Organiser un atelier ouvert sans rien oublier

Un atelier ouvert se prépare comme une petite exposition, mais avec un lieu de travail qui doit rester accessible et sûr. Commence par confirmer la date, les horaires et les artistes, puis organise les inscriptions et les informations pratiques des visiteurs. La dernière semaine sert à finaliser le parcours, les œuvres et les panneaux. Les deux derniers jours sont consacrés au rangement de l’atelier, à l’installation et à l’accueil.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et les horaires d'ouverture
Confirmer les artistes participants
Rédiger les invitations
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Mettre à jour la liste des visiteurs
Collecter les informations sur les artistes
Sélectionner les travaux
2 personnes
Étiqueter les travaux
2 personnes
Définir le parcours dans l’atelier
2 personnes
Créer le plan et les panneaux
Vérifier la liste des courses
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
Préparer les en-cas
2 personnes
Nettoyer l'atelier
3 personnes
Dégager les établis
2 personnes
Ranger les matériaux fragiles en lieu sûr
2 personnes
Installer les tables et les chaises
3 personnes
Préparer les travaux
3 personnes
Régler l’éclairage
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
Aménager la table d'accueil
2 personnes
Installer la table traiteur
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Installer la signalétique
2 personnes
Vérifier le parcours d'évacuation
2 personnes

Événement

Assurer l'accueil
2 personnes
Enregistrer les visiteurs
2 personnes
Assurer les visites guidées
2 personnes
Accompagner les artistes dans leur travail
3 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Garder les tables propres et réapprovisionnées
2 personnes
Évacuer les déchets au fur et à mesure
Saluer les visiteurs à leur départ
2 personnes

Suivi

Emballer les travaux en toute sécurité
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Nettoyer soigneusement l'atelier
3 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Remettre le matériel en place
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
Ranger la nourriture restante du catering

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 50
Tables hautesqté 4
Portant à vêtements
Tabouretsqté 12

Présentation

Soclesqté 8
Panneaux de présentationqté 6
Chevaletsqté 10
Tables de travailqté 6
Presse-papiersqté 4
Cadres photoqté 12
Étiquettes des piècesqté 50
Panneaux d'informationqté 8
Livre d'or
Supports de badges nominatifsqté 40

Vaisselle

Verresqté 70
Tasses à caféqté 50
Assiettesqté 70
Couvertsqté 70
Plateaux de serviceqté 8
Pinces de serviceqté 4

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Glacièresqté 3
Planches à découperqté 3
Couteauxqté 4
plateauxqté 4

Décoration

Nappesqté 8
Guirlandesqté 6
Petits vasesqté 8

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6

Équipement

Lampes de pocheqté 3
Chargeurs de téléphoneqté 4

Nettoyage

Aspirateur
Serpillièresqté 2
Seauxqté 2
Balai et pelleqté 2

Catering

Courses

Conseils

Bloque la date et les horaires au moins 4 semaines à l’avance, puis envoie les invitations dès que les artistes participants sont confirmés. Garde une liste unique des inscrits pour suivre les réponses et les besoins alimentaires.
Prévois le parcours avant d’installer les œuvres : indique l’entrée, les zones accessibles et les espaces à ne pas franchir. Place les panneaux d’information et les étiquettes au moins la veille pour pouvoir corriger les oublis.
Réserve une demi-journée pour dégager les établis, nettoyer l’atelier et mettre les matériaux fragiles en sécurité. Un espace de travail encombré gêne la circulation et augmente les risques de casse.
Prépare l’accueil séparément du buffet : badges nominatifs, liste des visiteurs et livre d’or doivent rester à portée de main. Installe les tables, chaises et tables hautes après le nettoyage, idéalement la veille au soir.
Achète les produits frais 1 à 2 jours avant et refroidis les boissons plusieurs heures à l’avance. Prépare les en-cas le jour même, avec verres, tasses, assiettes, couverts et pinces de service déjà disposés.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un atelier ouvert ?: Commence 4 à 6 semaines avant la date prévue. Il faut d’abord confirmer les horaires et les artistes, puis envoyer les invitations et suivre les inscriptions avant de préparer l’exposition.
Combien de temps faut-il prévoir pour préparer l’atelier ?: Prévois au moins une demi-journée pour le nettoyage, le rangement et la mise en sécurité des matériaux. Ajoute 3 à 4 heures la veille pour installer les tables, les œuvres, l’éclairage et l’accueil.
Quand envoyer les invitations pour un atelier ouvert ?: Envoie-les dès que la date, les horaires et les artistes sont confirmés, idéalement 3 à 4 semaines avant l’ouverture. Fais une relance 5 à 7 jours avant pour actualiser la liste des visiteurs.
Que faut-il préparer pour l’accueil des visiteurs ?: Prépare la liste des inscrits, les badges nominatifs, les panneaux d’information et un livre d’or. Installe la table d’accueil au moins 1 heure avant l’ouverture, avec les boissons et les en-cas sur une table séparée.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.