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Offenes Atelier organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Offenes Atelier verbindet Ausstellung, Werkstattbesuch und persönliche Gespräche mit den Künstlerinnen und Künstlern. Damit am Veranstaltungstag nichts zwischen Werkbänken, Empfang und Bewirtung verloren geht, planst du zuerst Termin, Öffnungszeiten und Beteiligte. Danach folgen Einladungen, Anmeldungen und die Auswahl der Werke. In den letzten Tagen stehen Atelier, Beschilderung, Beleuchtung, Getränke und der Empfangstisch im Mittelpunkt.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Öffnungszeiten bestätigen

  • Teilnehmende Künstler bestätigen

  • Einladungen erstellen

  • Einladungen verschicken

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Besucherliste aktualisieren

  • Künstlerinformationen sammeln

  • Werke auswählen

    2 Personen

  • Werkstücke beschriften

    2 Personen

  • Route durch die Werkstatt festlegen

    2 Personen

  • Lageplan und Schilder erstellen

  • Einkaufsliste prüfen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Getränke kühlen

  • Snacks vorbereiten

    2 Personen

  • Atelier reinigen

    3 Personen

  • Werkbänke freiräumen

    2 Personen

  • Empfindliche Materialien sicher aufbewahren

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Beiträge zusammenstellen

    3 Personen

  • Beleuchtung einrichten

    2 Personen

  • Namensschilder bereitlegen

  • Empfangstisch einrichten

    2 Personen

  • Cateringtisch einrichten

    2 Personen

  • Kaffee und Tee bereitstellen

    2 Personen

  • Beschilderung anbringen

    2 Personen

  • Sicherheitsroute kontrollieren

    2 Personen

Event

  • Empfang besetzen

    2 Personen

  • Besucher registrieren

    2 Personen

  • Führungen durchführen

    2 Personen

  • Künstler bei ihrer Arbeit begleiten

    3 Personen

  • Snacks servieren

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Tische sauber und aufgefüllt halten

    2 Personen

  • Abfall zwischendurch entfernen

  • Besucher verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Werkstücke sicher verpacken

    3 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Atelier gründlich reinigen

    3 Personen

  • Dekoration entfernen

    2 Personen

  • Materialien zurückstellen

    2 Personen

  • Geliehene Materialien zurückgeben

  • Übriges Catering aufräumen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 8
  • StühleAnz. 50
  • StehtischeAnz. 4
  • Garderobenständer
  • HockerAnz. 12

Präsentation

  • PodesteAnz. 8
  • PräsentationspaneeleAnz. 6
  • StaffeleienAnz. 10
  • ArbeitstischeAnz. 6
  • KlemmbretterAnz. 4
  • BilderrahmenAnz. 12
  • WerkstücketikettenAnz. 50
  • InfotafelnAnz. 8
  • Gästebuch
  • NamensschildhalterAnz. 40

Geschirr

  • GläserAnz. 70
  • KaffeetassenAnz. 50
  • TellerAnz. 70
  • BestecksetsAnz. 70
  • ServierschalenAnz. 8
  • ServierzangenAnz. 4

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 4
  • KühlboxenAnz. 3
  • SchneidebretterAnz. 3
  • MesserAnz. 4
  • TablettsAnz. 4

Dekoration

  • TischdeckenAnz. 8
  • GirlandenAnz. 6
  • VasenAnz. 8

Beleuchtung

  • LED-LampenAnz. 8
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 6

Ausstattung

  • HandlampenAnz. 3
  • TelefonladegeräteAnz. 4

Reinigung

  • Staubsauger
  • WischmopsAnz. 2
  • EimerAnz. 2
  • Besen und KehrblechAnz. 2

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege die Route durch die Werkstatt fest, bevor du Werke und Präsentationsflächen aufstellst. So bleiben Arbeitsbereiche zugänglich und Besucherinnen und Besucher laufen nicht versehentlich in abgesperrte Zonen.
  • Sammle Künstlerinformationen und beschrifte die Werkstücke spätestens einige Tage vor der Öffnung. Nachträgliche Angaben am Veranstaltungstag führen schnell zu fehlenden Titeln oder falschen Zuordnungen.
  • Plane den Empfang getrennt vom Cateringtisch und lege Namensschilder, Gästebuch und Besucherliste dort bereit. Für die ersten 30 Minuten sollte eine Person ausschließlich Anmeldungen und Fragen übernehmen.
  • Räume Werkbänke frei und bewahre empfindliche Materialien vor dem Aufbau sicher auf. Das Atelier wirkt erst dann ordentlich, wenn Arbeitsflächen, Wege und Präsentationsbereiche sichtbar voneinander getrennt sind.
  • Kühle Getränke am selben Tag frühzeitig und stelle Gläser, Tassen, Teller, Besteck und Servierzangen vor dem Eintreffen der Gäste bereit. Snacks lassen sich kurz vor Beginn vorbereiten, während Kaffee und heißes Wasser bis zuletzt frisch bleiben sollten.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Offenes Atelier organisieren?
Beginne etwa 6 bis 8 Wochen vorher mit Termin, Öffnungszeiten und der Bestätigung der teilnehmenden Künstlerinnen und Künstler. Einladungen sollten spätestens 3 bis 4 Wochen vor dem Termin verschickt werden.
Was muss man bei einem Offenen Atelier zuerst planen?
Zuerst werden Datum, Öffnungszeiten und beteiligte Künstler festgelegt. Danach folgen Einladungen, Anmeldungen, Ernährungswünsche und die Auswahl der Werke.
Wie viele Sitzplätze braucht ein Offenes Atelier?
Plane Sitzplätze für ungefähr 20 bis 30 Prozent der gleichzeitig erwarteten Gäste ein, ergänzt durch Stehtische und Hocker. Bei 40 erwarteten Personen entsprechen das etwa 8 bis 12 Sitzplätzen.
Wann sollte das Atelier für Besucher vorbereitet sein?
Der grundlegende Aufbau sollte am Vortag erledigt werden: reinigen, Werkbänke freiräumen, Werke beschriften und die Route ausschildern. Am Veranstaltungstag bleiben dann meist 2 bis 3 Stunden für Beleuchtung, Getränke, Snacks und den Empfang.

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