Outdoor-Escape-Game organisieren: die praktische Checkliste

Ein Outdoor-Escape-Game steht und fällt mit einer getesteten Route, verständlichen Hinweisen und einem Ablauf, der auch bei wechselhaftem Wetter funktioniert. Plane zuerst Thema, Gelände und Spielzeit, bevor du Rätsel und Stationen ausarbeitest. Danach folgen Einladungen, Teilnehmerdaten, Catering und die genaue Materialplanung. Kurz vor dem Termin werden alle Aufgaben einmal praktisch getestet, sortiert und vor Ort aufgebaut.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Escape-Konzept und Thema auswählen
2 Personen
Outdoor-Location reservieren
Einladungen verschicken
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Cateringmengen berechnen
Spielroute ausarbeiten
2 Personen
Rätsel und Hinweise schreiben
2 Personen
Spielgeschichte und Briefing erstellen
Catering-Reservierung bestätigen
Wettervorhersage prüfen
Alternative Schlechtwetterplanung festlegen
2 Personen
Spielmaterial einkaufen
2 Personen
Spielmaterial testen
2 Personen
Hinweise laminieren
2 Personen
Teams und Startreihenfolge einteilen
Teilnehmer praktische Infos senden
Einkaufsliste prüfen
Einkaufen gehen
2 Personen
Spielmaterialien per Post sortieren
2 Personen
Spielstationen verpacken
2 Personen
Location und Route vorab besichtigen
2 Personen

Event

Kühlboxen füllen
2 Personen
Gelände kontrollieren
2 Personen
Tische und Stühle aufstellen
3 Personen
Partyzelt und Empfangspunkt aufbauen
3 Personen
Spielstationen aufstellen
3 Personen
Puzzles und Schlösser prüfen
2 Personen
Cateringbuffet aufbauen
3 Personen
Teilnehmende empfangen
2 Personen
Spielregeln und Sicherheit erklären
Teams zu den Startpunkten begleiten
3 Personen
Spielverlauf und Zeit im Blick behalten
2 Personen
Hinweise an Teams geben
2 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Snacks und Mahlzeit servieren
3 Personen
Gewinner bekanntgeben
Lockeren Umtrunk begleiten
2 Personen

Nachbereitung

Benutztes Geschirr sammeln
2 Personen
Spielmaterial einsammeln
3 Personen
Gelände aufräumen
4 Personen
Abfall trennen und entsorgen
2 Personen
Geschirr und Küchenmaterial abwaschen
2 Personen
Ort sauber übergeben
2 Personen
Geliehene Sachen zurückgeben
Spielmaterial trocken aufbewahren
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

FestzeltAnz. 2
KlappischeAnz. 6
KlappstühleAnz. 24
Buffet-TischAnz. 2
TischdeckenAnz. 6
AbfallbehälterAnz. 4

Spielmaterial

AbschlusstäschchenAnz. 6
VorhängeschlösserAnz. 12
ZahlenschlösserAnz. 8
KistenAnz. 8
UmschlägeAnz. 40
HinweisschilderAnz. 40
AufgabenkartenAnz. 30
KompassAnz. 6
TaschenlampenAnz. 8
UV-TaschenlampenAnz. 6
PermanentmarkerAnz. 12
NotizbücherAnz. 24
BleistifteAnz. 30
MessbänderAnz. 6
KegelAnz. 20
AbsperrbandAnz. 4
WegweiserAnz. 12
KlemmbretterAnz. 8
Preistrophäe

Ausstattung

Tragbarer LautsprecherAnz. 2
Megafon
VerlängerungskabelAnz. 3
VerlängerungskabelAnz. 3
PowerbanksAnz. 6
Wiederaufladbare BatterienAnz. 24
BatterieladegeräteAnz. 4

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 6
LED-LaternenAnz. 8

Geschirr

GläserAnz. 30
KaffeetassenAnz. 24
TellerAnz. 30
BestecksetsAnz. 30
ServierschalenAnz. 8
ServierzangenAnz. 6

Küche

KühlboxenAnz. 4
ThermoskannenAnz. 4
WasserkannenAnz. 4
SchneidebretterAnz. 3
BrotmesserAnz. 3
KüchenmesserAnz. 3
TischläuferAnz. 6

Reinigung

Erste-Hilfe-Set
HandseifeAnz. 2
SpülbürstenAnz. 3

Catering

Einkäufe

Tipps

Besichtige Route und Gelände mindestens 7 Tage vorher und prüfe dabei Wege, Verstecke, Gefahrenstellen und mögliche Alternativen. So bemerkst du fehlende Wegweiser oder Absperrungen nicht erst beim Start.
Teste jedes Rätsel mit mindestens einer Person, die die Lösung nicht kennt. Plane pro Station eine Reservehinweis-Karte ein, damit das Spiel bei einer Blockade nicht länger als 10 Minuten stehen bleibt.
Teile die Teilnehmer spätestens 3 Tage vorher in Teams und eine Startreihenfolge ein. Sende gleichzeitig Treffpunkt, Kleidungshinweise, voraussichtliche Dauer und Informationen zu Essen oder Getränken.
Kontrolliere die Wettervorhersage 48 Stunden vor dem Spiel und lege dann verbindlich fest, ob die Schlechtwetterplanung gilt. Empfindliche Hinweise solltest du zusätzlich laminieren und alle Stationen in beschrifteten Kisten oder Umschlägen sortieren.
Plane den Aufbau mit mindestens 90 Minuten Vorlauf: Tische und Sitzplätze stellen, Spielstationen verteilen, Gelände kontrollieren, Kühlboxen füllen und Lautsprecher oder Megafon testen. Powerbanks und Verlängerungskabel gehören dabei in eine eigene Technikbox.

Häufige Fragen

Wie lange dauert die Vorbereitung für ein Outdoor-Escape-Game?: Rechne mit mindestens 3 bis 4 Wochen für Thema, Route, Rätsel, Einladungen und Material. Für den letzten Testlauf und die Sortierung der Stationen solltest du zusätzlich 2 bis 3 Stunden einplanen.
Wie viele Rätsel braucht ein Outdoor-Escape-Game?: Für eine Spielzeit von etwa 90 Minuten sind 6 bis 10 Stationen ein praktikabler Richtwert. Plane pro Station ungefähr 8 bis 12 Minuten ein und halte mindestens einen Reservehinweis bereit.
Wann sollte ich die Einladungen für ein Outdoor-Escape-Game verschicken?: Verschicke die Einladungen 3 bis 4 Wochen vorher und bitte um Rückmeldung spätestens 7 Tage vor dem Termin. So bleiben mindestens 5 bis 7 Tage für Teams, Cateringmengen und Ernährungswünsche.
Was mache ich bei Regen beim Outdoor-Escape-Game?: Lege spätestens 48 Stunden vorher eine konkrete Schlechtwetter-Alternative fest. Laminierte Hinweise, wasserdichte Kisten und ein überdachter Aufbau helfen nur, wenn Route, Stationen und Briefing auch bei Regen funktionieren.

Starte diesen Plan in Lizzt

Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.