Open-Air-Konzert organisieren: Checkliste mit Zeitplan

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Beantrage die Eventgenehmigung und reiche den Lärmh‍inweis mehrere Wochen vor dem Konzert ein. Prüfe außerdem, ob die Location eigene Fristen oder Auflagen für Außenveranstaltungen vorgibt.
• Plane Ton und Strom als gemeinsames Paket: Mischpult, PA-Lautsprecher, Subwoofer, Monitore und Beleuchtung brauchen ausreichend Anschlüsse und geschützte Kabelwege. Lege Verlängerungskabel, Stromverteiler und Kabelkanäle vor dem Aufbau bereit.
• Bestätige Lieferungen spätestens am Vortag und bestimme eine Person zur Annahme. Das verhindert, dass Bühnenelemente, Catering oder Technik während des Aufbaus unbemerkt fehlen.
• Kühle Getränke erst kurz vor dem Einlass und rechne für die erste Stunde mit etwa zwei bis drei Getränken pro Person. Wiederverwendbare Trinkgläser und ausreichend Barunterlagen solltest du vor dem Öffnen der Bar ausgeben.
• Prüfe die Wettervorhersage am Vortag und am Veranstaltungstag erneut. Partyzelte, Bühnendach, Baustrahler und trockene Lagerflächen müssen vor dem Aufbau einsatzbereit sein, nicht erst bei den ersten Regentropfen.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich ein Open-Air-Konzert anmelden?

Beginne mindestens 6 bis 8 Wochen vorher mit Eventgenehmigung und Lärmh‍inweis. Manche Gemeinden verlangen längere Vorlaufzeiten, deshalb solltest du die örtlichen Fristen direkt nach der Location-Buchung prüfen.

Wann sollte die Technik für ein Open-Air-Konzert gebucht werden?

Buche Beschallung, Mikrofone, Bühnenmonitore und Beleuchtung idealerweise 6 bis 10 Wochen vor dem Termin. Spätestens 2 Wochen vorher müssen Strombedarf, Kabelwege und Aufbauzeiten mit dem Technikteam abgestimmt sein.

Wie viel Getränke brauche ich für ein Open-Air-Konzert?

Plane für die erste Stunde etwa zwei bis drei Getränke pro Person und danach ungefähr eines pro Stunde. Bei warmem Wetter brauchst du zusätzlich Wasser und eine Reserve von mindestens 10 Prozent.

Wann sollte die Wetterplanung für das Konzert erfolgen?

Lege eine erste Wetterentscheidung 48 Stunden vorher fest und prüfe die Vorhersage am Veranstaltungstag erneut. Zelte, Bühnendach und Schutz für Technik sollten dann bereits organisiert sein, damit der Aufbau nicht verzögert wird.

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