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Buchpräsentation organisieren: die vollständige Checkliste

Bei einer Buchpräsentation müssen Programm, Gäste, Bücher und Technik gleichzeitig stimmen. Beginne früh mit Datum, Ort und Autor, damit Einladungen rechtzeitig verschickt werden können. In der letzten Woche klärst du Anmeldungen, Ernährungswünsche, Catering und den Buchbestand. Am Veranstaltungstag zählen ein getestetes Mikrofon, eine vorbereitete Präsentationsfläche und ein übersichtlicher Büchertisch. Diese Checkliste führt dich in der richtigen Reihenfolge durch die Vorbereitung.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Ort bestätigen

  • Autor und Programm bestätigen

  • Einladungen erstellen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Anmeldungen bestätigen

  • Catering reservieren

  • Buchbestand prüfen

  • Bücher bereitlegen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Namensschilder vorbereiten

  • Präsentationstext ausdrucken

  • Anwesenheitsliste drucken

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Saal kontrollieren

    2 Personen

  • Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Tische aufstellen

    3 Personen

  • Präsentationstisch einrichten

    2 Personen

  • Musikanlage anschließen

    2 Personen

  • Mikrofon testen

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    2 Personen

  • Büchertisch einrichten

    2 Personen

  • Catering bereitstellen

    3 Personen

  • Registrierungstisch aufbauen

    2 Personen

Event

  • Besucher empfangen

    3 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Besucher zu den Sitzplätzen begleiten

    2 Personen

  • Präsentation moderieren

    2 Personen

  • Fragerunde moderieren

  • Bücher verkaufen

    2 Personen

  • Bücher signieren lassen

    2 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Benutztes Geschirr einsammeln

    2 Personen

  • Besucher verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Buchbestand einpacken

    2 Personen

  • Dekoration entfernen

    2 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    4 Personen

  • Saal reinigen

    3 Personen

  • Geräte ausschalten

    2 Personen

  • Materialien zurückgeben

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • StühleAnz. 90
  • TischeAnz. 8
  • Tischdecken-TischeAnz. 2
  • Bücherregal
  • HockerAnz. 4

Geschirr

  • KaffeetassenAnz. 90
  • WassergläserAnz. 90
  • WeingläserAnz. 80
  • TellerAnz. 100
  • GebäckgabelnAnz. 100
  • KaffeelöffelAnz. 90
  • ServierbesteckAnz. 8
  • WasserkannenAnz. 8

Küche

  • ThermoskannenAnz. 6
  • SchüsselnAnz. 12
  • ServiertablettsAnz. 6
  • KühlboxenAnz. 4
  • SchneidebretterAnz. 2
  • BrotmesserAnz. 2

Ausstattung

  • Laptop
  • Beamer
  • Projektionsleinwand
  • MikrofonAnz. 2
  • LautsprecherAnz. 2
  • Mikrofonständer
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • Präsentationsklicker

Dekoration

  • TischdeckeAnz. 10
  • Buchpräsentationswand
  • Willkommensschild
  • BlumenarrangementsAnz. 4
  • NamensschildhalterAnz. 6
  • StiftesetsAnz. 4
  • PinnwändeAnz. 2

Beleuchtung

  • StimmungsleuchtenAnz. 6

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 4
  • BesenAnz. 2
  • Handfeger und KehrblechAnz. 2
  • WischmoppAnz. 2
  • EimerAnz. 2

Präsentation

  • BuchexemplareAnz. 100
  • LesezeichenAnz. 100
  • Kartenterminal
  • Kassette für Bargeld

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Bestätige Datum, Ort, Autor und Programm spätestens 4 bis 6 Wochen vorher. So bleibt genug Zeit, Einladungen zu erstellen, zu verschicken und Rückmeldungen zu bearbeiten.
  • Erfasse Anmeldungen und Ernährungswünsche fortlaufend und bestätige die Teilnahme spätestens 3 Tage vor der Präsentation. Die endgültige Gästezahl brauchst du für Catering, Sitzplätze und Getränke.
  • Prüfe den Buchbestand mindestens 1 Woche vorher und lege die Bücher am Vortag bereit. So bemerkst du fehlende Exemplare nicht erst am aufgebauten Büchertisch.
  • Plane für den Aufbau mindestens 90 Minuten ein. Saal, Stühle, Tische, Präsentationstisch, Dekoration und Büchertisch sollten fertig sein, bevor die ersten Gäste eintreffen.
  • Teste Laptop, Beamer, Leinwand, Mikrofon, Lautsprecher und Präsentationsklicker 30 Minuten vor Beginn. Prüfe außerdem Verlängerungskabel und stelle Wasser, gekühlte Getränke und Catering bereit.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man zu einer Buchpräsentation einladen?
Verschicke die Einladungen idealerweise 4 bis 6 Wochen vor dem Termin. Bitte um eine Rückmeldung bis spätestens 7 Tage vorher, damit du Catering und Sitzplätze planen kannst.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau einer Buchpräsentation?
Rechne mit mindestens 90 Minuten für den Aufbau und zusätzlich 30 Minuten für den Techniktest. Bei einer ungewohnten Location sind 2 Stunden insgesamt realistischer.
Wie viele Bücher sollte man für eine Buchpräsentation bereitlegen?
Plane mindestens ein Exemplar pro erwarteter Käuferin oder Käufer und zusätzlich 10 bis 20 Prozent Reserve ein. Bei 40 erwarteten Gästen wären das etwa 44 bis 48 Bücher.
Wann sollte das Catering für eine Buchpräsentation bestellt werden?
Reserviere das Catering spätestens 2 Wochen vor der Veranstaltung. Bestätige die Menge und alle Ernährungswünsche noch einmal 3 bis 5 Tage vorher.

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