Checklist para organizar un taller abierto
Un taller abierto combina visitas, piezas expuestas y zonas de trabajo, así que la preparación debe seguir un orden claro. Primero confirma la fecha, el horario y los artistas; después gestiona las inscripciones y define el recorrido por el taller. En los días previos, prepara etiquetas, planos y carteles, revisa la compra y recoge las preferencias alimentarias. El montaje final incluye despejar los bancos, proteger los materiales frágiles, colocar mesas y sillas y dejar listas las mesas de recepción y catering.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Confirmar la fecha y el horario
Confirmar los artistas participantes
Redactar invitaciones
Enviar invitaciones
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Actualizar la lista de visitantes
Recopilar información de los artistas
Seleccionar piezas
2 personas
Etiquetar piezas
2 personas
Determinar la ruta por el taller
2 personas
Hacer el plano y los carteles
Comprobar la lista de la compra
Hacer la compra
2 personas
Enfriar bebidas
Preparar aperitivos
2 personas
Limpiar el taller
3 personas
Despejar los bancos de trabajo
2 personas
Guardar de forma segura los materiales frágiles
2 personas
Colocar mesas y sillas
3 personas
Montar las piezas de trabajo
3 personas
Configurar la iluminación
2 personas
Preparar tarjetas con nombres
Montar la mesa de recepción
2 personas
Montar la mesa de catering
2 personas
Preparar café y té
2 personas
Colgar señalización
2 personas
Comprobar la ruta de seguridad
2 personas
Evento
Atender la recepción
2 personas
Registrar a los visitantes
2 personas
Realizar las visitas guiadas
2 personas
Acompañar a los artistas en su trabajo
3 personas
Servir aperitivos
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Mantener las mesas limpias y reabastecidas
2 personas
Retirar la basura de vez en cuando
Despedir a los visitantes
2 personas
Seguimiento
Empaquetar las obras con seguridad
3 personas
Recoger mesas y sillas
3 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Limpiar a fondo el taller
3 personas
Retirar la decoración
2 personas
Volver a colocar los materiales
2 personas
Devolver el material prestado
Recoger el catering sobrante
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 8
- Sillascant. 50
- Mesas altascant. 4
- Perchero
- Taburetescant. 12
Presentación
- Pedestalescant. 8
- Paneles de presentacióncant. 6
- Caballetescant. 10
- Mesas de trabajocant. 6
- Portapapelescant. 4
- Marcos de fotoscant. 12
- Etiquetas para trabajoscant. 50
- Paneles informativoscant. 8
- Libro de firmas
- Portanombrescant. 40
Vajilla
- Vasoscant. 70
- Tazas de cafécant. 50
- Platoscant. 70
- Cubiertoscant. 70
- Bandejas de servircant. 8
- Pinzas de servircant. 4
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 4
- Neveras portátilescant. 3
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchilloscant. 4
- bandejascant. 4
Decoración
- Mantelescant. 8
- Guirnaldascant. 6
- Jarroncitoscant. 8
Iluminación
- Lámparas LEDcant. 8
- Cables alargadorescant. 6
- Regletascant. 6
Equipo
- Linternas de manocant. 3
- Cargadores de teléfonocant. 4
Limpieza
- Aspiradora
- Fregonascant. 2
- Cuboscant. 2
- Escoba y recogedorcant. 2
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la fecha, el horario y la participación de los artistas antes de enviar las invitaciones. Deja al menos 7 días para recibir respuestas y actualizar la lista de visitantes.
- Define el recorrido antes de colocar las piezas. Prepara las etiquetas, los paneles informativos y el plano con una antelación mínima de 3 días para detectar zonas confusas o estrechas.
- Reserva tiempo para la información de los artistas: reúne nombres, datos de las piezas y textos breves antes de imprimir carteles y etiquetas. Hacerlo el mismo día suele provocar errores visibles.
- Haz la compra cuando ya conozcas el número de inscritos y revisa las preferencias dietéticas. Enfría las bebidas y prepara los aperitivos el día del evento, dejando la mesa de catering separada de la recepción.
- Planifica el montaje final en dos bloques: primero despeja y limpia el taller, guarda los materiales frágiles y coloca el mobiliario; después monta las piezas, ajusta la iluminación y prepara los portanombres.
Preguntas frecuentes
- ¿Cuándo hay que enviar las invitaciones para un taller abierto?
- Envíalas entre 2 y 3 semanas antes del evento. Cierra las inscripciones 3 o 4 días antes para actualizar la lista de visitantes, comprar comida y preparar los portanombres.
- ¿Cuánto tiempo se necesita para montar un taller abierto?
- Reserva al menos 3 horas si hay que limpiar el taller, despejar los bancos, colocar mesas y sillas, montar las piezas y configurar la iluminación. Añade 30 minutos para revisar recepción, catering y recorrido.
- ¿Cuántas bebidas y aperitivos hay que calcular?
- Calcula entre 2 y 3 bebidas por persona durante la primera hora y al menos 4 aperitivos por persona. Compra un margen del 10 % si la duración supera las 2 horas o no tienes confirmaciones definitivas.
- ¿Cuándo se preparan las etiquetas y el plano del recorrido?
- Prepara el plano y redacta las etiquetas al menos 3 días antes. Haz una prueba caminando todo el recorrido y comprueba que cada pieza está identificada antes de abrir las puertas.
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