Einen Bildungskongress Schritt für Schritt organisieren
Ein Bildungskongress steht und fällt mit einem klaren Ablauf: Erst Datum, Programm und Räume festlegen, danach Referenten, Anmeldungen und Logistik koordinieren. Besonders häufig werden Präsentationen, Namensschilder, Ernährungswünsche und die Technik zu spät geprüft. Planen Sie deshalb rückwärts vom Kongresstag und legen Sie für jede Abhängigkeit eine feste Frist fest. Am Veranstaltungstag brauchen Sie außerdem einen kurzen Kontrollgang durch alle Räume, bevor die ersten Teilnehmer eintreffen.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Programm festlegen
2 Personen
- 2
Location und Räume reservieren
2 Personen
- 3
Redner einladen
2 Personen
- 4
Sprecherinformationen sammeln
- 5
Einladungen verschicken
2 Personen
- 6
Anmeldeformular veröffentlichen
- 7
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 8
Ernährungswünsche erfassen
- 9
Transportinformationen versenden
- 10
Programm online stellen
- 11
Namensschilderliste erstellen
- 12
Cateringbestellung aufgeben
2 Personen
- 13
Technik testen
2 Personen
- 14
Präsentationen sammeln
- 15
Präsentationen prüfen
2 Personen
- 16
Drehbuch ausdrucken
- 17
Namensschilder drucken
2 Personen
- 18
Teilnehmerliste ausdrucken
- 19
Zertifikate vorbereiten
2 Personen
- 20
Materialien sortieren
2 Personen
- 21
Einkaufen gehen
2 Personen
- 22
Getränke kühlen
2 Personen
- 23
Referenten erinnern
Event
- 24
Location öffnen
2 Personen
- 25
Räume kontrollieren
2 Personen
- 26
Eingangstresen aufbauen
2 Personen
- 27
Registrierungsmaterialien bereitlegen
2 Personen
- 28
Namenskarten sortieren
2 Personen
- 29
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
- 30
Bühnenhintergrund aufstellen
2 Personen
- 31
Projektor und Leinwand aufstellen
2 Personen
- 32
Mikrofone bereitstellen
2 Personen
- 33
Präsentationen laden
2 Personen
- 34
Flipcharts aufstellen
2 Personen
- 35
WiFi-Informationen aufhängen
- 36
Kaffeebereich einrichten
3 Personen
- 37
Mittagsbuffet aufbauen
4 Personen
- 38
Referenten empfangen
2 Personen
- 39
Referenten einweisen
2 Personen
- 40
Teilnehmer registrieren
4 Personen
- 41
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
- 42
Eröffnungsbegleitung
2 Personen
- 43
Redner ankündigen
- 44
Technik während der Sessions bedienen
2 Personen
- 45
Zeitplan während der Sessions einhalten
- 46
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 47
Pausen ankündigen
- 48
Pausebuffet auffüllen
3 Personen
- 49
Fragen aus dem Publikum sammeln
2 Personen
- 50
Netzwerkempfang vorbereiten
4 Personen
- 51
Snacks servieren
4 Personen
- 52
Getränke servieren
3 Personen
- 53
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 54
Abendprogramm betreuen
2 Personen
- 55
Zertifikate ausgeben
2 Personen
- 56
Abschluss organisieren
2 Personen
- 57
Teilnehmende verabschieden
3 Personen
Nachbereitung
- 58
Geschirr sammeln
4 Personen
- 59
Abfall sammeln
3 Personen
- 60
Möbel zurückstellen
4 Personen
- 61
Geräte ausschalten
2 Personen
- 62
Materialien einpacken
3 Personen
- 63
Räume reinigen
4 Personen
- 64
Küche und Buffet reinigen
3 Personen
- 65
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen
- 66
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 67
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
- 68
Technik sicher verstauen
2 Personen
- 69
Reste kontrollieren
2 Personen
- 70
Dankes-E-Mails versenden
- 71
Präsentationen teilen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- StühleAnz. 120
- TischeAnz. 18
- KlappischeAnz. 6
- Rednertisch
- BarhockerAnz. 6
