Was du für einen Bildungskongress brauchst

Für einen Bildungskongress brauchst du mehr als Stühle und einen Beamer. Neben Mobiliar und Catering müssen Präsentationstechnik, Mikrofone, Kabel und Materialien für Teilnehmende und Referierende bereitliegen. Plane die Ausstattung pro Raum und prüfe vorab, ob alle Präsentationen mit den vorhandenen Laptops und Projektoren funktionieren. Diese Liste hilft dir, Einkäufe, Leihmaterial und die Ausstattung vor Ort rechtzeitig zu organisieren.

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Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

StühleAnz. 120
TischeAnz. 18
KlappischeAnz. 6
Rednertisch
BarhockerAnz. 6

Geschirr

KaffeetassenAnz. 130
WassergläserAnz. 130
TellerAnz. 130
GabelnAnz. 130
MesserAnz. 130
LöffelAnz. 130
ServierschalenAnz. 12
KaffeekannenAnz. 6
WasserkannenAnz. 12

Ausstattung

LaptopsAnz. 2
ProjektorenAnz. 2
ProjektionsleinwändeAnz. 2
FunkmikrofoneAnz. 3
MikrofonständerAnz. 2
PräsentationsklickerAnz. 2
LautsprecherAnz. 2
Mischpult
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
KabelkanäleAnz. 12
USB-SticksAnz. 4

Küche

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 8
KühlboxenAnz. 4
ServierlöffelAnz. 12
BrotmesserAnz. 3
SchneidebretterAnz. 4
KorkenzieherAnz. 3
FlaschenöffnerAnz. 3

Präsentation

FlipchartsAnz. 6
FlipchartblöckeAnz. 12
StifteAnz. 48
NotizblöckeAnz. 130
KugelschreiberAnz. 150
NamensschildhalterAnz. 130
StiftehalterAnz. 12
PräsentationsmappenAnz. 10
Wegweiser-SchilderAnz. 12
KlebebandAnz. 8
ScherenAnz. 4

Dekoration

TischdeckenAnz. 18
Bühnenhintergrund
BlumenarrangementsAnz. 6
TablettsAnz. 8

Beleuchtung

LED-TischlampenAnz. 8

Reinigung

EimerAnz. 4
PutzlappenAnz. 24
AbfallbehälterAnz. 10
HandseifenspenderAnz. 6

Catering

Einkäufe
- Kaffee - 6 Packungen
- Koffeinfreier Kaffee - 1 Packung
- Schwarzer Tee - 4 Packungen
- Kräutertee - 2 Kartons
- Zucker - 2 Kilo
- Süßstoff - 2 Schachteln
- Milch - 12 Liter
- Hafermilch - 6 Liter
- Zitronen - 12 Stück
- Spa Blauw - 10 Flaschen
- Spa Rood - 6 Flaschen
- Cola - 6 Flaschen
- Cola Zero - 6 Flaschen
- Orangenlimonade - 4 Flaschen
- Apfelsaft - 4 Packungen
- Orangensaft - 4 Packungen
- Eistee - 4 Flaschen
- Sprudelwasser - 4 Flaschen
- Brötchen - 150 Stück
- Vollkornbrot - 8 Brote
- Mini-Croissants - 150 Stück
- Süßrahmbutter - 2 Kilo
- Junger Käse - 4 kilo
- Gereifter Käse - 3 Kilo
- Hähnchenaufschnitt - 3 Kilo
- Schinken - 3 Kilo
- Hummus - 2 Kilo
- Frischkäse - 2 Kilo
- Marmelade - 4 Gläser
- Erdnussbutter - 3 Gläser
- Gurken - 12 Stück
- Tomaten - 5 kilo
- Salat - 10 Köpfe
- Paprika - 20 Stück
- Karotten - 5 Kilo
- Cherrytomaten - 4 Kilo
- Äpfel - 150 Stück
- Bananen - 100 Stück
- Trauben - 8 kilo
- Mandarinen - 100 Stück
- Joghurt - 10 Kilo
- Müsli - 4 Kilo
- Honig - 2 Gläser
- Granola - 3 Kilo
- Glutenfreie Brötchen - 12 Stück
- Vegane Brötchen - 20 Stück
- Vegankäse - 1 Kilo
- Veganer Belag - 2 Kilo
- Glutenfreie Kekse - 4 Packungen
- Butterkekse - 8 Packungen
- Haferflockenriegel - 150 Stück
- Paprikachips - 6 Tüten
- Naturchips - 6 Tüten
- Salzstangen - 4 Beutel
- Nussmix - 3 Kilo
- Oliven - 2 Kilo
- Trostomaten - 2 kilo
- Wraps - 120 Stück
- Kräuterfrischkäse - 2 Kilo
- Pesto - 4 Gläser
- Mayonnaise - 3 Flaschen
- Ketchup - 3 Flaschen
- Senf - 2 Gläser
- Balsamicoessig - 1 Flasche
- Olivenöl - 2 Flaschen
- Salz - 1 Kilo
- Pfeffer - 250 Gramm
- Frisches Basilikum - 6 Bund
- Eiswürfel - 20 Kilo
- Servietten - 500 Stück
- Küchenpapier - 12 Rollen
- Toilettenpapier - 48 Rollen
- Müllsäcke - 60 Stück
- Spülmittel - 4 Flaschen
- Allzweckreiniger - 4 Flaschen
- Glasreiniger - 2 Flaschen
- Desinfektionstücher - 6 Packungen
- Handgel - 6 Flaschen
- Gummihandschuhe - 12 Paar
- Papierhandtücher - 12 Packungen

