So organisierst du ein Popkonzert
Ein Popkonzert steht und fällt mit der Reihenfolge der Vorbereitung. Zuerst sicherst du Location, Künstler und Genehmigungen, danach klärst du Ton, Licht, Sicherheit und Verträge. Sobald der Ablauf feststeht, öffnest du den Ticketverkauf und veröffentlichst Anfahrt, Parken und Einlasszeiten. Plane außerdem genug Zeit für Technikprüfung, Aufbau und eine kurze Einweisung des Teams ein – gerade Funkgeräte, Kabelkanäle und Erste-Hilfe-Material werden sonst häufig erst am Veranstaltungstag vermisst.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Location reservieren
- 2
Künstler festlegen
- 3
Genehmigungen beantragen
- 4
Versicherung prüfen
- 5
Beschallungskonzept erstellen
2 Personen
- 6
Lichtplan erstellen
2 Personen
- 7
Künstlervertrag bestätigen
- 8
Technik reservieren
- 9
Sicherheit buchen
- 10
Catering reservieren
- 11
Fotograf buchen
- 12
Ersthelfer-Besetzung festlegen
- 13
Einladungen verschicken
2 Personen
- 14
Ticketverkauf öffnen
2 Personen
- 15
Werbung veröffentlichen
2 Personen
- 16
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 17
Ernährungswünsche erfassen
- 18
Technischen Rider prüfen
2 Personen
- 19
Drehbuch ausdrucken
- 20
Armbänder sortieren
2 Personen
- 21
Anfahrt und Parken veröffentlichen
- 22
Bestand prüfen
2 Personen
- 23
Einkaufen gehen
3 Personen
- 24
Materialien bereitstellen
3 Personen
Event
- 25
Location öffnen
2 Personen
- 26
Be- und Entladen
6 Personen
- 27
Bühne aufbauen
6 Personen
- 28
Musikanlage anschließen
4 Personen
- 29
Lichtanlage anschließen
3 Personen
- 30
Stromverteilung kontrollieren
2 Personen
- 31
Publikumsabsperrungen aufstellen
4 Personen
- 32
Stühle und Tische aufstellen
4 Personen
- 33
Dekoration aufhängen
3 Personen
- 34
Catering bereitstellen
4 Personen
- 35
Getränke kalt stellen
3 Personen
- 36
Künstlerraum einrichten
2 Personen
- 37
Backstage versorgen
2 Personen
- 38
Soundcheck durchführen
5 Personen
- 39
Lichtshow testen
3 Personen
- 40
Ticketkasse einrichten
2 Personen
- 41
Crew-Briefing abhalten
5 Personen
- 42
Publikumseingang öffnen
4 Personen
- 43
Tickets kontrollieren
4 Personen
- 44
Armbänder verteilen
2 Personen
- 45
Garderobe besetzen
3 Personen
- 46
Begrüßungsgetränk servieren
3 Personen
- 47
Vorprogramm betreuen
2 Personen
- 48
Snacks servieren
4 Personen
- 49
Getränke nachfüllen
3 Personen
- 50
Künstler betreuen
2 Personen
- 51
Hauptact ankündigen
- 52
Konzert begleiten
5 Personen
- 53
Publikumsströme kontrollieren
4 Personen
- 54
Sicherheitsrunden durchführen
3 Personen
- 55
Toiletten kontrollieren
2 Personen
- 56
Abfall sammeln
3 Personen
- 57
Letzte Nummer ankündigen
- 58
Ausgang begleiten
4 Personen
- 59
Ausgabe an der Garderobe organisieren
3 Personen
Nachbereitung
- 60
Geräte abkoppeln
4 Personen
- 61
Bühne abbauen
6 Personen
- 62
Catering aufräumen
4 Personen
- 63
Abfall entsorgen
3 Personen
- 64
Location reinigen
4 Personen
- 65
Sanitäranlagen reinigen
2 Personen
- 66
Materialien inventarisieren
2 Personen
- 67
Geliehene Sachen sammeln
2 Personen
- 68
Ausrüstung zurückgeben
3 Personen
- 69
Veranstaltungsort übergeben
2 Personen
- 70
Fundgegenstände registrieren
- 71
Besuchernachrichten versenden
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- StehtischeAnz. 12
- KundenstühleAnz. 80
- BiertischeAnz. 8
- GarderobenständerAnz. 4
- KlappischeAnz. 10
- BarhockerAnz. 12
Ausstattung
- BühnenelementeAnz. 12
- BühnentreppeAnz. 2
- PA-LautsprecherAnz. 4
- SubwooferAnz. 2
- Mischpult
- BühnemikrofoneAnz. 6
- FunkmikrofoneAnz. 2
- MikrofonständerAnz. 6
- MonitorboxenAnz. 4
- DI-BoxenAnz. 4
- XLR-KabelAnz. 15
- VerlängerungskabelAnz. 12
