Open-Air-Konzert organisieren: die richtige Reihenfolge

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Beantrage Eventgenehmigung und Lärmhinweis frühzeitig: Plane dafür mindestens 6 bis 8 Wochen vor dem Konzert ein, weil Nachforderungen den gesamten Ablauf verzögern können.
• Bestätige Künstler, Auftrittszeiten und technische Anforderungen spätestens 4 Wochen vorher. Das Mischpult, die PA-Lautsprecher, Monitore, Mikrofone und DI-Boxen müssen zur Bühnenplanung passen.
• Lege die Stromplanung vor dem Aufbau fest. Prüfe, welche Stromverteiler, Verlängerungskabel und Kabelkanäle gebraucht werden, und teste die Versorgung, bevor Licht und Beschallung angeschlossen werden.
• Kläre Catering und Getränke nicht erst am Veranstaltungstag: Erfasse Ernährungswünsche eine Woche vorher, bestätige Lieferungen und kühle die Getränke rechtzeitig vor dem Einlass.
• Plane einen Wetterentscheid mit konkreter Frist, zum Beispiel 24 Stunden vor Beginn. Kontrolliere dann Zelte, Bühnendach, Beleuchtung und den Aufbauplan und teile Freiwillige für Einlass, Betreuung und Abbau ein.

Häufige Fragen

Wie früh muss man ein Open-Air-Konzert anmelden?

Beginne mindestens 6 bis 8 Wochen vor dem Termin mit Eventgenehmigung und Lärmhinweis. Für größere Veranstaltungen oder besondere Auflagen solltest du zusätzlich 2 bis 3 Wochen Puffer einplanen.

Wann sollte die Technik für ein Open-Air-Konzert reserviert werden?

Reserviere Beschallung, Mischpult, Mikrofone und Licht spätestens 4 Wochen vorher. Die endgültige technische Abstimmung mit den Künstlern sollte etwa 2 Wochen vor dem Konzert abgeschlossen sein.

Wann soll die Bühne beim Open-Air-Konzert aufgebaut werden?

Plane den Bühnenaufbau mindestens am Vortag ein, besonders wenn Bühnendach, Stromversorgung und Beleuchtung installiert werden müssen. Der Soundcheck sollte mehrere Stunden vor dem Einlass beginnen.

Wie kurzfristig kann man die Wetterplanung für ein Open-Air-Konzert machen?

Prüfe die Wettervorhersage 48 und erneut 24 Stunden vor Beginn. Spätestens 24 Stunden vorher müssen Zelte, Schutz vor Regen, Stromsicherheit und ein angepasster Aufbauplan feststehen.

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