Cómo organizar un concierto al aire libre paso a paso
Organizar un concierto al aire libre exige coordinar permisos, artistas, técnica, público y proveedores en un orden concreto. Empieza por reservar el lugar y tramitar la autorización antes de confirmar todos los servicios. Después cierra el programa, el sonido, la electricidad, el catering y el equipo de apoyo. La última semana sirve para comprobar el tiempo, confirmar entregas y preparar acreditaciones, compras y un plan de trabajo claro para el montaje.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Reservar el lugar
- 2
Solicitar el permiso del evento
- 3
Presentar una incidencia de sonido
- 4
Confirmar a los artistas
- 5
Planificar las actuaciones
2 personas
- 6
Reservar técnica
- 7
Reservar el catering
- 8
Enviar invitaciones
2 personas
- 9
Gestionar inscripciones
- 10
Recoger preferencias dietéticas
- 11
Publicar el programa
- 12
Asignar voluntarios
2 personas
- 13
Comprobar el pronóstico del tiempo
- 14
Confirmar entregas
- 15
Imprimir el plan de trabajo
- 16
Hacer las acreditaciones del equipo
2 personas
- 17
Hacer la compra
2 personas
- 18
Enfriar bebidas
2 personas
- 19
Preparar aperitivos
3 personas
- 20
Inspeccionar el lugar
2 personas
- 21
Recibir entregas
3 personas
- 22
Montar el escenario
6 personas
- 23
Montar el sistema de sonido
4 personas
- 24
Instalar la iluminación
3 personas
- 25
Conectar la alimentación eléctrica
3 personas
- 26
Colocar mesas y sillas
4 personas
- 27
Montar carpas
4 personas
- 28
Montar el espacio de catering
3 personas
- 29
Montar la barra
3 personas
- 30
Señalizar la ruta de acceso
2 personas
- 31
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
- 32
Colgar la decoración
3 personas
- 33
Preparar los camerinos
2 personas
- 34
Preparar el catering
4 personas
- 35
Realizar la prueba técnica de sonido
4 personas
- 36
Recibir a los artistas
2 personas
- 37
Colgar el programa y los horarios
2 personas
- 38
Revisar la seguridad del recinto
2 personas
Evento
- 39
Abrir la entrada para el público
3 personas
- 40
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
- 41
Anunciar el programa
- 42
Acompañar la primera actuación
3 personas
- 43
Abrir el bar
3 personas
- 44
Servir aperitivos
3 personas
- 45
Rellenar las bebidas
2 personas
- 46
Recoger la vajilla
2 personas
- 47
Responder preguntas del público
2 personas
- 48
Alternar actuaciones
4 personas
- 49
Acompañar a los artistas
2 personas
- 50
Operar la técnica durante el concierto
3 personas
- 51
Controlar la iluminación durante el concierto
2 personas
- 52
Mantener disponible el material de primeros auxilios
- 53
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
- 54
Coordinar la última actuación
3 personas
- 55
Acompañar a los visitantes a la salida
3 personas
Seguimiento
- 56
Cerrar el bar
3 personas
- 57
Apagar el sistema de sonido
3 personas
- 58
Cerrar el escenario de forma segura
2 personas
- 59
Enfriar los alimentos
2 personas
- 60
Recoger la basura
4 personas
- 61
Limpiar el recinto
4 personas
- 62
Desmontar el mobiliario
4 personas
- 63
Desmontar el equipo técnico
4 personas
- 64
Retirar la decoración
3 personas
- 65
Lavar la vajilla
3 personas
- 66
Entregar la ubicación
2 personas
- 67
Devolver los materiales
2 personas
- 68
Recoger el stock sobrante
2 personas
- 69
Registrar objetos perdidos
- 70
Procesar las facturas y el efectivo de caja
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Carpas de fiestacant. 3
- Piezas de escenariocant. 12
- Escalera del escenario
- Mesascant. 10
- Sillas plegablescant. 120
- Taburetes de barcant. 8
- Bandejas de barcant. 2
- Bancos para artistascant. 4
- Percheroscant. 2
Equipo
- Mesa de mezclas
- Altavoces de PAcant. 4
- Subwooferscant. 2
- Monitores de escenariocant. 4
- Micrófonoscant. 8
