Open atelier organiseren: checklist van voorbereiding tot opening
Een open atelier vraagt meer voorbereiding dan alleen werkstukken neerzetten. Je stemt deelnemende kunstenaars en openingstijden af, verwerkt aanmeldingen en bouwt daarna een duidelijke route door de werkruimte. Ondertussen moeten werkbanken leeg, kwetsbare materialen opgeborgen en presentatie, ontvangst en catering logisch ingericht zijn. Deze checklist bevat 45 taken en 41 spullen, zodat je van de eerste bevestigingen tot het moment waarop bezoekers binnenkomen niets overslaat.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en openingstijden bevestigen
Deelnemende kunstenaars bevestigen
Uitnodigingen opstellen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Bezoekerslijst bijwerken
Kunstenaarsinformatie verzamelen
Werkstukken selecteren
2 personen
Werkstukken labelen
2 personen
Route door het atelier bepalen
2 personen
Plattegrond en bordjes maken
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
Hapjes voorbereiden
2 personen
Atelier schoonmaken
3 personen
Werkbanken vrijmaken
2 personen
Kwetsbare materialen veilig opbergen
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
Werkstukken opstellen
3 personen
Verlichting instellen
2 personen
Naamkaartjes klaarleggen
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
Cateringtafel inrichten
2 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Bewegwijzering ophangen
2 personen
Veiligheidsroute controleren
2 personen
Event
Ontvangst bemensen
2 personen
Bezoekers registreren
2 personen
Rondleidingen verzorgen
2 personen
Kunstenaars bij hun werk begeleiden
3 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Tafels schoon en aangevuld houden
2 personen
Afval tussentijds verwijderen
Bezoekers uitzwaaien
2 personen
Nazorg
Werkstukken veilig verpakken
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Atelier grondig schoonmaken
3 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Materialen terugplaatsen
2 personen
Geleende materialen retourneren
Overgebleven catering opruimen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 8
- Stoelenaantal 50
- Statafelsaantal 4
- Garderoberek
- Krukkenaantal 12
Presentatie
- Sokkelsaantal 8
- Presentatiepanelenaantal 6
- Schildersezelsaantal 10
- Werktafelsaantal 6
- Klembordenaantal 4
- Fotolijstenaantal 12
- Werkstuklabelsaantal 50
- Informatiebordenaantal 8
- Gastboek
- Naambadgehoudersaantal 40
Servies
- Glazenaantal 70
- Koffiekopjesaantal 50
- Bordenaantal 70
- Besteksetsaantal 70
- Serveerschalenaantal 8
- Serveertangenaantal 4
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Thermoskannenaantal 4
- Koelboxenaantal 3
- Snijplankenaantal 3
- Messenaantal 4
- dienbladenaantal 4
Decoratie
- Tafelkledenaantal 8
- Slingersaantal 6
- Vaasjesaantal 8
Verlichting
- Ledlampenaantal 8
- Verlengsnoerenaantal 6
- Stekkerdozenaantal 6
Apparatuur
- Handlampenaantal 3
- Telefoonladersaantal 4
Schoonmaak
- Stofzuiger
- Dweilenaantal 2
- Emmersaantal 2
- Bezem en blikaantal 2
Catering
- Boodschappen
Tips
- Plan de bezoekersroute voordat je werkstukken opstelt. Zo zie je op tijd waar informatieborden, bordjes, presentatiepanelen of sokkels nodig zijn en voorkom je dat bezoekers door werkzones moeten lopen.
- Maak minimaal één week voor de opening een definitieve bezoekerslijst en verzamel dieetwensen direct bij de aanmelding. Controleer daarna de aantallen voor glazen, kopjes, borden, bestek en serveerschalen.
- Doe de laatste controle van atelier en presentatie uiterlijk de dag vóór het open atelier. Maak schoon, maak werkbanken vrij en berg kwetsbare materialen op; op de openingsdag houd je alleen nog tijd over voor opstellen en afwerken.
- Zet de ontvangsttafel op een plek die bezoekers vanzelf passeren. Leg daar naamkaartjes, naambadgehouders, het gastboek en eventuele informatie over kunstenaars en de route klaar.
- Koel dranken tijdig en verdeel de catering over een aparte tafel. Met koffiezetapparaten, waterkokers, thermoskannen en serveertangen voorkom je dat de ontvangsttafel tegelijk garderobe, registratie- en buffetplek wordt.
Veelgestelde vragen
- Hoe ver van tevoren moet ik een open atelier organiseren?
- Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf met datum, openingstijden en deelnemende kunstenaars. Verstuur uitnodigingen daarna zo snel mogelijk, zodat je aanmeldingen en dieetwensen nog kunt verwerken.
- Wanneer moet ik de bezoekersroute voor een open atelier bepalen?
- Bepaal de route uiterlijk 2 weken vóór de opening, nadat je weet welke werkstukken worden getoond. Maak daarna de plattegrond en informatiebordjes; zo kun je presentatiepanelen, sokkels en verlichting gericht plaatsen.
- Wat moet ik de dag vóór een open atelier regelen?
- Maak het atelier schoon, maak werkbanken vrij, berg kwetsbare materialen op en zet de presentatie zoveel mogelijk klaar. Controleer ook de boodschappen, labels, naamkaartjes en cateringmaterialen, zodat je op de dag zelf alleen nog verse hapjes en gekoelde dranken hoeft te verzorgen.
- Hoeveel tijd heb ik nodig voor de opbouw van een open atelier?
- Reserveer minimaal 3 uur voor tafels, stoelen, werkstukken, verlichting, ontvangsttafel en catering. Plan daarnaast 30 minuten voor een laatste rondgang door de route en controleer of alle labels, bordjes en informatie zichtbaar zijn.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!