Ein Poesiefestival organisieren: der richtige Ablauf
Ein Poesiefestival gelingt, wenn Programm, Raum und Technik früh zusammenpassen. Beginne mit der Location und den Dichtern, lege danach den Ablauf fest und verschicke die Einladungen. Plane Anmeldungen, Ernährungswünsche und Helfer spätestens zwei Wochen vor dem Termin ein. In den letzten Tagen prüfst du Mikrofone, Licht, Sitzplätze und Verpflegung – genau dort entstehen sonst die häufigsten Verzögerungen.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Location reservieren
- 2
Dichter ansprechen
2 Personen
- 3
Programm zusammenstellen
2 Personen
- 4
Einladungen verschicken
2 Personen
- 5
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 6
Ernährungswünsche erfassen
- 7
Reservierungen bestätigen
- 8
Dichterprogramm veröffentlichen
- 9
Freiwillige einplanen
- 10
Catering bestellen
- 11
Technik testen
2 Personen
- 12
Dichter informieren
- 13
Namensschilder vorbereiten
- 14
Programme drucken
- 15
Einkaufen gehen
2 Personen
- 16
Getränke kühlen
2 Personen
- 17
Snacks vorbereiten
3 Personen
- 18
Ort überprüfen
2 Personen
- 19
Tische aufstellen
3 Personen
- 20
Stühle aufstellen
4 Personen
- 21
Bühnenbereich einrichten
3 Personen
- 22
Mikrofone anschließen
2 Personen
- 23
Lautstärke testen
2 Personen
- 24
Beleuchtung anbringen
2 Personen
- 25
Dekoration aufhängen
2 Personen
- 26
Empfangstisch einrichten
2 Personen
- 27
Catering bereitstellen
3 Personen
- 28
Programmhefte auslegen
2 Personen
Event
- 29
Dichter empfangen
2 Personen
- 30
Teilnehmer registrieren
3 Personen
- 31
Publikum begrüßen
3 Personen
- 32
Eröffnungsrede halten
- 33
Poetry-Blocks betreuen
2 Personen
- 34
Mikrofone wechseln
2 Personen
- 35
Getränke servieren
3 Personen
- 36
Snacks servieren
3 Personen
- 37
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 38
Buffet aufräumen
2 Personen
- 39
Publikumsfragen betreuen
- 40
Abschlussworte halten
- 41
Publikum verabschieden
3 Personen
Nachbereitung
- 42
Geräte ausschalten
2 Personen
- 43
Abfall sammeln
3 Personen
- 44
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 45
Möbel zurückstellen
4 Personen
- 46
Location reinigen
3 Personen
- 47
Dekoration entfernen
2 Personen
- 48
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
- 49
Restbestand einlagern
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 8
- StühleAnz. 120
- HockerAnz. 6
- GarderobenständerAnz. 2
Ausstattung
- FunkmikrofoneAnz. 3
- LautsprecherAnz. 2
- Mischpult
- MikrofonständerAnz. 3
- VerlängerungskabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 6
- Laptop
- HDMI-KabelAnz. 2
Beleuchtung
- LED-SpotsAnz. 6
- StimmungsbeleuchtungAnz. 4
Geschirr
- Wiederverwendbare GläserAnz. 140
- KaffeetassenAnz. 80
- TellerAnz. 140
- BestecksetsAnz. 140
- ServierschalenAnz. 12
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- KühlboxenAnz. 4
- ThermoskannenAnz. 6
- SchneidebretterAnz. 3
Dekoration
- GedichtplakateAnz. 12
- Baumwoll-TischläuferAnz. 8
- KreidetafelnAnz. 4
- VasenAnz. 10
- SchnittblumenAnz. 10
Catering
- Einkäufe
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 8
- Handfeger und KehrblechAnz. 2
- WischmopsAnz. 3
- EimerAnz. 3
Empfang
- NamensschilderAnz. 140
- BadgehalterAnz. 140
- ProgrammhefteAnz. 140
- StifteAnz. 20
- AnmeldelistenAnz. 4
- WegweiserAnz. 10
Papierwaren
- A4-Papier
- MarkerAnz. 12
- KlebebandAnz. 6
- SchreibmappenAnz. 6
Tipps
- Reserviere die Location zuerst und kläre, wie viele Stühle, Tische und Hocker tatsächlich hinein passen. Für den Bühnenbereich brauchst du zusätzlich Platz für Mikrofonständer, Lautsprecher und mindestens einen freien Durchgang.
- Sprich die Dichter an, bevor du das Programm veröffentlichst. Bitte spätestens 3 Wochen vorher um Titel, Auftrittsdauer und technische Wünsche, damit du Reihenfolge und Moderation realistisch planen kannst.
- Verschicke die Einladungen etwa 4 Wochen vor dem Festival und führe die Anmeldungen in einer Liste. Frage dabei direkt nach Ernährungswünschen und bestätige Reservierungen spätestens 7 Tage vorher.
- Teste die gesamte Technik nicht nur einzeln: Schließe Laptop, HDMI-Kabel, Mischpult, Funkmikrofone und Lautsprecher gemeinsam an und prüfe die Lautstärke mindestens 2 Tage vorher. Lege Verlängerungskabel und Ersatzbatterien am Technikplatz bereit.
- Kühle Getränke am Veranstaltungstag mehrere Stunden vorher und rechne für die erste Stunde mit 2 bis 3 Getränken pro Person. Programme, Namensschilder und Gedichtplakate solltest du am Vorabend bereitlegen, damit der Aufbau nicht mit dem Empfang kollidiert.
Häufige Fragen
- Wie früh muss man ein Poesiefestival organisieren?
- Starte mindestens 6 bis 8 Wochen vorher mit der Location und den Dichtern. Vier Wochen vor dem Termin können die Einladungen rausgehen, während Technik, Catering und Helfer spätestens 2 Wochen vorher feststehen sollten.
- Wie viele Dichter braucht man für ein Poesiefestival?
- Für ein Programm von etwa 2 Stunden sind 6 bis 10 Dichter gut handhabbar, wenn jeder ungefähr 10 bis 15 Minuten liest. Plane zusätzlich 15 bis 20 Minuten für Begrüßung, Übergänge und eine Pause ein.
- Wie viel Getränke braucht man für ein Poesiefestival?
- Rechne in der ersten Stunde mit 2 bis 3 Getränken pro Person und danach mit etwa einem Getränk pro Stunde. Stelle Wasser zusätzlich frei zugänglich bereit und kühle die Getränke mindestens 3 Stunden vor Beginn.
- Wann sollte man die Technik für ein Poesiefestival testen?
- Führe einen vollständigen Test mindestens 2 Tage vorher durch und wiederhole ihn am Veranstaltungstag 60 bis 90 Minuten vor dem Einlass. Prüfe dabei Mikrofone, Lautsprecher, Mischpult, Laptop, HDMI-Verbindung und Beleuchtung gemeinsam.
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