Popconcert organiseren: complete checklist
Een popconcert organiseren vraagt meer dan een artiest en een podium. Je moet locatie, vergunningen, verzekering en techniek vroeg vastleggen, terwijl ticketverkoop en promotie pas kunnen starten als de basis klopt. Denk ook aan de technische rider, publieksstromen, EHBO, catering en parkeren. Deze checklist volgt de voorbereiding van eerste reserveringen tot het openen van de locatie, zodat je ziet wat je wanneer regelt en welke details vaak te laat worden opgepakt.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Locatie reserveren
Artiest vastleggen
Vergunningen aanvragen
Verzekering controleren
Geluidsplan opstellen
2 personen
Lichtplan opstellen
2 personen
Artiestcontract bevestigen
Techniek reserveren
Beveiliging reserveren
Catering reserveren
Fotograaf reserveren
EHBO-bezetting vastleggen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Ticketverkoop openen
2 personen
Promotie publiceren
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Technische rider controleren
2 personen
Draaiboek afdrukken
Polsbandjes sorteren
2 personen
Route en parkeren publiceren
Voorraad controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Materialen klaarzetten
3 personen
Event
Locatie openen
2 personen
Laden en lossen
6 personen
Podium opbouwen
6 personen
Geluidsinstallatie aansluiten
4 personen
Lichtinstallatie aansluiten
3 personen
Stroomverdeling controleren
2 personen
Publiekshekken plaatsen
4 personen
Stoelen en tafels plaatsen
4 personen
Decoratie ophangen
3 personen
Catering klaarzetten
4 personen
Dranken koud zetten
3 personen
Artiestenruimte inrichten
2 personen
Backstage bevoorraden
2 personen
Soundcheck uitvoeren
5 personen
Lichtshow testen
3 personen
Ticketbalie inrichten
2 personen
Crewbriefing houden
5 personen
Publieksingang openen
4 personen
Tickets controleren
4 personen
Polsbandjes uitdelen
2 personen
Garderobe bemannen
3 personen
Welkomstdrank serveren
3 personen
Voorprogramma begeleiden
2 personen
Hapjes serveren
4 personen
Dranken bijvullen
3 personen
Artiesten begeleiden
2 personen
Hoofdact aankondigen
Concert begeleiden
5 personen
Publiekstromen controleren
4 personen
Veiligheidsrondes uitvoeren
3 personen
Toiletten controleren
2 personen
Afval verzamelen
3 personen
Laatste nummer aankondigen
Uitgang begeleiden
4 personen
Garderobe uitgifte verzorgen
3 personen
Nazorg
Apparatuur afkoppelen
4 personen
Podium afbreken
6 personen
Catering opruimen
4 personen
Afval afvoeren
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Sanitair schoonmaken
2 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende spullen verzamelen
2 personen
Apparatuur retourneren
3 personen
Locatie opleveren
2 personen
Gevonden voorwerpen registreren
Bezoekersberichten versturen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Statafelsaantal 12
- Klantenstoelenaantal 80
- Biertafelsaantal 8
- Garderoberekkenaantal 4
- Klaptafelsaantal 10
- Barkrukkenaantal 12
Apparatuur
- Podiumdelenaantal 12
- Podiumtrapaantal 2
- PA-speakersaantal 4
- Subwoofersaantal 2
- Mengtafel
- Podiummicrofoonsaantal 6
- Draadloze microfoonsaantal 2
- Microfoonstatievenaantal 6
- Monitorboxenaantal 4
- DI-boxenaantal 4
- XLR-kabelsaantal 15
- Verlengkabelsaantal 12
- Stekkerdozenaantal 8
- Kabelgotenaantal 20
Verlichting
- LED-spotsaantal 12
- Movingheadsaantal 4
- Lichtstatievenaantal 4
