Zo organiseer je een openluchtconcert

Begin met de locatie, vergunningen en technische haalbaarheid voordat je artiesten of catering definitief vastlegt. Werk daarna het programma, de publieksstroom en de crewbezetting uit. Bij een openluchtconcert gaat het vaak mis met stroom, geluidsoverlast, weersomslag en leveringen die tegelijk aankomen. Plan de opbouw als een aparte productiedag en controleer op locatie of podium, kabels, verlichting en publieksvoorzieningen logisch en veilig staan.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie reserveren
2
Evenementvergunning aanvragen
3
Geluidsmelding indienen
4
Artiesten bevestigen
5
Optredens inplannen
2 personen
6
Techniek reserveren
7
Catering reserveren
8
Uitnodigingen versturen
2 personen
9
Aanmeldingen verwerken
10
Dieetwensen verzamelen
11
Programma publiceren
12
Vrijwilligers indelen
2 personen
13
Weersverwachting controleren
14
Leveringen bevestigen
15
Draaiboek afdrukken
16
Crewbadges maken
2 personen
17
Boodschappen doen
2 personen
18
Dranken koelen
2 personen
19
Hapjes voorbereiden
3 personen
20
Locatie inspecteren
2 personen
21
Leveringen ontvangen
3 personen
22
Podium opbouwen
6 personen
23
Geluidsinstallatie opbouwen
4 personen
24
Verlichting installeren
3 personen
25
Stroomvoorziening aansluiten
3 personen
26
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
27
Partytenten opzetten
4 personen
28
Cateringruimte inrichten
3 personen
29
Bar inrichten
3 personen
30
Toegangsroute markeren
2 personen
31
Afvalpunten plaatsen
2 personen
32
Decoratie ophangen
3 personen
33
Artiestenruimtes inrichten
2 personen
34
Catering voorbereiden
4 personen
35
Technische soundcheck uitvoeren
4 personen
36
Artiesten ontvangen
2 personen
37
Programma en tijden ophangen
2 personen
38
Terreinveiligheid controleren
2 personen

Event

39
Publieksingang openen
3 personen
40
Bezoekers verwelkomen
3 personen
41
Programma aankondigen
42
Eerste optreden begeleiden
3 personen
43
Bar openen
3 personen
44
Hapjes serveren
3 personen
45
Dranken bijvullen
2 personen
46
Servies verzamelen
2 personen
47
Publieksvragen beantwoorden
2 personen
48
Optredens wisselen
4 personen
49
Artiesten begeleiden
2 personen
50
Techniek tijdens concert bedienen
3 personen
51
Licht tijdens concert bedienen
2 personen
52
EHBO-materiaal beschikbaar houden
53
Afvalbakken legen
2 personen
54
Laatste optreden begeleiden
3 personen
55
Bezoekers uitgeleiden
3 personen

Nazorg

56
Bar sluiten
3 personen
57
Geluidsinstallatie uitschakelen
3 personen
58
Podium veilig afsluiten
2 personen
59
Etenswaren koelen
2 personen
60
Afval verzamelen
4 personen
61
Terrein schoonmaken
4 personen
62
Meubilair afbreken
4 personen
63
Techniek afbreken
4 personen
64
Decoratie verwijderen
3 personen
65
Servies afwassen
3 personen
66
Locatie opleveren
2 personen
67
Materialen retourneren
2 personen
68
Overgebleven voorraad opruimen
2 personen
69
Gevonden voorwerpen registreren
70
Facturen en kassageld verwerken
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Podiumdelenaantal 12
Podiumtrap
Tafelsaantal 10
Klapstoelenaantal 120
Barkrukkenaantal 8
Barbladenaantal 2
Artiestenbankenaantal 4
Kledingrekkenaantal 2

