Checklist outdoor escape game organiseren

Een outdoor escape game staat of valt met een route die vooraf is getest en materiaal dat per spelpost klaarstaat. Reserveer eerst de buitenlocatie en werk daarna het verhaal, de puzzels en het slechtweerplan uit. In de laatste week controleer je de weersverwachting, bevestig je de catering en stuur je deelnemers alle praktische informatie. Deze checklist helpt je de voorbereiding in de juiste volgorde af te werken, van eerste idee tot terreincontrole en opbouw.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Escapeconcept en thema kiezen
2 personen
Buitenlocatie reserveren
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Cateringhoeveelheden berekenen
Spelroute uitwerken
2 personen
Puzzels en aanwijzingen schrijven
2 personen
Spelverhaal en briefing maken
Reservering catering bevestigen
Weersverwachting controleren
Alternatief slechtweerplan vastleggen
2 personen
Spelmateriaal inkopen
2 personen
Spelmateriaal testen
2 personen
Aanwijzingen lamineren
2 personen
Teams en startvolgorde indelen
Deelnemers praktische info sturen
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen doen
2 personen
Spelmateriaal per post sorteren
2 personen
Spelposten verpakken
2 personen
Locatie en route voorlopen
2 personen

Event

Koelboxen vullen
2 personen
Terrein controleren
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
Partytent en ontvangstpunt opbouwen
3 personen
Spelposten uitzetten
3 personen
Puzzels en sloten controleren
2 personen
Cateringbuffet klaarzetten
3 personen
Deelnemers ontvangen
2 personen
Spelregels en veiligheid uitleggen
Teams naar startpunten begeleiden
3 personen
Spelverloop en tijd bewaken
2 personen
Hints aan teams geven
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes en maaltijd serveren
3 personen
Winnaar bekendmaken
Vrije borrel begeleiden
2 personen

Nazorg

Gebruikt servies verzamelen
2 personen
Spelmateriaal innemen
3 personen
Terrein opruimen
4 personen
Afval sorteren en afvoeren
2 personen
Servies en keukenmateriaal afwassen
2 personen
Locatie schoon opleveren
2 personen
Geleende spullen retourneren
Spelmateriaal droog opbergen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentaantal 2
Klaptafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 24
Buffettafelaantal 2
Tafelkledenaantal 6
Afvalbakkenaantal 4

Spelmateriaal

Slotkistjesaantal 6
Hangslotenaantal 12
Cijferslotenaantal 8
Kistjesaantal 8
Enveloppenaantal 40
Aanwijzingskaartenaantal 40
Opdrachtkaartenaantal 30
Kompasaantal 6
Zaklampenaantal 8
UV-zaklampenaantal 6
Onuitwisbare stiftenaantal 12
Notitieboekjesaantal 24
Potlodenaantal 30
Meetlintenaantal 6
Pionnenaantal 20
Afzetlintaantal 4
Routebordjesaantal 12
Klembordenaantal 8
Prijstrofee

Apparatuur

Draagbare speakeraantal 2
Megafoon
Verlengkabelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 3
Powerbanksaantal 6
Oplaadbare batterijenaantal 24
Batterijladersaantal 4

Verlichting

Lichtslingersaantal 6
LED-lantaarnsaantal 8

Servies

Glazenaantal 30
Koffiekopjesaantal 24
Bordenaantal 30
Besteksetsaantal 30
Serveerschalenaantal 8
Serveertangenaantal 6

Keuken

Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 4
Waterkannenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Keukenmessenaantal 3
Tafellopersaantal 6

Schoonmaak

Eerstehulpset
Handzeepaantal 2
Afwasborstelsaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Loop de volledige spelroute minimaal één keer voor met alle puzzels, slotkistjes, aanwijzingen en routebordjes. Controleer daarbij ook of elke spelpost zichtbaar, bereikbaar en logisch genummerd is.
Test elk slot, kistje en hulpmiddel uiterlijk één week vooraf met iemand die het spel nog niet kent. Zo ontdek je onduidelijke aanwijzingen voordat de deelnemers starten.
Maak per team of spelpost een aparte verpakking met kaarten, potloden, notitieboekjes en overige materialen. Leg daarnaast een reserve-exemplaar van kritieke aanwijzingen apart voor verlies of schade.
Plan de briefing op een vast moment vóór de start en geef deelnemers vooraf de route-informatie, kledingadvies en weersafspraken. Gebruik een draagbare speaker of megafoon als de groep buiten verspreid staat.
Controleer het terrein op de ochtend zelf en zet tafels, stoelen, partytent, buffettafel en afvalbakken pas neer nadat de route vrij is. Vul koelboxen vlak voor vertrek en houd het alternatief bij slecht weer direct beschikbaar.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een outdoor escape game organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf met het thema, de locatie en de uitnodigingen. Reserveer de buitenlocatie en catering zo vroeg mogelijk; de laatste 7 dagen gebruik je voor testen, sorteren en praktische bevestigingen.
Hoeveel tijd heb je nodig voor een outdoor escape game?: Reken voor de voorbereiding op de dag zelf op minimaal 2 tot 3 uur, inclusief routecontrole, spelposten plaatsen, tafels opstellen en briefing klaarzetten. Plan na afloop nog ongeveer 1 uur voor opruimen en het verzamelen van materiaal.
Wat doe je bij regen tijdens een outdoor escape game?: Leg uiterlijk 1 week vooraf vast wanneer je overschakelt naar het slechtweerplan. Controleer de weersverwachting opnieuw 24 uur en 3 uur voor de start en bescherm aanwijzingen en spelmateriaal met waterdichte verpakkingen of verplaatsbare overkappingen.
Hoeveel spelmateriaal heb je nodig per team?: Maak voor elk team een eigen set met de kaarten en schrijfmateriaal die zij tijdens het spel gebruiken. Voor gezamenlijke onderdelen volstaat één set per spelpost, maar houd per cruciale aanwijzing en slot minimaal 1 reserve-exemplaar achter de hand.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.