Alumni-Event organisieren: die praktische Checkliste

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Verschicke die Einladungen mindestens 6 bis 8 Wochen vor dem Termin und setze eine Anmeldefrist etwa 14 Tage vorher. So bleibt Zeit, Absagen, Ernährungswünsche und die endgültige Gästeliste zu bearbeiten.
• Erstelle die Namensschilder erst nach Ablauf der Anmeldefrist und sortiere sie alphabetisch. Lege zusätzlich einige leere Schilder bereit, weil erfahrungsgemäß kurzfristig Gäste erscheinen oder Namen korrigiert werden müssen.
• Prüfe die Cateringbestellung 3 bis 5 Tage vorher gegen die finale Gästezahl. Plane vegetarische und andere gekennzeichnete Speisen getrennt ein und stelle passende Diätetiketten direkt am Buffet auf.
• Kühle Getränke spätestens am Veranstaltungstag mehrere Stunden vor dem Einlass. Stelle Wasser sichtbar bereit und reserviere Kühlboxen oder Eiswürfelbehälter für Flaschen, die während des Empfangs nachgelegt werden.
• Teste Lautsprecher, Mikrofon, Mikrofonständer und Verlängerungskabel mindestens 60 Minuten vor Beginn im tatsächlichen Raum. Prüfe dabei auch den Zugang, die Beleuchtung und ob Registrierungstisch, Buffetische und Sitzplätze den Durchgang freilassen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man zu einem Alumni-Event einladen?

Verschicke die erste Einladung idealerweise 6 bis 8 Wochen vor dem Alumni-Event. Setze die Anmeldefrist auf etwa 14 Tage vor dem Termin, damit du Catering, Namensschilder und Sitzordnung rechtzeitig festlegen kannst.

Wann sollte die endgültige Gästeliste für ein Alumni-Event fertig sein?

Schließe die endgültige Gästeliste 7 bis 10 Tage vor der Veranstaltung ab. Prüfe danach noch einmal Zu- und Absagen sowie Ernährungswünsche und gib die aktualisierte Zahl an das Catering weiter.

Wie viele Namensschilder braucht man für ein Alumni-Event?

Bereite ein Namensschild pro angemeldeter Person vor und lege zusätzlich etwa 5 bis 10 Prozent Reserve an. Bei 100 erwarteten Gästen sind das 105 bis 110 Schilder, einschließlich einiger leerer Exemplare.

Wann sollte man die Technik beim Alumni-Event testen?

Teste Lautsprecher und Mikrofon mindestens 60 Minuten vor dem Einlass im Veranstaltungsraum. Halte außerdem Verlängerungskabel und eine geladene Powerbank bereit, damit ein leerer Akku oder eine ungünstige Steckdose den Ablauf nicht unterbricht.

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