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Bildungskongress organisieren: die Checkliste

Ein Bildungskongress braucht früh klare Zuständigkeiten, ein belastbares Programm und genaue Teilnehmerdaten. Lege zuerst Datum, Räume und Referenten fest, bevor du Einladungen und das Anmeldeformular veröffentlichst. In den letzten Wochen geht es vor allem um Anmeldungen, Ernährungswünsche, Transportinformationen, Präsentationen und Technik. Am Veranstaltungstag zählen vorbereitete Namensschilder, Zertifikate, Ausdrucke und ein kontrollierter Raumaufbau.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Programm festlegen

    2 Personen

  • Location und Räume reservieren

    2 Personen

  • Redner einladen

    2 Personen

  • Sprecherinformationen sammeln

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldeformular veröffentlichen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Transportinformationen versenden

  • Programm online stellen

  • Namensschilderliste erstellen

  • Cateringbestellung aufgeben

    2 Personen

  • Technik testen

    2 Personen

  • Präsentationen sammeln

  • Präsentationen prüfen

    2 Personen

  • Drehbuch ausdrucken

  • Namensschilder drucken

    2 Personen

  • Teilnehmerliste ausdrucken

  • Zertifikate vorbereiten

    2 Personen

  • Materialien sortieren

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Referenten erinnern

Event

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Räume kontrollieren

    2 Personen

  • Eingangstresen aufbauen

    2 Personen

  • Registrierungsmaterialien bereitlegen

    2 Personen

  • Namenskarten sortieren

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Bühnenhintergrund aufstellen

    2 Personen

  • Projektor und Leinwand aufstellen

    2 Personen

  • Mikrofone bereitstellen

    2 Personen

  • Präsentationen laden

    2 Personen

  • Flipcharts aufstellen

    2 Personen

  • WiFi-Informationen aufhängen

  • Kaffeebereich einrichten

    3 Personen

  • Mittagsbuffet aufbauen

    4 Personen

  • Referenten empfangen

    2 Personen

  • Referenten einweisen

    2 Personen

  • Teilnehmer registrieren

    4 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    3 Personen

  • Eröffnungsbegleitung

    2 Personen

  • Redner ankündigen

  • Technik während der Sessions bedienen

    2 Personen

  • Zeitplan während der Sessions einhalten

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Pausen ankündigen

  • Pausebuffet auffüllen

    3 Personen

  • Fragen aus dem Publikum sammeln

    2 Personen

  • Netzwerkempfang vorbereiten

    4 Personen

  • Snacks servieren

    4 Personen

  • Getränke servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Abendprogramm betreuen

    2 Personen

  • Zertifikate ausgeben

    2 Personen

  • Abschluss organisieren

    2 Personen

  • Teilnehmende verabschieden

    3 Personen

Nachbereitung

  • Geschirr sammeln

    4 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Möbel zurückstellen

    4 Personen

  • Geräte ausschalten

    2 Personen

  • Materialien einpacken

    3 Personen

  • Räume reinigen

    4 Personen

  • Küche und Buffet reinigen

    3 Personen

  • Veranstaltungsort abschließen

    2 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Geliehene Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Technik sicher verstauen

    2 Personen

  • Reste kontrollieren

    2 Personen

  • Dankes-E-Mails versenden

  • Präsentationen teilen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • StühleAnz. 120
  • TischeAnz. 18
  • KlappischeAnz. 6
  • Rednertisch
  • BarhockerAnz. 6

Geschirr

  • KaffeetassenAnz. 130
  • WassergläserAnz. 130
  • TellerAnz. 130
  • GabelnAnz. 130
  • MesserAnz. 130
  • LöffelAnz. 130
  • ServierschalenAnz. 12
  • KaffeekannenAnz. 6
  • WasserkannenAnz. 12