- VerlängerungskabelAnz. 8
- KabelkanäleAnz. 20
Beleuchtung
- LED-SpotsAnz. 12
- MovingheadsAnz. 4
- LichtstativeAnz. 4
- Lichtcontroller
- BühnenbeleuchtungAnz. 6
Sicherheit
- PublikumsgitterAnz. 20
- AbsperrbandAnz. 4
- FunkgeräteAnz. 8
- Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
- TaschenlampenAnz. 6
Geschirr
- Wiederverwendbare TrinkbecherAnz. 600
- WeingläserAnz. 120
- KaffeebecherAnz. 150
- TellerAnz. 150
- BestecksetsAnz. 150
- ServiertablettsAnz. 12
Catering
- KühlboxenAnz. 8
- KühlboxenAnz. 4
- KaffeemaschinenAnz. 3
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 6
- GetränkespenderAnz. 4
- WarmhaltebehälterAnz. 4
- ServierzangenAnz. 12
- KühlwannenAnz. 4
Dekoration
- EventplakateAnz. 20
- BühnentücherAnz. 4
- GirlandenAnz. 12
- LED-LichterkettenAnz. 10
- PfeiltafelnAnz. 12
- TischschilderAnz. 20
Ticketing
- TicketscannerAnz. 4
- ArmbänderAnz. 600
- GarderobennummernAnz. 300
- BargeldschälchenAnz. 2
- StifteAnz. 12
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 20
- WischmopsAnz. 6
- EimerAnz. 6
- BesensetsAnz. 4
- StaubsaugerAnz. 2
- ReinigungshandschuheAnz. 12
- HandseifenspenderAnz. 8
- ToilettenbürstenAnz. 6
- MikrofasertücherAnz. 24
- ReinigungssprayAnz. 6
- PapierhandtücherAnz. 12
- AbfallzangenAnz. 4
Einkäufe
- Einkäufe
Tipps
- Beginne mit Location und Künstlern, bevor du Technik oder Werbung buchst. Prüfe dabei früh, ob die Location Bühne, Bühnentreppe, Publikumsgitter und die geplante Besucherzahl zulässt.
- Lege das Beschallungskonzept nach dem technischen Rider fest. Plane neben PA-Lautsprechern und Subwoofern auch Monitorboxen, DI-Boxen, XLR-Kabel und mindestens eine getrennte Stromversorgung für Ton und Licht ein.
- Beantrage Genehmigungen und prüfe die Versicherung mehrere Wochen vor dem Konzert. Warte nicht bis zum Ticketstart: Fehlende Unterlagen können Einlass, Ausschank oder Bühnenbetrieb kurzfristig stoppen.
- Veröffentliche beim Ticketverkauf sofort Einlasszeit, Anfahrt und Parkmöglichkeiten. Erfasse Ernährungswünsche spätestens 7 Tage vorher, damit das Catering nicht nur Standardoptionen vorbereiten muss.
- Plane den Veranstaltungstag rückwärts vom Einlass. Öffne die Location mindestens 4 Stunden vorher, teste jedes Funkmikrofon und jede Monitorbox und verteile Funkgeräte, Taschenlampen und Erste-Hilfe-Koffer vor dem ersten Einlass an die zuständigen Personen.
Häufige Fragen
- Wie lange vorher sollte man ein Popkonzert organisieren?
- Starte mindestens 3 bis 6 Monate vorher. Künstlervertrag, Location, Genehmigungen, Versicherung und Technik brauchen oft mehrere Abstimmungen, bevor der Ticketverkauf beginnen kann.
- Wann sollte der Ticketverkauf für ein Popkonzert starten?
- Öffne den Ticketverkauf erst, wenn Location, Künstler und grundlegende Genehmigungen geklärt sind. Als Richtwert eignen sich 8 bis 12 Wochen vor dem Konzert, damit Werbung und Anmeldungen genug Vorlauf haben.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau für ein Popkonzert?
- Plane für Bühne, PA, Licht und Sicherheitsaufbau mindestens 4 Stunden ein; bei umfangreicher Lichttechnik oder mehreren Künstlern eher 6 bis 8 Stunden. Für Soundcheck und einen vollständigen Funktionstest solltest du zusätzlich mindestens 60 Minuten reservieren.
- Was wird bei einem Popkonzert am häufigsten vergessen?
- Häufig fehlen am Veranstaltungstag Kleinteile und Zuständigkeiten: zusätzliche XLR- oder Verlängerungskabel, Kabelkanäle, beschriftete Armbänder und geladene Funkgeräte. Lege alle Materialien am Vortag bereit und prüfe den Bestand spätestens 24 Stunden vor dem Einlass.
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