Openluchtconcert organiseren: checklist en planning

Een openluchtconcert vraagt meer voorbereiding dan alleen artiesten en een podium regelen. Je moet vergunningen, geluidsmelding, techniek, stroom, catering en publieksbegeleiding op elkaar afstemmen. Begin met de locatie en toestemming, leg daarna artiesten en leveranciers vast en werk toe naar een concreet draaiboek. In de laatste week draait het vooral om bevestigen, weersverwachting controleren en materialen zoals kabelgoten, microfoons en herbruikbare drinkglazen op tijd klaarzetten.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Locatie reserveren
Evenementvergunning aanvragen
Geluidsmelding indienen
Artiesten bevestigen
Optredens inplannen
2 personen
Techniek reserveren
Catering reserveren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Programma publiceren
Vrijwilligers indelen
2 personen
Weersverwachting controleren
Leveringen bevestigen
Draaiboek afdrukken
Crewbadges maken
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Locatie inspecteren
2 personen
Leveringen ontvangen
3 personen
Podium opbouwen
6 personen
Geluidsinstallatie opbouwen
4 personen
Verlichting installeren
3 personen
Stroomvoorziening aansluiten
3 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Partytenten opzetten
4 personen
Cateringruimte inrichten
3 personen
Bar inrichten
3 personen
Toegangsroute markeren
2 personen
Afvalpunten plaatsen
2 personen
Decoratie ophangen
3 personen
Artiestenruimtes inrichten
2 personen
Catering voorbereiden
4 personen
Technische soundcheck uitvoeren
4 personen
Artiesten ontvangen
2 personen
Programma en tijden ophangen
2 personen
Terreinveiligheid controleren
2 personen

Event

Publieksingang openen
3 personen
Bezoekers verwelkomen
3 personen
Programma aankondigen
Eerste optreden begeleiden
3 personen
Bar openen
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Servies verzamelen
2 personen
Publieksvragen beantwoorden
2 personen
Optredens wisselen
4 personen
Artiesten begeleiden
2 personen
Techniek tijdens concert bedienen
3 personen
Licht tijdens concert bedienen
2 personen
EHBO-materiaal beschikbaar houden
Afvalbakken legen
2 personen
Laatste optreden begeleiden
3 personen
Bezoekers uitgeleiden
3 personen

Nazorg

Bar sluiten
3 personen
Geluidsinstallatie uitschakelen
3 personen
Podium veilig afsluiten
2 personen
Etenswaren koelen
2 personen
Afval verzamelen
4 personen
Terrein schoonmaken
4 personen
Meubilair afbreken
4 personen
Techniek afbreken
4 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Locatie opleveren
2 personen
Materialen retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opruimen
2 personen
Gevonden voorwerpen registreren
Facturen en kassageld verwerken
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Podiumdelenaantal 12
Podiumtrap
Tafelsaantal 10
Klapstoelenaantal 120
Barkrukkenaantal 8
Barbladenaantal 2
Artiestenbankenaantal 4
Kledingrekkenaantal 2

Apparatuur

Mengtafel
PA-speakersaantal 4
Subwoofersaantal 2
Podiummonitorenaantal 4
Microfoonsaantal 8
Microfoonstatievenaantal 8
DI-boxenaantal 4
Instrumentkabelsaantal 12
Multikabelsaantal 2
Koptelefoonaantal 2
Podiumoverkapping
Verlengkabelsaantal 10
Kabelgotenaantal 12
Stekkerdozenaantal 8
Stroomverdelersaantal 3

Verlichting

LED-podiumlampenaantal 8
Sfeerlampenaantal 12
Bouwlampenaantal 4
Lichtstatievenaantal 4

Servies

Herbruikbare drinkglazenaantal 180
Bordenaantal 150
Besteksetsaantal 150
Koffiekopjesaantal 60
Serveerbladenaantal 12

Keuken

Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Snijplankenaantal 4
Koks- en serveertangenaantal 8
Maatbekersaantal 2

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 8
Podiumdoekenaantal 4
Programmabordenaantal 4
Pijlbordenaantal 8
Tafellopersaantal 10
Kabelbindersaantal 100

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Brandblussersaantal 4
Afzethekkenaantal 12
Waarschuwingsbordenaantal 8
Werkhandschoenenaantal 12

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Stoffer en blikaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Dweilsetsaantal 2
Schoonmaakemmersaantal 4
Handsprayflaconsaantal 4

Registratie

Clipboardsaantal 4
Pennenaantal 30
Crewbadgesaantal 30
Contantgeldkist
Polsbandjesaantal 200

Catering

Boodschappen

Tips

Regel de locatie, evenementvergunning en geluidsmelding vroeg in het traject. Houd voor vergunningen minimaal 8 tot 12 weken voorbereiding aan, zodat voorwaarden voor geluid, eindtijd en veiligheid nog verwerkt kunnen worden.
Plan techniek niet alleen op basis van het podium. Stem de mengtafel, PA-speakers, subwoofers, podiummonitoren, microfoons en DI-boxen af op het aantal optredens en reserveer minimaal 2 uur voor soundcheck en afstelling.
Maak een apart stroomplan voordat de opbouw begint. Noteer waar stroomverdelers, verlengkabels, stekkerdozen en kabelgoten komen; losse kabels over looproutes zijn een valrisico en worden bij de laatste inspectie vaak te laat ontdekt.
Verzamel dieetwensen bij de aanmelding en geef het definitieve aantal uiterlijk 7 dagen voor het concert door aan de catering. Koel dranken pas vlak voor het programma en leg extra herbruikbare drinkglazen klaar bij de bar.
Plan de opbouw in een vaste volgorde: eerst podiumdelen en podiumoverkapping, daarna geluid en verlichting, vervolgens bar, tafels en stoelen. Controleer de weersverwachting 48 uur vooraf en wijs dan ook een besluitvormer aan voor tenten, bescherming van apparatuur of aanpassingen in het programma.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een openluchtconcert organiseren?: Start bij voorkeur 3 tot 6 maanden vooraf. Reserveer de locatie en artiesten eerst en dien vergunning- en geluidsaanvragen minimaal 8 tot 12 weken voor de concertdatum in, afhankelijk van je gemeente.
Welke techniek heb ik nodig voor een openluchtconcert?: Reken minimaal op een mengtafel, PA-speakers, subwoofers, podiummonitoren, microfoons, statieven, DI-boxen, instrumentkabels en multikabels. Plan daarnaast 2 uur voor opbouw en soundcheck, plus een reserve voor kabels en microfoons.
Hoeveel tijd kost de opbouw van een openluchtconcert?: Voor een klein tot middelgroot concert moet je doorgaans 4 tot 8 uur opbouw plannen. Bouw eerst podium en overkapping op, sluit daarna stroom en geluid aan en test verlichting en microfoons vóór de locatie-inspectie.
Wanneer controleer ik het weer voor een openluchtconcert?: Controleer de verwachting 7 dagen vooraf voor de grote planning en opnieuw 48 uur en 6 uur voor aanvang. Neem uiterlijk 48 uur vooraf een besluit over partytenten, bescherming van apparatuur en eventuele wijzigingen in de opbouw.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.