- Soportes de micrófonocant. 8
- Cajas DIcant. 4
- Cables de instrumentoscant. 12
- Cables multipuertocant. 2
- Auricularescant. 2
- Cubierta del escenario
- Cables alargadorescant. 10
- Canaletas para cablescant. 12
- Regletascant. 8
- Distribuidores de corrientecant. 3
Iluminación
- Luces LED de escenariocant. 8
- Luces decorativascant. 12
- Lámparas de obracant. 4
- Trípodes de iluminacióncant. 4
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 180
- Platoscant. 150
- Cubiertoscant. 150
- Tazas de cafécant. 60
- Bandejas de serviciocant. 12
Cocina
- Neveras portátilescant. 6
- Termoscant. 4
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Tablas de cortarcant. 4
- Pinzas de cocina y de servircant. 8
- Jarras medidorascant. 2
Decoración
- Guirnaldascant. 8
- Telones de escenariocant. 4
- Carteles del programacant. 4
- Carteles direccionalescant. 8
- Manteles runnerscant. 10
- Bridascant. 100
Seguridad
- Botiquines de primeros auxilioscant. 2
- Extintorescant. 4
- Vallas de separacióncant. 12
- Señales de advertenciacant. 8
- Guantes de trabajocant. 12
Limpieza
- Papeleracant. 12
- Recogedor y escobacant. 4
- Sets de escobacant. 3
- Fregonascant. 2
- Cubos de limpiezacant. 4
- Botellas de spray para manoscant. 4
Registro
- Portapapelescant. 4
- Bolígrafoscant. 30
- Credenciales del equipocant. 30
- Caja para efectivo
- Pulserascant. 200
Catering
- Compras
Consejos
- Solicita el permiso y presenta la incidencia de sonido con varias semanas de margen: sin esa documentación, una reserva de artistas o técnica puede quedar bloqueada. Guarda una copia impresa y otra digital para el día del concierto.
- Cierra el plano técnico antes de montar: define dónde van el escenario, la mesa de mezclas, los altavoces, los monitores y los cables. Deja canaletas y alargadores previstos para evitar cables sueltos en las zonas de paso.
- Confirma a los artistas, el orden de las actuaciones y las necesidades de cada grupo al menos 7 días antes. Reserva bancos para artistas, micrófonos, soportes, cajas DI y cables según la información recibida, no según una estimación general.
- Comprueba el pronóstico 72 y 24 horas antes, y decide quién activa el plan alternativo. Las carpas, la cubierta del escenario y las lámparas de obra deben estar disponibles antes de que llegue el primer proveedor si el recinto puede mojarse o quedar oscuro.
- Imprime el plan de trabajo y prepara las acreditaciones del equipo el día anterior. Asigna voluntarios a recepción, inscripciones, catering y apoyo de escenario, y confirma cada entrega con hora, contacto y punto de descarga.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un concierto al aire libre?
- Empieza entre 8 y 12 semanas antes para reservar el lugar, solicitar el permiso y confirmar a los artistas. Deja la última semana para el programa, voluntarios, entregas, compras y comprobaciones técnicas.
- ¿Qué hay que comprobar antes de montar el escenario?
- Inspecciona el lugar, confirma el punto de descarga y verifica la alimentación eléctrica antes de que llegue el equipo. Comprueba también que haya espacio para escenario, escalera, cubierta, sonido, iluminación y canaletas de cables.
- ¿Cuánta bebida hay que preparar para un concierto al aire libre?
- Calcula entre 2 y 3 bebidas por persona durante la primera hora y ajusta después según la duración y el calor. Enfría las bebidas el día anterior y confirma las preferencias dietéticas antes de cerrar el catering.
- ¿Qué hago si llueve el día del concierto?
- Toma la decisión operativa entre 24 y 48 horas antes, según el pronóstico y las condiciones del recinto. Prepara carpas, cubierta del escenario y protección para conexiones, y comunica cualquier cambio al equipo, artistas y asistentes.
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