Was du für ein Alumni-Event brauchst
Für ein Alumni-Event brauchst du mehr als Getränke und ein Buffet: Registrierung, Namensschilder, Sitzplätze und funktionierende Tontechnik müssen am Veranstaltungstag bereitliegen. Plane Geschirr und Getränke nach der endgültigen Gästeliste, nicht nach den ursprünglichen Anmeldungen. Besonders häufig fehlen Eis, Kaffeetassen, Verlängerungskabel oder gut lesbare Diätetiketten. Die folgende Liste hilft dir, Einkäufe und mitzubringende Ausstattung rechtzeitig zu bündeln.
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 10
- StühleAnz. 90
- BuffetischeAnz. 4
- HockerAnz. 12
- KleiderständerAnz. 3
- KleiderbügelAnz. 100
Geschirr
- Dinner-TellerAnz. 100
- DesserttellerAnz. 100
- KaffeetassenAnz. 80
- WassergläserAnz. 120
- WeingläserAnz. 100
- BestecksetsAnz. 100
- ServierschalenAnz. 16
- ServierzangenAnz. 12
Ausstattung
- Tragbarer Lautsprecher
- Kabelloses Mikrofon
- Mikrofonständer
- VerlängerungskabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 4
- PowerbanksAnz. 2
- Fotokamera
- Stativ
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 6
- KühlboxenAnz. 4
- EiswürfelbehälterAnz. 6
- SchneidebretterAnz. 4
- KüchenmesserAnz. 6
- AufbewahrungsboxenAnz. 12
Dekoration
- Willkommensschild
- TischdeckenAnz. 10
- NamensschilderAnz. 100
- NamensschildhalterAnz. 100
- BallonsAnz. 80
- BallonbandAnz. 2
- GirlandenAnz. 8
- BlumenarrangementsAnz. 8
Beleuchtung
- LichterkettenAnz. 6
- TischlampenAnz. 8
- BatterienAnz. 24
Catering
- BuffettellerAnz. 16
- GetränkespenderAnz. 4
- BrotkörbeAnz. 6
- ServiettenhalterAnz. 8
- TablettsAnz. 8
- KaraffenAnz. 12
- KühlelementeAnz. 12
- Einkäufe
- Kaffee - 2,5 kg
- Teesortiment - 200 Beutel
- Kakaopulver - 1 Packung
- Zucker - 2 kg
- Milch - 12 Liter
- Hafermilch - 6 Liter
- Sprudelwasser - 12 Flaschen
- Stilles Wasser - 12 Flaschen
- Cola - 8 Flaschen
- Cola Zero - 8 Flaschen
- Orangenlimonade - 6 Flaschen
- Eistee - 6 Flaschen
- Ingwerbier - 4 Flaschen
- Alkoholfreies Bier - 24 Flaschen
- Pils - 96 Flaschen
- Weißwein - 12 Flaschen
- Rotwein - 8 Flaschen
- Rosé - 6 Flaschen
- Prosecco - 6 Flaschen
- Bitter Lemon - 4 Flaschen
- Tonic - 4 Flaschen
- Zitronen - 3 kg
- Limetten - 2 kg
- Frische Minze - 8 Bund
- Eiswürfel - 20 kg
- Baguettes - 20 Stück
- Mini-Brötchen - 160 Stück
- Butter - 1 kg
- Hummus - 2 kg
- Frischkäse - 1,5 kg
- Junger Käse - 2 kg
- Brie - 1,5 kg
- Ziegenkäse - 1 kg
- Geräucherter Lachs - 1,5 kg
- Geräuchertes Hähnchenfilet - 1,5 kg
- Roastbeef - 1 kg
- Vegetarischer Aufstrich - 1 kg
- Rucola - 1 kg
- Gurken - 3 kg
- Cherrytomaten - 3 kg
- Paprika - 2 kg
- Karotten - 2 kg
- Staudensellerie - 1 kg
- Trauben - 4 kg
- Äpfel - 40 Stück
- Birnen - 30 Stück
- Bananen - 30 Stück
- Erdbeeren - 3 kg
- Melonen - 4 Stück
- Gemischte Nüsse - 2 kg
- Cashewnüsse - 1 kg
- Naturchips - 12 Tüten
- Paprikachips - 12 Tüten
- Tortillachips - 10 Tüten
- Oliven - 2 kg
- Getrocknete Tomaten - 1 kg
- Gewürzgurken - 3 Gläser
- Mayonnaise - 2 Liter
- Ketchup - 2 Liter
- Senf - 1 Liter
- Knoblauchsoße - 2 Liter
- Pesto - 1 Liter
- Balsamicoessig - 1 Flasche
- Olivenöl - 2 Liter
- Salz - 1 Packung
- Schwarzer Pfeffer - 1 Glas
- Italienische Kräuter - 1 Glas
- Paprikapulver - 1 Glas
- Nudelsalat - 8 kg
- Reissalat - 6 kg
- Grüner Salat - 6 kg
- Gegrilltes Gemüse - 5 kg
- Vegetarische Quiche - 8 Stück