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 130
- WassergläserAnz. 130
- TellerAnz. 130
- GabelnAnz. 130
- MesserAnz. 130
- LöffelAnz. 130
- ServierschalenAnz. 12
- KaffeekannenAnz. 6
- WasserkannenAnz. 12
Ausstattung
- LaptopsAnz. 2
- ProjektorenAnz. 2
- ProjektionsleinwändeAnz. 2
- FunkmikrofoneAnz. 3
- MikrofonständerAnz. 2
- PräsentationsklickerAnz. 2
- LautsprecherAnz. 2
- Mischpult
- VerlängerungskabelAnz. 8
- VerlängerungskabelAnz. 8
- KabelkanäleAnz. 12
- USB-SticksAnz. 4
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 3
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 8
- KühlboxenAnz. 4
- ServierlöffelAnz. 12
- BrotmesserAnz. 3
- SchneidebretterAnz. 4
- KorkenzieherAnz. 3
- FlaschenöffnerAnz. 3
Präsentation
- FlipchartsAnz. 6
- FlipchartblöckeAnz. 12
- StifteAnz. 48
- NotizblöckeAnz. 130
- KugelschreiberAnz. 150
- NamensschildhalterAnz. 130
- StiftehalterAnz. 12
- PräsentationsmappenAnz. 10
- Wegweiser-SchilderAnz. 12
- KlebebandAnz. 8
- ScherenAnz. 4
Dekoration
- TischdeckenAnz. 18
- Bühnenhintergrund
- BlumenarrangementsAnz. 6
- TablettsAnz. 8
Beleuchtung
- LED-TischlampenAnz. 8
Reinigung
- EimerAnz. 4
- PutzlappenAnz. 24
- AbfallbehälterAnz. 10
- HandseifenspenderAnz. 6
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Legen Sie Datum, Programm und Räume mindestens drei bis sechs Monate vorher fest. Erst danach sollten Sie Referenten verbindlich einladen, weil sie die Raum- und Zeitplanung brauchen.
- Sammeln Sie Sprecherinformationen und Präsentationen nicht erst kurz vor dem Kongress. Setzen Sie eine Abgabefrist von sieben Tagen vorher und prüfen Sie anschließend jede Datei auf Format, Ton und korrekte Reihenfolge.
- Veröffentlichen Sie das Anmeldeformular spätestens sechs Wochen vor dem Termin. Fragen Sie dabei direkt Ernährungswünsche und Transportinformationen ab, damit Catering und Anreise nicht in der letzten Woche improvisiert werden müssen.
- Erstellen Sie Namensschilder, Teilnehmerliste und Zertifikate aus demselben aktuellen Anmeldestand. Drucken Sie die Unterlagen ein bis zwei Tage vorher und halten Sie einige leere Namensschilder für Nachmeldungen bereit.
- Testen Sie Projektoren, Leinwände, Funkmikrofone, Lautsprecher, Mischpult und Präsentationsklicker am Vortag. Prüfen Sie dabei auch Verlängerungskabel, Kabelkanäle und USB-Sticks; am Morgen selbst bleibt meist keine Zeit für eine vollständige Fehlersuche.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man einen Bildungskongress organisieren?
- Beginnen Sie idealerweise drei bis sechs Monate vorher mit Datum, Programm und Raumreservierung. Referenten, Anmeldung und Catering lassen sich danach verbindlich aufbauen.
- Wann sollte man die Referenten für einen Bildungskongress einladen?
- Laden Sie die Referenten nach der vorläufigen Programmplanung, möglichst zwölf bis16 Wochen vor dem Termin, ein. Ihre Informationen und Präsentationen sollten spätestens sieben Tage vor dem Kongress vollständig vorliegen.
- Wann muss das Catering für einen Bildungskongress bestellt werden?
- Geben Sie die Cateringbestellung etwa zehn bis 14 Tage vorher auf, sobald die Teilnehmerzahl und Ernährungswünsche belastbar sind. Aktualisieren Sie die Zahl zuletzt noch einmal zwei bis drei Tage vor dem Termin.
- Wann sollte man die Technik für einen Bildungskongress testen?
- Führen Sie den vollständigen Techniktest am Vortag durch, nicht erst beim Einlass. Planen Sie dafür mindestens 60 Minuten ein und testen Sie jede Präsentation, jedes Mikrofon und den Ton im jeweiligen Raum.
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