Checklist para tu escape room al aire libre
Organizar un escape room al aire libre requiere coordinar la historia, la ruta, las pruebas y la logística del lugar. Esta checklist reúne 46 tareas y 51 materiales para que sepas qué preparar y en qué orden. Incluye desde las inscripciones y el catering hasta el reparto de equipos, las cajas de juego y el plan para el mal tiempo. Haz una prueba completa de la ruta antes de la llegada de los participantes: muchos fallos aparecen al recorrerla por primera vez.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Elegir el concepto y el tema del escape room
2 personas
Reservar espacio al aire libre
Enviar invitaciones
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Calcular las cantidades de catering
Desarrollar la ruta del juego
2 personas
Escribir puzles y pistas
2 personas
Crear la historia del juego y el briefing
Confirmar la reserva del catering
Comprobar el pronóstico del tiempo
Establecer un plan alternativo para mal tiempo
2 personas
Comprar material de juego
2 personas
Probar el material del juego
2 personas
Laminado de indicaciones
2 personas
Distribuir los equipos y el orden de salida
Enviar información práctica a los participantes
Comprobar la lista de la compra
Hacer la compra
2 personas
Clasificar el material del juego por correo
2 personas
Empaquetar los puestos de juego
2 personas
Recorrer el lugar y la ruta
2 personas
Evento
Llenar las neveras portátiles
2 personas
Inspeccionar el recinto
2 personas
Colocar mesas y sillas
3 personas
Montar la carpa y el punto de recepción
3 personas
Colocar los puestos de juego
3 personas
Comprobar los puzles y candados
2 personas
Preparar el buffet de catering
3 personas
Recepción de participantes
2 personas
Explicar las reglas del juego y la seguridad
Guiar a los equipos a los puntos de salida
3 personas
Controlar el desarrollo del juego y el tiempo
2 personas
Dar pistas a los equipos
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Servir aperitivos y comida
3 personas
Anunciar al ganador
Coordinar el cóctel informal
2 personas
Seguimiento
Recoger la vajilla usada
2 personas
Retirar material de juego
3 personas
Limpiar el recinto
4 personas
Clasificar y retirar residuos
2 personas
Lavar la vajilla y el material de cocina
2 personas
Dejar el recinto limpio
2 personas
Devolver los objetos prestados
Guardar el material de juego en seco
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Carpa plegablecant. 2
- Mesas plegablescant. 6
- Sillas plegablescant. 24
- Mesa del bufécant. 2
- Mantelescant. 6
- Papeleracant. 4
Material de juego
- Cajas finalescant. 6
- Candadoscant. 12
- Candados de combinacióncant. 8
- Cajonescant. 8
- Sobrescant. 40
- Tarjetas de señalizacióncant. 40
- Cartas de tareascant. 30
- Brújulacant. 6
- Linternascant. 8
- Linternas UVcant. 6
- Rotuladores indeleblescant. 12
- Cuadernoscant. 24
- Lápicescant. 30
- Cintas métricascant. 6
- Conoscant. 20
- Cinta de balizamientocant. 4
- Carteles de rutacant. 12
- Portapapelescant. 8
- Trofeo del premio
Equipo
- Altavoz portátilcant. 2
- Megáfono
- Cables alargadorescant. 3
- Regletascant. 3
- Baterías externascant. 6
- Baterías recargablescant. 24
- Cargadores de bateríascant. 4
Iluminación
- Guirnaldas de lucescant. 6
- Faroles LEDcant. 8
Vajilla
- Vasoscant. 30
- Tazas de cafécant. 24
- Platoscant. 30
- Cubiertoscant. 30
- Bandejas de servircant. 8
- Pinzas de servircant. 6
Cocina
- Neveras portátilescant. 4
- Termoscant. 4
- Jarras de aguacant. 4
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillos de pancant. 3
- Cuchillos de cocinacant. 3
- Manteles runnerscant. 6
Limpieza
- Set de primeros auxilios
- Jabón de manoscant. 2
- Cepillos para fregarcant. 3
Catering
- Compras
Consejos
- Define la ruta antes de escribir todos los puzles. Recorre el espacio y marca cada puesto con conos, carteles o cinta de balizamiento para comprobar que los equipos pueden orientarse sin cruzarse.
- Prepara cada puesto en una caja independiente. Guarda juntos los sobres, candados, tarjetas, cuadernos y lápices de cada estación, y añade una lista de comprobación para detectar material perdido antes de empezar.
- Haz una prueba completa al menos 7 días antes. Cronometra cuánto tarda un equipo en resolver cada prueba y verifica especialmente las linternas UV, las brújulas, los candados de combinación y las cajas finales.
- Envía la información práctica entre 3 y 5 días antes. Incluye la hora de llegada, el punto de encuentro, la duración prevista, la ropa recomendada y qué ocurrirá si llueve; así reduces preguntas de última hora.
- Calcula el catering después de cerrar las inscripciones. Recoge las preferencias dietéticas y confirma la reserva, mientras dejas preparadas las neveras portátiles, las mesas del bufé, los manteles y las papeleras antes de montar el juego.
Preguntas frecuentes
- ¿Cuánto tiempo se necesita para organizar un escape room al aire libre?
- Reserva entre 3 y 4 semanas para diseñar la historia, escribir y probar los puzles, confirmar el espacio y gestionar las inscripciones. Deja la última semana para recorrer la ruta, clasificar el material y confirmar el catering.
- ¿Cuándo hay que comprobar el tiempo y preparar un plan alternativo?
- Comprueba el pronóstico 5 días antes y vuelve a revisarlo 24 horas antes del evento. Define entonces si se mantienen las pruebas, se modifica la ruta o se traslada parte del juego a una zona cubierta.
- ¿Cuántos materiales de juego hacen falta para un escape room al aire libre?
- Este plan contempla 51 materiales, entre ellos cajas finales, candados, sobres, señalización, brújulas, linternas y portapapeles. Prepara una unidad por puesto y material de reserva para las piezas pequeñas que puedan perderse.
- ¿Cuándo se envían las instrucciones a los participantes?
- Envía las instrucciones prácticas entre 3 y 5 días antes y vuelve a compartir la hora y el punto de encuentro el día anterior. Incluye también el orden de salida de los equipos y las indicaciones sobre el tiempo.
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