Ausstattung

  • LaptopsAnz. 2
  • ProjektorenAnz. 2
  • ProjektionsleinwändeAnz. 2
  • FunkmikrofoneAnz. 3
  • MikrofonständerAnz. 2
  • PräsentationsklickerAnz. 2
  • LautsprecherAnz. 2
  • Mischpult
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • KabelkanäleAnz. 12
  • USB-SticksAnz. 4

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 3
  • WasserkocherAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 8
  • KühlboxenAnz. 4
  • ServierlöffelAnz. 12
  • BrotmesserAnz. 3
  • SchneidebretterAnz. 4
  • KorkenzieherAnz. 3
  • FlaschenöffnerAnz. 3

Präsentation

  • FlipchartsAnz. 6
  • FlipchartblöckeAnz. 12
  • StifteAnz. 48
  • NotizblöckeAnz. 130
  • KugelschreiberAnz. 150
  • NamensschildhalterAnz. 130
  • StiftehalterAnz. 12
  • PräsentationsmappenAnz. 10
  • Wegweiser-SchilderAnz. 12
  • KlebebandAnz. 8
  • ScherenAnz. 4

Dekoration

  • TischdeckenAnz. 18
  • Bühnenhintergrund
  • BlumenarrangementsAnz. 6
  • TablettsAnz. 8

Beleuchtung

  • LED-TischlampenAnz. 8

Reinigung

  • EimerAnz. 4
  • PutzlappenAnz. 24
  • AbfallbehälterAnz. 10
  • HandseifenspenderAnz. 6

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege Datum, Programm und Räume zuerst fest. Plane für die Referenten mindestens 8 bis 12 Wochen Vorlauf ein, damit Zu- und Absagen sowie Sprecherinformationen rechtzeitig eingehen.
  • Veröffentliche das Anmeldeformular spätestens 6 Wochen vor dem Kongress. Erfasse dabei Ernährungswünsche und verschicke Transportinformationen nicht erst am Vortag, sondern mindestens 7 Tage vorher.
  • Sammle Präsentationen spätestens 3 bis 5 Tage vor Beginn ein und prüfe jede Datei auf Format, Ton und Bildausgabe. Teste Projektoren, Leinwände, Mikrofone, Lautsprecher, Mischpult und Präsentationsklicker anschließend gemeinsam.
  • Bereite Namensschilder, Teilnehmerliste, Drehbuch und Zertifikate am Vortag vor. Sortiere Materialien nach Raum und lege USB-Sticks sowie Verlängerungskabel nicht erst beim Einlass bereit.
  • Öffne die Location mindestens 90 Minuten vor dem ersten Programmpunkt. Kontrolliere dann Bestuhlung, Rednertisch, Wasserkannen, Kaffeestationen, gekühlte Getränke und alle Räume, bevor die ersten Teilnehmer eintreffen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Bildungskongress planen?
Beginne idealerweise 3 bis 6 Monate vorher mit Datum, Programm, Location und Referenten. Einladungen und Anmeldung können etwa 6 bis 8 Wochen vor dem Termin starten.
Wann sollten die Referenten ihre Präsentationen abgeben?
Setze eine Frist von 3 bis 5 Tagen vor dem Kongress. So bleibt Zeit, Dateien zu prüfen, auf den Präsentationslaptops zu testen und fehlende Versionen nachzufordern.
Wie lange vorher muss das Catering bestellt werden?
Gib die Bestellung mindestens 7 bis 10 Tage vorher auf, sobald die Anmeldezahlen und Ernährungswünsche belastbar sind. Für Sonderkost oder größere Gruppen solltest du eher 2 Wochen Vorlauf einplanen.
Wann muss die Technik beim Bildungskongress getestet werden?
Teste die komplette Technik spätestens am Vortag und wiederhole eine kurze Kontrolle 90 Minuten vor Beginn. Prüfe dabei auch Kabel, Stromversorgung, Mikrofone, Projektoren und die Präsentationsdateien.

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