- Hähnchenspieße - 160 Stück
- Falafel - 160 Stück
- Kartoffelsalat - 5 kg
- Focaccia - 8 Stück
- Joghurt - 5 kg
- Veganes Joghurt - 2 kg
- Vanillepudding - 4 Liter
- Brownies - 100 Stück
- Mini-Gebäck - 120 Stück
- Dunkle Schokolade - 1 kg
- Kekse - 8 Packungen
- Schokolade - 100 Stück
- Papierservietten - 400 Stück
- Küchenpapier - 8 Rollen
- Toilettenpapier - 24 Rollen
- Müllsäcke - 50 Stück
- Spülmittel - 2 Flaschen
- Allzweckreiniger - 2 Flaschen
- Glasreiniger - 1 Flasche
- Desinfektionstücher - 4 Packungen
- Handseife - 4 Flaschen
- Aluminiumfolie - 2 Rollen
- Frischhaltefolie - 2 Rollen
- Backpapier - 2 Rollen
- Gefrierbeutel - 2 Kartons
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 6
- EimerAnz. 3
- WischmopsAnz. 3
- Staubsauger
- ReinigungshandschuheAnz. 6
Papierwaren
- AnmeldelistenAnz. 4
- ProgrammflyerAnz. 100
- StifteAnz. 20
- PfeilaufkleberAnz. 20
- DiätetikettenAnz. 30
Tipps
- Rechne beim Geschirr mit mindestens einem Dinner-Teller, einem Dessertteller, einem Besteckset und einem Wasserglas pro Gast. Plane zusätzlich etwa 10 Prozent Reserve ein, falls Geschirr herunterfällt oder ein Gast einen zweiten Teller benötigt.
- Kalkuliere für das erste Veranstaltungsstunde zwei bis drei Getränke pro Person und danach etwa ein Getränk pro Stunde. Wasser, gekühlte Getränke und Eiswürfel solltest du spätestens am Veranstaltungstag vor dem Aufbau bereitstellen.
- Für Kaffee und Tee brauchst du nicht nur Kaffeemaschinen und Wasserkocher, sondern auch Kaffeetassen, Thermoskannen und eine gut zugängliche Ablage. Stelle die Geräte mindestens 30 Minuten vor Beginn an und fülle Wasser sowie Heißgetränke nach.
- Ordne Namensschilder alphabetisch am Registrierungstisch und drucke etwa 10 Prozent zusätzliche Exemplare. Diätetiketten gehören direkt an die jeweiligen Speisen, damit Gäste nicht erst beim Buffet nachfragen müssen.
- Teste Lautsprecher, Mikrofon, Mikrofonständer und Verlängerungskabel spätestens eine Stunde vor dem Einlass. Lade Powerbanks und Kamera-Akkus am Vorabend und lege Stativ sowie Fotokamera dort bereit, wo die Gruppenfotos stattfinden sollen.
Häufige Fragen
- Wie viel Geschirr brauche ich für ein Alumni-Event?
- Plane pro Gast einen Dinner-Teller, einen Dessertteller, ein Besteckset und ein Wasserglas ein. Bei einem Buffet mit mehreren Gängen sind zusätzlich etwa 10 Prozent Reserve sinnvoll.
- Wie viele Getränke brauche ich pro Gast?
- Für die erste Stunde kannst du mit zwei bis drei Getränken pro Person rechnen, danach mit ungefähr einem Getränk pro Stunde. Stelle Wasser zusätzlich zu den übrigen Getränken bereit und kühle die Getränke vor dem Einlass.
- Wann sollte ich Namensschilder und Diätetiketten vorbereiten?
- Bereite Namensschilder und Diätetiketten spätestens am Vortag vor. Ergänze nach dem Anmeldeschluss die endgültige Gästeliste und drucke etwa 10 Prozent zusätzliche Namensschilder.
- Wann muss die Technik für das Alumni-Event getestet werden?
- Teste Lautsprecher, Mikrofon, Mikrofonständer und Verlängerungskabel mindestens eine Stunde vor dem Einlass. Lade Powerbanks und Kamera-Akkus bereits am Vorabend, damit beim Aufbau keine Zeit verloren geht.
Ähnliche Pläne
Starte diesen Plan in Lizzt
Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.
Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisierenKostenlos organisieren und deine Kontakte einladen!