Tipps

Plane pro Sitzplatz einen Stuhl und rechne bei Reihenbestuhlung zusätzlich mit mindestens einem Tisch für Unterlagen oder Namensschilder. Für Referierende gehören ein eigener Tisch und bei längeren Beiträgen ein Barhocker oder Sitzplatz zur Raumplanung.
Kalkuliere für die Kaffeepausen mindestens zwei Tassen und zwei Wassergläser pro Person über den gesamten Kongresstag. Stelle Kaffee- und Wasserkannen nicht erst zum Pausenbeginn bereit, sondern fülle sie vorher und halte Ersatz bereit.
Prüfe pro Veranstaltungsraum einen Projektor, eine Projektionsleinwand, einen Präsentationsklicker und einen passenden Laptop. Sammle Präsentationen spätestens am Vortag und teste jede Datei einmal mit der tatsächlich eingesetzten Technik.
Plane je Funkmikrofon ein Ersatzmikrofon oder einen Mikrofonständer ein, besonders bei mehreren parallelen Räumen. Lege Verlängerungskabel, Kabelkanäle und USB-Sticks vor dem Einlass bereit, damit keine Kabel über Laufwege gelegt werden müssen.
Bestelle Catering und Geschirr nach der bestätigten Anmeldezahl und ergänze eine kleine Reserve von etwa 5 Prozent. Berücksichtige erfasste Ernährungswünsche getrennt und kennzeichne die entsprechenden Teller oder Servierschalen eindeutig.

Häufige Fragen

Was brauche ich für einen Bildungskongress?: Du brauchst Mobiliar, Geschirr, Catering, Laptops, Projektoren, Leinwände und Tontechnik. Plane außerdem USB-Sticks, Verlängerungskabel, Kabelkanäle sowie Material für Namensschilder und Zertifikate ein.
Wie viele Getränke brauche ich für einen Bildungskongress?: Rechne für das erste Veranstaltungsstunde mit zwei bis drei Getränken pro Person und danach mit etwa einem Getränk pro Stunde. Für Wasser solltest du zusätzlich mindestens 0,5 Liter pro Person für den Kongresstag einplanen.
Wann muss ich die Technik für den Bildungskongress prüfen?: Teste Projektoren, Mikrofone, Lautsprecher, Mischpult und Präsentationsklicker spätestens am Vortag. Öffne die Präsentationen ebenfalls dann, damit inkompatible Dateien oder fehlende Adapter noch rechtzeitig auffallen.
Wie viel Geschirr brauche ich für einen Bildungskongress?: Plane mindestens ein Gedeck pro angemeldeter Person und bei einem ganztägigen Kongress zwei Kaffeetassen und zwei Wassergläser pro Person. Bestelle bei Geschirr und Servierschalen rund 5 Prozent Reserve für Nachschub und Bruch.

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