Organiser un concert en plein air, étape par étape

Un concert en plein air se prépare dans un ordre précis : d’abord le lieu et les autorisations, puis les artistes, la technique et l’accueil du public. Les déclarations liées au bruit et à l’événement doivent être déposées assez tôt, car elles peuvent conditionner toute la programmation. Ensuite, verrouillez les livraisons, l’alimentation électrique et la répartition des bénévoles. Le jour J, gardez du temps pour inspecter le site, tester le son et gérer les imprévus météo.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver le lieu
2
Demander un permis d’événement
3
Déposer une déclaration sonore
4
Confirmer les artistes
5
Planifier les spectacles
2 personnes
6
Réserver la technique
7
Réserver le catering
8
Envoyer les invitations
2 personnes
9
Traiter les inscriptions
10
Recueillir les besoins alimentaires
11
Publier le programme
12
Répartir les bénévoles
2 personnes
13
Vérifier les prévisions météo
14
Confirmer les livraisons
15
Imprimer le déroulé
16
Créer des badges pour l’équipe
2 personnes
17
Faire les courses
2 personnes
18
Refroidir les boissons
2 personnes
19
Préparer les en-cas
3 personnes
20
Inspecter le lieu
2 personnes
21
Réception des livraisons
3 personnes
22
Monter la scène
6 personnes
23
Installer le système de sonorisation
4 personnes
24
Installer l'éclairage
3 personnes
25
Brancher l'alimentation électrique
3 personnes
26
Installer les tables et les chaises
4 personnes
27
Installer les tentes de fête
4 personnes
28
Aménager l'espace traiteur
3 personnes
29
Aménager le bar
3 personnes
30
Balisage de l’accès
2 personnes
31
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
32
Installer la décoration
3 personnes
33
Aménager les loges des artistes
2 personnes
34
Préparer le service traiteur
4 personnes
35
Effectuer la balance technique
4 personnes
36
Accueillir les artistes
2 personnes
37
Afficher le programme et les horaires
2 personnes
38
Vérifier la sécurité du site
2 personnes

Événement

39
Ouvrir l'entrée du public
3 personnes
40
Accueillir les visiteurs
3 personnes
41
Annoncer le programme
42
Encadrer la première prestation
3 personnes
43
Ouvrir le bar
3 personnes
44
Servir des amuse-bouches
3 personnes
45
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
46
Rassembler la vaisselle
2 personnes
47
Répondre aux questions du public
2 personnes
48
Alterner les spectacles
4 personnes
49
Accompagner les artistes
2 personnes
50
Gérer la technique pendant le concert
3 personnes
51
Gérer l’éclairage pendant le concert
2 personnes
52
Garder le matériel de premiers secours à disposition
53
Vider les poubelles
2 personnes
54
Encadrer la dernière représentation
3 personnes
55
Reconduire les visiteurs
3 personnes

Suivi

56
Fermer le bar
3 personnes
57
Éteindre l'installation sonore
3 personnes
58
Sécuriser la scène
2 personnes
59
Rafraîchir les denrées alimentaires
2 personnes
60
Rassembler les déchets
4 personnes
61
Nettoyer le site
4 personnes
62
Démonter le mobilier
4 personnes
63
Démonter la technique
4 personnes
64
Retirer la décoration
3 personnes
65
Faire la vaisselle
3 personnes
66
Remettre le lieu en état
2 personnes
67
Retourner les matériels
2 personnes
68
Ranger les stocks restants
2 personnes
69
Enregistrer les objets trouvés
70
Traiter les factures et la caisse
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Éléments de podiumqté 12
Escalier de podium
Tablesqté 10
Chaises pliantesqté 120
Tabourets de barqté 8
Sous-mains de barqté 2
Bancs des artistesqté 4
Portants à vêtementsqté 2

Équipement

Table de mixage
Haut-parleurs PAqté 4
Subwoofersqté 2
Moniteurs de scèneqté 4
Microphonesqté 8
Pieds de microqté 8
Boîtiers DIqté 4
Câbles d'instrumentsqté 12
Câbles multipairesqté 2
Casque audioqté 2
Structure de podium
Rallongesqté 10
Goulottes de câblesqté 12
Multiprisesqté 8
Répartiteurs électriquesqté 3

Éclairage

Projecteurs LED de scèneqté 8
Lampes d'ambianceqté 12
Projecteurs de chantierqté 4
Pieds d’éclairageqté 4

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 180
Assiettesqté 150
Couvertsqté 150
Tasses à caféqté 60
Plateaux de serviceqté 12

Cuisine

Glacièresqté 6
Thermosqté 4
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Planches à découperqté 4
Pinces de cuisine et de serviceqté 8
Verres doseursqté 2

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Tentures de scèneqté 4
Panneaux du programmeqté 4
Panneaux indicateursqté 8
Chemins de tableqté 10
Serre-câblesqté 100

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Extincteursqté 4
Barrières de sécuritéqté 12
Panneaux d'avertissementqté 8
Gants de travailqté 12

Nettoyage

Poubellesqté 12
Balayette et pelleqté 4
Sets de balaiqté 3
Sets de serpillièreqté 2
Seaux de nettoyageqté 4
Flacons de gel hydroalcooliqueqté 4

Inscription

Presse-papiersqté 4
Stylosqté 30
Badges de l’équipeqté 30
Caisse d'espèces
Braceletsqté 200

Catering

Courses

Conseils

Commencez par réserver le lieu et vérifier les autorisations nécessaires au moins 8 à 12 semaines avant le concert. Une déclaration sonore oubliée peut retarder ou limiter les spectacles.
Bloquez la programmation avant de commander la technique. Pour chaque artiste, notez les microphones, boîtiers DI, retours de scène et câbles nécessaires afin d’éviter une installation incomplète le jour J.
Prévoyez une vraie fenêtre de montage : comptez au moins 4 heures pour la scène, la sonorisation, l’éclairage et les branchements électriques, puis gardez 60 minutes pour les tests.
Consultez les prévisions météo 72 heures avant, puis de nouveau le matin même. Les tentes, les projecteurs de chantier et la protection des câbles doivent être prévus avant l’arrivée des premières livraisons.
Imprimez le déroulé et les badges de l’équipe la veille. Répartissez les bénévoles par créneaux d’au moins 3 heures et désignez une personne responsable des livraisons, du catering et des besoins alimentaires.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concert en plein air ?: Prévoyez généralement 8 à 12 semaines pour un petit ou moyen concert. Ce délai permet de réserver le lieu, obtenir les autorisations, confirmer les artistes et réserver la technique.
Quand faut-il déposer une déclaration sonore pour un concert ?: Déposez-la dès que le lieu et les horaires sont confirmés, idéalement 6 à 8 semaines avant l’événement. Vérifiez ensuite les éventuelles restrictions au moins 15 jours avant le concert.
Combien de temps faut-il pour monter la scène et le son ?: Réservez au minimum 4 heures de montage, puis 60 à 90 minutes pour les balances et les tests d’éclairage. Une livraison en retard ou une alimentation électrique insuffisante peut facilement ajouter une heure.
Quand faut-il vérifier la météo pour un concert en plein air ?: Faites une première vérification 72 heures avant, une deuxième la veille et une dernière le matin même. À moins de 24 heures du début, confirmez le plan pour les tentes, le public, les câbles et le matériel électrique.

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