Apparatuur

Mengtafel
PA-speakersaantal 4
Subwoofersaantal 2
Podiummonitorenaantal 4
Microfoonsaantal 8
Microfoonstatievenaantal 8
DI-boxenaantal 4
Instrumentkabelsaantal 12
Multikabelsaantal 2
Koptelefoonaantal 2
Podiumoverkapping
Verlengkabelsaantal 10
Kabelgotenaantal 12
Stekkerdozenaantal 8
Stroomverdelersaantal 3

Verlichting

LED-podiumlampenaantal 8
Sfeerlampenaantal 12
Bouwlampenaantal 4
Lichtstatievenaantal 4

Servies

Herbruikbare drinkglazenaantal 180
Bordenaantal 150
Besteksetsaantal 150
Koffiekopjesaantal 60
Serveerbladenaantal 12

Keuken

Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Snijplankenaantal 4
Koks- en serveertangenaantal 8
Maatbekersaantal 2

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 8
Podiumdoekenaantal 4
Programmabordenaantal 4
Pijlbordenaantal 8
Tafellopersaantal 10
Kabelbindersaantal 100

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Brandblussersaantal 4
Afzethekkenaantal 12
Waarschuwingsbordenaantal 8
Werkhandschoenenaantal 12

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Stoffer en blikaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Dweilsetsaantal 2
Schoonmaakemmersaantal 4
Handsprayflaconsaantal 4

Registratie

Clipboardsaantal 4
Pennenaantal 30
Crewbadgesaantal 30
Contantgeldkist
Polsbandjesaantal 200

Catering

Boodschappen

Tips

Regel de evenementvergunning en geluidsmelding vroeg in het traject. Neem in je planning minimaal enkele weken ruimte op voor voorwaarden, aanvullingen en eventuele aanpassingen aan het programma.
Leg techniek vast zodra de artiesten bevestigd zijn. Een openluchtconcert vraagt niet alleen om PA-speakers en microfoons, maar ook om mengtafel, monitoren, DI-boxen, multikabels en voldoende stroomverdeling.
Maak het programma met opbouw- en soundchecktijden, niet alleen met optreedtijden. Reserveer per act een eigen wisselmoment, zodat kabels en microfoons niet tussen twee optredens gehaast worden verplaatst.
Controleer de weersverwachting uiterlijk de dag vooraf en bepaal wie beslist over partytenten, podiumoverkapping en aanpassingen in de publieksruimte. Koel dranken pas nadat je het verwachte aantal bezoekers en de levertijd hebt bevestigd.
Druk het draaiboek af en deel crewbadges en taken vóór de opbouw uit. Plan tijdens de opbouw een locatie-inspectie en controleer daarna afzonderlijk podium, geluidsinstallatie, verlichting, kabelgoten en stroomaansluitingen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een openluchtconcert organiseren?: Begin bij voorkeur minimaal 8 tot 12 weken vooraf met locatie, vergunningen en geluidsmelding. Artiesten, techniek en catering leg je daarna zo snel mogelijk vast, zodat je nog tijd hebt voor het programma en de vrijwilligersindeling.
Wanneer moet ik de techniek voor een openluchtconcert regelen?: Reserveer de techniek direct nadat de artiesten zijn bevestigd, idealiter 6 tot 8 weken voor het concert. Vraag per act de technische eisen op en controleer of de locatie genoeg stroompunten en veilige kabelroutes heeft.
Hoeveel tijd heb je nodig om een openluchtconcert op te bouwen?: Reken voor podium, geluidsinstallatie, verlichting en stroom minimaal 4 tot 6 uur opbouw, afhankelijk van de omvang. Plan daarna nog minstens 60 minuten voor soundcheck, kabelcontrole en een volledige test van microfoons en monitoren.
Wat moet ik doen bij slecht weer tijdens een openluchtconcert?: Maak uiterlijk 24 uur vooraf een weerbesluit en wijs één verantwoordelijke aan. Controleer of podium en techniek onder een geschikte overkapping staan, zet losse materialen vast en bepaal vooraf wanneer je programma of publieksopstelling wordt aangepast.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.