- Lichtcontroller
- Podiumverlichtingaantal 6
Beveiliging
- Publiekshekkenaantal 20
- Afzetlintaantal 4
- Portofoonsaantal 8
- EHBO-koffersaantal 2
- Zaklampenaantal 6
Servies
- Herbruikbare drinkbekersaantal 600
- Wijnglazenaantal 120
- Koffiebekersaantal 150
- Bordenaantal 150
- Besteksetsaantal 150
- Serveerbladenaantal 12
Catering
- Koelboxenaantal 8
- IJsboxenaantal 4
- Koffiezetapparatenaantal 3
- Waterkokersaantal 2
- Thermoskannenaantal 6
- Drankdispensersaantal 4
- Chafing dishesaantal 4
- Serveertangenaantal 12
- Koelbakkenaantal 4
Decoratie
- Eventpostersaantal 20
- Podiumdoekenaantal 4
- Slingersaantal 12
- LED-lichtsnoerenaantal 10
- Pijlenbordenaantal 12
- Tafelbordjesaantal 20
Ticketing
- Ticketscannersaantal 4
- Polsbandjesaantal 600
- Garderobenummersaantal 300
- Contantgeldbakjesaantal 2
- Pennenaantal 12
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 20
- Dweilenaantal 6
- Emmersaantal 6
- Bezemsetsaantal 4
- Stofzuigersaantal 2
- Schoonmaakhandschoenenaantal 12
- Handzeepdispensersaantal 8
- Toiletborstelsaantal 6
- Microvezeldoekenaantal 24
- Reinigingssprayaantal 6
- Papieren handdoekenaantal 12
- Afvalknijpersaantal 4
Boodschappen
- Boodschappen
Tips
- Leg locatie, artiest en technische leveranciers zo vroeg mogelijk vast. Controleer daarna direct de technische rider: daarin staan vaak eisen voor PA-speakers, monitorboxen, microfoons, DI-boxen en podiumruimte.
- Vraag vergunningen en controleer de verzekering voordat je ticketverkoop opent. Houd rekening met enkele weken behandeltijd en stem geluidsplan, lichtplan en publiekscapaciteit af op de locatie.
- Plan publieksstromen vóór je meubilair en beveiligingsmateriaal bestelt. Bepaal waar publiekshekken, garderoberekken, statafels, stoelen en kabelgoten komen te staan, zodat doorgangen vrij blijven.
- Werk met één draaiboek voor productie, beveiliging, EHBO en catering. Druk het uiterlijk op de dag vóór het concert af en geef portofoons, route-informatie en contactgegevens aan de verantwoordelijke teams.
- Controleer de laatste voorraad niet pas bij het openen van de locatie. Test verlengkabels, stekkerdozen, XLR-kabels, verlichting en microfoons vooraf en zet polsbandjes, zaklampen en EHBO-koffers per functie klaar.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een popconcert organiseren?
- Begin bij voorkeur 3 tot 6 maanden vooraf met locatie en artiest. Vergunningen, verzekering en techniek volgen direct daarna; controleer de lokale termijn, want aanvragen kunnen meerdere weken duren.
- Wanneer moet de ticketverkoop voor een popconcert starten?
- Open de ticketverkoop zodra locatie, artiest, datum en basisinformatie definitief zijn, meestal 8 tot 12 weken voor het concert. Publiceer route, parkeren en toegangsvoorwaarden uiterlijk 2 weken vooraf.
- Hoeveel tijd heb ik nodig voor de opbouw van een popconcert?
- Plan minimaal 6 tot 8 uur voor podium, PA, licht, bekabeling en veiligheidsvoorzieningen bij een middelgroot concert. Reserveer extra tijd als de technische rider complexe podium- of lichtopstellingen vraagt.
- Wanneer controleer ik de technische rider van de artiest?
- Controleer de rider direct na het vastleggen van de artiest en opnieuw 2 tot 3 weken voor het concert. Zo kun je ontbrekende apparatuur, stroomgroepen en podiumdelen nog tijdig reserveren.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!