Checklist pour organiser un escape game en plein air

Un escape game en plein air demande plus qu’une série d’énigmes. Il faut sécuriser le parcours, préparer chaque poste de jeu et prévoir une solution si la météo change. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, de la réservation du lieu au rangement du matériel. Elle couvre aussi les éléments souvent oubliés : les informations pratiques, les batteries, le balisage et la répartition des équipes.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Choisir le concept et le thème de l'escape game
2 personnes
Réserver un lieu en extérieur
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Calculer les quantités de catering
Élaborer le parcours du jeu
2 personnes
Rédiger des énigmes et des indices
2 personnes
Créer le scénario du jeu et le briefing
Confirmer la réservation du catering
Vérifier les prévisions météo
Prévoir un plan alternatif en cas de mauvais temps
2 personnes
Acheter le matériel de jeu
2 personnes
Tester le matériel de jeu
2 personnes
Plastifier les consignes
2 personnes
Répartir les équipes et l’ordre de départ
Envoyer les infos pratiques aux participants
Vérifier la liste des courses
Faire les courses
2 personnes
Trier le matériel de jeu par courrier
2 personnes
Emballer les postes de jeu
2 personnes
Repérer le lieu et l’itinéraire
2 personnes

Événement

Remplir les glacières
2 personnes
Contrôler le site
2 personnes
Installer les tables et les chaises
3 personnes
Monter le chapiteau et le point d'accueil
3 personnes
Installer les postes de jeu
3 personnes
Vérifier les puzzles et les serrures
2 personnes
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
Accueillir les participants
2 personnes
Expliquer les règles du jeu et la sécurité
Guider les équipes vers les points de départ
3 personnes
Gérer le déroulement du jeu et le timing
2 personnes
Donner des indices aux équipes
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir les snacks et le repas
3 personnes
Annoncer le vainqueur
Encadrer le cocktail libre
2 personnes

Suivi

Rassembler la vaisselle utilisée
2 personnes
Récupérer le matériel de jeu
3 personnes
Ranger le site
4 personnes
Trier et évacuer les déchets
2 personnes
Laver la vaisselle et le matériel de cuisine
2 personnes
Remettre le lieu propre
2 personnes
Rendre les articles empruntés
Ranger le matériel de jeu au sec
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tente de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 6
Chaises pliantesqté 24
Table de buffetqté 2
Nappesqté 6
Poubellesqté 4

Matériel de jeu

Petites boîtes de loterieqté 6
Cadenasqté 12
Cadenas à combinaisonqté 8
Boîtesqté 8
Enveloppesqté 40
Cartes d’orientationqté 40
Cartes de missionqté 30
Boussoleqté 6
Lampes de pocheqté 8
Lampes UVqté 6
Marqueurs indélébilesqté 12
Carnetsqté 24
Crayonsqté 30
Mètres rubansqté 6
Cônesqté 20
Ruban de balisageqté 4
Panneaux d’orientationqté 12
Presse-papiersqté 8
Trophée du prix

Équipement

Enceinte portableqté 2
Mégaphone
Rallongesqté 3
Multiprisesqté 3
Batteries externesqté 6
Piles rechargeablesqté 24
Chargeurs de batterieqté 4

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 6
Lanternes LEDqté 8

Vaisselle

Verresqté 30
Tasses à caféqté 24
Assiettesqté 30
Couvertsqté 30
Plateaux de serviceqté 8
Pinces de serviceqté 6

Cuisine

Glacièresqté 4
Thermosqté 4
Carafes d’eauqté 4
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3
Couteaux de cuisineqté 3
Chemins de tableqté 6

Nettoyage

Kit de premiers secours
Savon pour les mainsqté 2
Brosses à vaisselleqté 3

Catering

Courses

Conseils

Repérez le terrain avant le jour J et notez les distances entre les postes. Prévoyez un itinéraire de remplacement si une zone devient impraticable ou si le parcours est difficile à suivre.
Préparez chaque énigme dans une enveloppe ou une boîte clairement identifiée, puis testez l’ensemble avec un petit groupe. Vérifiez notamment les cadenas, les cartes, les lampes UV et les indices de secours.
Envoyez les informations pratiques au moins 3 jours avant l’événement : adresse exacte, durée, chaussures recommandées, heure d’arrivée et consignes en cas de pluie. Indiquez aussi le point de rendez-vous, qui peut être différent du lieu de départ.
Faites l’inventaire du matériel la veille et répartissez-le par poste de jeu. Chargez les batteries externes, l’enceinte et le mégaphone, puis emportez des rallonges et multiprises si une installation électrique est prévue.
Installez les tables, les chaises, le buffet et le balisage avant l’arrivée des participants. Gardez une réserve de temps d’au moins 45 minutes pour contrôler le site, remplir les glacières et corriger un poste mal placé.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un escape game en plein air ?: Prévoyez au moins 3 semaines pour choisir le concept, réserver le lieu, préparer les énigmes et gérer les inscriptions. Gardez les 2 derniers jours pour les courses, le conditionnement du matériel et la vérification de la météo.
Quand envoyer les invitations pour un escape game en extérieur ?: Envoyez-les environ 3 semaines avant la date prévue afin de laisser le temps de répondre et de signaler les besoins alimentaires. Demandez une confirmation définitive au plus tard 7 jours avant l’événement.
Quel délai prévoir pour installer un escape game en plein air ?: Comptez 2 à 3 heures pour installer les postes, les tables, le balisage et l’espace repas, selon la taille du parcours. Terminez l’installation au moins 45 minutes avant l’arrivée du premier groupe.
Que prévoir en cas de pluie pour un escape game en plein air ?: Décidez au moins 48 heures avant si l’événement est maintenu, déplacé ou adapté, après avoir vérifié les prévisions. Prévoyez une tente de réception et un parcours alternatif, puis communiquez la décision aux participants dès qu’elle est prise.

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