

  • Snacks servieren

    4 Personen

  • Getränke nachfüllen

    3 Personen

  • Künstler betreuen

    2 Personen

  • Hauptact ankündigen

  • Konzert begleiten

    5 Personen

  • Publikumsströme kontrollieren

    4 Personen

  • Sicherheitsrunden durchführen

    3 Personen

  • Toiletten kontrollieren

    2 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Letzte Nummer ankündigen

  • Ausgang begleiten

    4 Personen

  • Ausgabe an der Garderobe organisieren

    3 Personen

Nachbereitung

  • Geräte abkoppeln

    4 Personen

  • Bühne abbauen

    6 Personen

  • Catering aufräumen

    4 Personen

  • Abfall entsorgen

    3 Personen

  • Location reinigen

    4 Personen

  • Sanitäranlagen reinigen

    2 Personen

  • Materialien inventarisieren

    2 Personen

  • Geliehene Sachen sammeln

    2 Personen

  • Ausrüstung zurückgeben

    3 Personen

  • Veranstaltungsort übergeben

    2 Personen

  • Fundgegenstände registrieren

  • Besuchernachrichten versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • StehtischeAnz. 12
  • KundenstühleAnz. 80
  • BiertischeAnz. 8
  • GarderobenständerAnz. 4
  • KlappischeAnz. 10
  • BarhockerAnz. 12

Ausstattung

  • BühnenelementeAnz. 12
  • BühnentreppeAnz. 2
  • PA-LautsprecherAnz. 4
  • SubwooferAnz. 2
  • Mischpult
  • BühnemikrofoneAnz. 6
  • FunkmikrofoneAnz. 2
  • MikrofonständerAnz. 6
  • MonitorboxenAnz. 4
  • DI-BoxenAnz. 4
  • XLR-KabelAnz. 15
  • VerlängerungskabelAnz. 12
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • KabelkanäleAnz. 20

Beleuchtung

  • LED-SpotsAnz. 12
  • MovingheadsAnz. 4
  • LichtstativeAnz. 4
  • Lichtcontroller
  • BühnenbeleuchtungAnz. 6

Sicherheit

  • PublikumsgitterAnz. 20
  • AbsperrbandAnz. 4
  • FunkgeräteAnz. 8
  • Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
  • TaschenlampenAnz. 6

Geschirr

  • Wiederverwendbare TrinkbecherAnz. 600
  • WeingläserAnz. 120
  • KaffeebecherAnz. 150
  • TellerAnz. 150
  • BestecksetsAnz. 150
  • ServiertablettsAnz. 12

Catering

  • KühlboxenAnz. 8
  • KühlboxenAnz. 4
  • KaffeemaschinenAnz. 3
  • WasserkocherAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 6
  • GetränkespenderAnz. 4
  • WarmhaltebehälterAnz. 4
  • ServierzangenAnz. 12
  • KühlwannenAnz. 4

Dekoration

  • EventplakateAnz. 20
  • BühnentücherAnz. 4
  • GirlandenAnz. 12
  • LED-LichterkettenAnz. 10
  • PfeiltafelnAnz. 12
  • TischschilderAnz. 20

Ticketing

  • TicketscannerAnz. 4
  • ArmbänderAnz. 600
  • GarderobennummernAnz. 300
  • BargeldschälchenAnz. 2
  • StifteAnz. 12

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 20
  • WischmopsAnz. 6
  • EimerAnz. 6
  • BesensetsAnz. 4
  • StaubsaugerAnz. 2
  • ReinigungshandschuheAnz. 12
  • HandseifenspenderAnz. 8
  • ToilettenbürstenAnz. 6
  • MikrofasertücherAnz. 24
  • ReinigungssprayAnz. 6
  • PapierhandtücherAnz. 12
  • AbfallzangenAnz. 4

Einkäufe

  • Einkäufe

Tipps

  • Kläre Location, Künstler und Genehmigungen zuerst. Plane für Verträge, Versicherungsprüfung und behördliche Anträge mindestens 6 bis 8 Wochen Vorlauf ein, bevor der Ticketverkauf startet.
  • Prüfe den technischen Rider, bevor du PA-Lautsprecher, Mischpult, Mikrofone, Monitorboxen und DI-Boxen reservierst. So vermeidest du am Aufbautag fehlende Anschlüsse, Kabel oder Bühnenmonitore.
  • Lege einen festen Sicherheitsplan fest: Publikumsgitter, Absperrband, Funkgeräte, Taschenlampen und Erste-Hilfe-Koffer müssen dort liegen, wo das Team sie in höchstens 2 Minuten erreicht.
  • Veröffentliche Anfahrt und Parken zusammen mit den Einladungen und der Werbung. Erfasse Ernährungswünsche spätestens 7 Tage vor dem Konzert, damit das Catering nicht erst am Veranstaltungstag nachsteuern muss.
  • Plane den Veranstaltungstag rückwärts: Location öffnen, Material bereitstellen, Drehbuch ausdrucken, Armbänder sortieren und Technik prüfen. Setze für den Soundcheck mindestens 2 Stunden vor Einlass an und benenne eine verantwortliche Person für jede Phase.

Häufige Fragen

Wie früh muss man ein Popkonzert organisieren?
Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher. Location, Künstler, Genehmigungen, Versicherung und Technik sollten spätestens 6 Wochen vor dem Konzert verbindlich geklärt sein.
Wann sollte der Ticketverkauf für ein Popkonzert starten?
Öffne den Ticketverkauf, sobald Location, Künstlervertrag und Veranstaltungstermin bestätigt sind. Praktisch sind 4 bis 8 Wochen Vorverkaufszeit, damit Werbung und Anmeldungen ausreichend Zeit haben.
Wie viel Zeit braucht der Soundcheck bei einem Popkonzert?
Plane mindestens 2 Stunden für Aufbau, Verkabelung und Soundcheck ein. Bei mehreren Künstlern oder umfangreicher Lichttechnik sind 3 bis 4 Stunden realistischer.
Wann muss man Catering und Ernährungswünsche festlegen?
Reserviere das Catering mindestens 3 bis 4 Wochen vorher und schließe die Abfrage der Ernährungswünsche 7 Tage vor dem Konzert ab. So kann die endgültige Anzahl der Portionen rechtzeitig bestellt werden.

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