Was du für ein Open-Air-Konzert brauchst
Bei einem Open-Air-Konzert brauchst du neben Bühne und Tontechnik vor allem eine belastbare Versorgung für Publikum und Crew. Plane Getränke, Geschirr, Sitzplätze, Wetterschutz, Kabel und Beleuchtung nach Gästezahl und Veranstaltungsdauer. Viele Dinge werden zu spät bestellt: Stromverteiler, Kabelkanäle, Bühnendach und zusätzliche Lichtquellen gehören schon vor dem Aufbau auf die Einkauf- und Mietliste. Diese Übersicht ergänzt deinen konkreten Ablauf mit Mengen und Fristen, an denen du dich orientieren kannst.
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- PartyzelteAnz. 3
- BühnenelementeAnz. 12
- Bühnentreppe
- TischeAnz. 10
- KlappstühleAnz. 120
- BarhockerAnz. 8
- BarunterlagenAnz. 2
- KünstlerbänkeAnz. 4
- KleiderständerAnz. 2
Ausstattung
- Mischpult
- PA-LautsprecherAnz. 4
- SubwooferAnz. 2
- BühnemonitoreAnz. 4
- MikrofoneAnz. 8
- MikrofonständerAnz. 8
- DI-BoxenAnz. 4
- InstrumentenkabelAnz. 12
- MultikabelAnz. 2
- KopfhörerAnz. 2
- Bühnendach
- VerlängerungskabelAnz. 10
- KabelkanäleAnz. 12
- VerlängerungskabelAnz. 8
- StromverteilerAnz. 3
Beleuchtung
- LED-BühnenlichterAnz. 8
- StimmungsleuchtenAnz. 12
- BaustrahlerAnz. 4
- LichtstativeAnz. 4
Geschirr
- Wiederverwendbare TrinkgläserAnz. 180
- TellerAnz. 150
- BestecksetsAnz. 150
- KaffeetassenAnz. 60
- ServiertablettsAnz. 12
Küche
- KühlboxenAnz. 6
- ThermoskannenAnz. 4
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- SchneidebretterAnz. 4
- Koch- und ServierzangenAnz. 8
- MessbecherAnz. 2
Dekoration
- WimpelkettenAnz. 8
- BühnentücherAnz. 4
- ProgrammschilderAnz. 4
- WegweiserAnz. 8
- TischläuferAnz. 10
- KabelbinderAnz. 100
Sicherheit
- Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
- FeuerlöscherAnz. 4
- AbsperrgitterAnz. 12
- WarnschilderAnz. 8
- ArbeitshandschuheAnz. 12
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 12
- Handfeger und KehrblechAnz. 4
- BesensetsAnz. 3
- WischsetsAnz. 2
- PutzeimerAnz. 4
- HandsprayflaschenAnz. 4
Registrierung
- KlemmbretterAnz. 4
- StifteAnz. 30
- Crew-BadgesAnz. 30
- Bargeldkasse
- ArmbänderAnz. 200
Catering
- Einkäufe
- Spa Blauw - 240 Flaschen
- Spa Rood - 60 Flaschen
- Cola - 36 Flaschen
- Cola Zero - 36 Flaschen
- Orangenlimonade - 24 Flaschen
- Bitter Lemon - 12 Flaschen
- Tonic - 12 Flaschen
- Apfelsaft - 12 Packungen
- Orangensaft - 12 Packungen
- Alkoholfreies Bier - 48 Flaschen
- Pilsener - 144 Flaschen
- Weißwein - 18 Flaschen
- Rosé - 12 Flaschen
- Rotwein - 6 Flaschen
- Kaffee - 6 Packungen
- Tee - 4 Kartons
- Zucker - 3 Packungen
- Süßstoff - 2 Packungen
- Milch - 12 Liter
- Hafermilch - 6 Liter
- Zitronen - 3 Kilo
- Eiswürfel - 30 Kilo
- Paprikachips - 8 Tüten
- Chips natur - 8 Tüten
- Tortillachips - 6 Tüten
- Erdnüsse - 5 Säcke
- Oliven - 4 Gläser
- Gemischte Nüsse - 4 Tüten
- Trauben - 6 Kilo
- Äpfel - 8 Kilo
- Bananen - 6 Kilo
- Gurken - 4 Kilo
- Cherrytomaten - 4 Kilo
- Karotten - 4 Kilo
- Hummus - 12 Becher
- Baguettes - 20 Stück
- Mini-Aufbackbrötchen - 12 Beutel
- Süßrahmbutter - 2 Kilo
- Junger Käse - 3 Kilo
- Brie - 2 Kilo
- Hummus-Wraps - 60 Stück
- Hähnchenwraps - 60 Stück
- Vegetarische Quiches - 8 Stück
- Mini-Pizzen - 120 Stück
- Falafelbällchen - 150 Stück
- Satésauce - 4 Gläser
- Mayonnaise - 3 Flaschen
- Ketchup - 3 Flaschen
