Checklist para organizar un concierto al aire libre
Organizar un concierto al aire libre exige coordinar permisos, artistas, técnica y logística en un orden concreto. Empieza por reservar el lugar y tramitar el permiso, y deja cerrados con antelación el sonido, la iluminación, el catering y el programa. El día del concierto tendrás que comprobar el recinto, recibir las entregas y supervisar el montaje del escenario, la electricidad y los cables. Esta checklist te ayuda a no dejar para el último momento lo que puede bloquear toda la actuación.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Reservar el lugar
Solicitar el permiso del evento
Presentar una incidencia de sonido
Confirmar a los artistas
Planificar las actuaciones
2 personas
Reservar técnica
Reservar el catering
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Publicar el programa
Asignar voluntarios
2 personas
Comprobar el pronóstico del tiempo
Confirmar entregas
Imprimir el plan de trabajo
Hacer las acreditaciones del equipo
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Inspeccionar el lugar
2 personas
Recibir entregas
3 personas
Montar el escenario
6 personas
Montar el sistema de sonido
4 personas
Instalar la iluminación
3 personas
Conectar la alimentación eléctrica
3 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Montar carpas
4 personas
Montar el espacio de catering
3 personas
Montar la barra
3 personas
Señalizar la ruta de acceso
2 personas
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
Colgar la decoración
3 personas
Preparar los camerinos
2 personas
Preparar el catering
4 personas
Realizar la prueba técnica de sonido
4 personas
Recibir a los artistas
2 personas
Colgar el programa y los horarios
2 personas
Revisar la seguridad del recinto
2 personas
Evento
Abrir la entrada para el público
3 personas
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
Anunciar el programa
Acompañar la primera actuación
3 personas
Abrir el bar
3 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Recoger la vajilla
2 personas
Responder preguntas del público
2 personas
Alternar actuaciones
4 personas
Acompañar a los artistas
2 personas
Operar la técnica durante el concierto
3 personas
Controlar la iluminación durante el concierto
2 personas
Mantener disponible el material de primeros auxilios
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Coordinar la última actuación
3 personas
Acompañar a los visitantes a la salida
3 personas
Seguimiento
Cerrar el bar
3 personas
Apagar el sistema de sonido
3 personas
Cerrar el escenario de forma segura
2 personas
Enfriar los alimentos
2 personas
Recoger la basura
4 personas
Limpiar el recinto
4 personas
Desmontar el mobiliario
4 personas
Desmontar el equipo técnico
4 personas
Retirar la decoración
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Entregar la ubicación
2 personas
Devolver los materiales
2 personas
Recoger el stock sobrante
2 personas
Registrar objetos perdidos
Procesar las facturas y el efectivo de caja
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Carpas de fiestacant. 3
- Piezas de escenariocant. 12
- Escalera del escenario
- Mesascant. 10
- Sillas plegablescant. 120
- Taburetes de barcant. 8
- Bandejas de barcant. 2
- Bancos para artistascant. 4
- Percheroscant. 2
Equipo
- Mesa de mezclas
- Altavoces de PAcant. 4
- Subwooferscant. 2
- Monitores de escenariocant. 4
- Micrófonoscant. 8
- Soportes de micrófonocant. 8
- Cajas DIcant. 4
- Cables de instrumentoscant. 12
- Cables multipuertocant. 2
- Auricularescant. 2
- Cubierta del escenario
- Cables alargadorescant. 10
- Canaletas para cablescant. 12
- Regletascant. 8
- Distribuidores de corrientecant. 3
Iluminación
- Luces LED de escenariocant. 8
- Luces decorativascant. 12
- Lámparas de obracant. 4
- Trípodes de iluminacióncant. 4
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 180
- Platoscant. 150
- Cubiertoscant. 150
- Tazas de cafécant. 60
- Bandejas de serviciocant. 12
Cocina
- Neveras portátilescant. 6
- Termoscant. 4
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Tablas de cortarcant. 4
- Pinzas de cocina y de servircant. 8
- Jarras medidorascant. 2
Decoración
- Guirnaldascant. 8
- Telones de escenariocant. 4
- Carteles del programacant. 4
- Carteles direccionalescant. 8
- Manteles runnerscant. 10
- Bridascant. 100
Seguridad
- Botiquines de primeros auxilioscant. 2
- Extintorescant. 4
- Vallas de separacióncant. 12
- Señales de advertenciacant. 8
- Guantes de trabajocant. 12
Limpieza
- Papeleracant. 12
- Recogedor y escobacant. 4
- Sets de escobacant. 3
- Fregonascant. 2
- Cubos de limpiezacant. 4
- Botellas de spray para manoscant. 4
Registro
- Portapapelescant. 4
- Bolígrafoscant. 30
- Credenciales del equipocant. 30
- Caja para efectivo
- Pulserascant. 200
Catering
- Compras
Consejos
- Tramita el permiso y la incidencia de sonido antes de anunciar el concierto. Reserva al menos 4 semanas para reunir documentación, coordinar horarios y corregir posibles requisitos del recinto.
- Confirma por escrito a cada artista y publica el programa cuando estén cerrados los horarios. Entrega al equipo un plan de trabajo impreso y prepara las acreditaciones antes del montaje.
- Revisa la previsión meteorológica 72 horas antes y vuelve a comprobarla la mañana del concierto. Una carpa y una cubierta de escenario no sustituyen un plan para proteger la alimentación eléctrica, los instrumentos y el público.
- Programa la llegada de la técnica, el catering y el mobiliario con horas separadas. Deja entre 60 y 90 minutos de margen antes de la prueba de sonido para recibir entregas, inspeccionar el lugar y resolver faltas.
- Calcula las bebidas para el primer tramo del concierto: 2 o 3 por persona durante la primera hora. Enfríalas con tiempo y confirma las preferencias dietéticas antes de cerrar los aperitivos y el catering.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un concierto al aire libre?
- Empieza entre 8 y 12 semanas antes. Reserva primero el lugar y solicita el permiso; después confirma artistas, técnica, catering, voluntarios y programa. Deja la última semana para entregas, acreditaciones y previsión meteorológica.
- ¿Cuándo hay que montar el escenario y el sonido?
- Planifica la llegada de la técnica al menos 4 horas antes de la apertura del recinto. Reserva entre 90 y 120 minutos para montar el escenario, conectar la alimentación eléctrica, instalar el sistema de sonido y hacer la prueba.
- ¿Cuántas bebidas necesito para un concierto al aire libre?
- Calcula 2 o 3 bebidas por persona durante la primera hora y añade un margen del 10 %. Enfríalas el día anterior cuando sea posible y comprueba las existencias al recibir la entrega.
- ¿Qué hago si llueve durante el concierto?
- Comprueba la previsión 72 horas antes y de nuevo el mismo día. Define con antelación quién decide una pausa o cancelación, cómo se protege el equipo eléctrico y dónde se refugian artistas y público; una carpa debe estar instalada y revisada antes de abrir.
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