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Neujahrsempfang organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Neujahrsempfang braucht vor allem einen klaren Ablauf und verlässliche Zahlen. Lege zuerst Termin, Programm und Ort fest, bevor du Einladungen verschickst. Danach folgen Anmeldungen, Ernährungswünsche und die endgültige Gästezahl als Grundlage für Einkauf und Raumaufbau. Plane am Veranstaltungstag mindestens zwei bis drei Stunden für Kontrolle, Aufbau, Kühlung, Kaffee und Tee sowie die Vorbereitung des Buffets ein.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Location reservieren

  • Datum und Programm festlegen

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Erinnerung senden

  • Endgültige Gästezahl zählen

  • Einkaufsliste prüfen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Materialien abholen

    2 Personen

  • Location und Toiletten kontrollieren

    2 Personen

  • Einkäufe kühl lagern

    2 Personen

  • Allergeninformationen bereitlegen

  • Getränke sortieren

    2 Personen

  • Tische aufstellen

    4 Personen

  • Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Tischdecken auslegen

    2 Personen

  • Geschirr bereitstellen

    3 Personen

  • Buffettische einrichten

    3 Personen

  • Snacks vorbereiten

    4 Personen

  • Getränke kalt stellen

    3 Personen

  • Kaffee und Tee vorbereiten

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    3 Personen

  • Beleuchtung anschließen

    2 Personen

  • Musik bereitlegen

  • Eingang und Garderobe einrichten

    2 Personen

  • Müllstationen aufstellen

    2 Personen

Event

  • Empfang der Gäste betreuen

    3 Personen

  • Willkommensgetränke ausschenken

    3 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Buffet auffüllen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Benutztes Geschirr sammeln

    2 Personen

  • Toiletten zwischendurch kontrollieren

  • Letzte Runde Snacks servieren

    2 Personen

  • Gäste verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Reste gekühlt lagern

    2 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Location reinigen

    4 Personen

  • Möbel wieder aufstellen

    4 Personen

  • Dekoration entfernen

    2 Personen

  • Materialien inventarisieren

    2 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

    2 Personen

  • Müll entsorgen

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 6
  • StühleAnz. 60
  • GarderobenständerAnz. 2
  • BuffetischeAnz. 2
  • TischdeckenAnz. 8

Geschirr

  • WassergläserAnz. 70
  • WeingläserAnz. 50
  • KaffeetassenAnz. 30
  • TellerAnz. 70
  • BestecksetsAnz. 70
  • ServierschalenAnz. 10
  • Servierplatten mit DeckelAnz. 4
  • ServiertablettsAnz. 6
  • ServierbesteckAnz. 8
  • KaraffenAnz. 6

Ausstattung

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • KühlboxenAnz. 4
  • Bluetooth-LautsprecherAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 4

Küche

  • SchneidebretterAnz. 4
  • KüchenmesserAnz. 4
  • FlaschenöffnerAnz. 6
  • ThermoskannenAnz. 4

Dekoration

  • BallonsAnz. 100
  • WimpelkettenAnz. 6
  • TischdekorationenAnz. 8

Beleuchtung

  • LichterkettenAnz. 4
  • LED-KerzenAnz. 20

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 4
  • WischmopsAnz. 2
  • EimerAnz. 2
  • Staubsauger

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Verschicke die Einladungen früh genug und sende etwa 7 Tage vor dem Empfang eine Erinnerung. So kannst du Ernährungswünsche erfassen und die endgültige Gästezahl rechtzeitig für den Einkauf festlegen.
  • Kontrolliere den Veranstaltungsort am selben Tag: Toiletten, Beleuchtung, Stromanschlüsse und Platz für Garderobenständer und Buffetische werden sonst oft erst beim Aufbau geprüft.
  • Stelle Getränke mindestens 60 Minuten vor Beginn kalt. Sortiere Wasser, weitere Getränke sowie Karaffen und Gläser getrennt, damit der Empfang nicht mit der Suche nach Flaschenöffnern oder Serviermaterial beginnt.
  • Bereite Allergeninformationen sichtbar vor und halte Snacks, Teller, Besteck, Servierschalen und Servierbesteck getrennt bereit. Schneidebretter und Küchenmesser gehören in einen eigenen Vorbereitungsbereich.
  • Teste Bluetooth-Lautsprecher, Beleuchtung und Verlängerungskabel spätestens 30 Minuten vor Beginn. Stelle außerdem Kaffee- und Teemaschinen sowie Thermoskannen so auf, dass Nachfüllen ohne Störung des Buffets möglich ist.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man zu einem Neujahrsempfang einladen?
Verschicke die Einladung idealerweise 3 bis 4 Wochen vor dem Termin. Bitte um Rückmeldung spätestens 7 Tage vorher, damit du Gästezahl, Ernährungswünsche und Einkauf zuverlässig planen kannst.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau für einen Neujahrsempfang?
Plane für einen mittelgroßen Empfang mindestens 2 bis 3 Stunden ein. Darin enthalten sind Raumkontrolle, Tische und Stühle, Tischdecken, Geschirr, Buffet, Getränke, Dekoration, Beleuchtung und ein Techniktest.
Wann sollte man die endgültige Gästezahl festlegen?
Zähle die bestätigten Gäste etwa 5 bis 7 Tage vor dem Empfang endgültig zusammen. Berücksichtige dabei Absagen, zusätzliche Zusagen und alle gemeldeten Ernährungswünsche, bevor du die Einkaufsliste prüfst.
Was muss am Tag des Neujahrsempfangs zuerst erledigt werden?
Beginne mit der Kontrolle von Ort und Toiletten sowie mit der Kühlung der Einkäufe. Danach folgen Möbel und Tischdecken, Geschirr und Buffet, anschließend Getränke, Kaffee und Tee, Dekoration, Beleuchtung und Musik.

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