- Senf - 2 Gläser
- Chilisauce - 2 Flaschen
- Salz - 2 Packungen
- Pfeffer – 2 Dosen
- Olivenöl - 2 Flaschen
- Servietten - 1000 Stück
- Kaffeefilter - 2 Packungen
- Rührstäbchen - 500 Stück
- Cocktailspieße - 500 Stück
- Backpapier - 2 Rollen
- Aluminiumfolie - 2 Rollen
- Frischhaltefolie - 2 Rollen
- Handseife - 6 Spender
- Handdesinfektionsmittel - 6 Flaschen
- Müllsäcke - 100 Stück
- Kaffeebecher - 250 Stück
- Papp-Snackschalen - 300 Stück
- Küchenpapier - 12 Rollen
- Toilettenpapier - 24 Rollen
- Spülmittel - 4 Flaschen
- Geschirrspültabs - 60 Stück
- Allzweckreiniger - 4 Flaschen
- Glasreiniger - 2 Flaschen
- Desinfektionstücher - 6 Packungen
- Schwämmchen - 12 Stück
- Mikrofasertücher - 20 Stück
Tipps
- Rechne für die erste Stunde mit zwei bis drei Getränken pro Person und danach mit etwa einem Getränk pro Stunde. Kaufe Wasser zusätzlich zu den übrigen Getränken und stelle es an mindestens zwei gut erreichbaren Punkten bereit.
- Plane ungefähr einen Teller und ein wiederverwendbares Trinkglas pro erwarteten Gast plus 10 Prozent Reserve. Bei 100 Gästen sind das mindestens 110 Teller und 110 Gläser, damit Nachschub, Bruch und verspätete Rückgaben nicht zum Engpass werden.
- Miete Partyzelte und ein Bühnendach nicht erst nach dem Wettercheck. Kläre Wetterschutz, Abspannungen und Lieferzeit spätestens sieben Tage vor dem Konzert, besonders wenn Technik und Catering darunter stehen müssen.
- Bestelle Verlängerungskabel, Stromverteiler und Kabelkanäle nach der tatsächlichen Entfernung zwischen Stromquelle, Bühne und Mischpult. Lege mindestens 20 Prozent zusätzliche Kabellänge zurück und sichere alle Laufwege vor dem Einlass.
- Plane die Beleuchtung für den Abbau mit ein: LED-Bühnenlichter reichen nicht für Wege, Backstage und Lieferbereich. Stelle Baustrahler auf Lichtstative und prüfe mindestens zwei Stunden vor Einlass, ob Kabel und Stromversorgung funktionieren.
Häufige Fragen
- Wie viele Getränke brauche ich für ein Open-Air-Konzert?
- Kalkuliere für die erste Stunde zwei bis drei Getränke pro Person und für jede weitere Stunde etwa ein Getränk. Bei 100 Gästen und vier Stunden Veranstaltung ergibt das grob 500 bis 600 Getränke, einschließlich Reserve und alkoholfreier Optionen.
- Wie viele Gläser und Teller brauche ich für 100 Gäste?
- Plane mindestens 110 wiederverwendbare Trinkgläser und 110 Teller ein, also jeweils ein Stück pro Gast plus 10 Prozent Reserve. Bei einem Selbstbedienungsbereich brauchst du zusätzliche Sammelbehälter, damit benutztes Geschirr nicht auf den Tischen stehen bleibt.
- Wann muss ich Technik und Bühnendach für ein Open-Air-Konzert reservieren?
- Reserviere Mischpult, PA-Lautsprecher, Mikrofone, Monitore und Bühnendach mindestens vier bis sechs Wochen vor dem Termin. Prüfe die Lieferung spätestens sieben Tage vorher und kontrolliere am Veranstaltungstag mindestens zwei Stunden vor Einlass alle Anschlüsse.
- Wie viel zusätzliche Beleuchtung brauche ich draußen?
- Neben der Bühnenbeleuchtung solltest du mindestens zwei Baustrahler für Backstage- oder Lieferbereiche und zusätzliche Stimmungsleuchten für Wege einplanen. Teste die komplette Beleuchtung spätestens zwei Stunden vor Einlass und halte Ersatzlampen oder eine alternative Lichtquelle bereit.
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