Eine Nachhaltigkeitsmesse Schritt für Schritt organisieren

Bei einer Nachhaltigkeitsmesse müssen Aussteller, Vorträge und Besucherführung früh zusammenpassen. Beginne deshalb mit Datum, Programm und passenden Räumen, bevor du Einladungen und Werbung startest. Danach folgen Anmeldungen, Standaufteilung, Genehmigungen und die technische Prüfung. In den letzten Tagen geht es vor allem um Beschilderung, Namensschilder, Catering, Kühlung und einen Test von Mikrofonen und Projektion.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Programm festlegen
2 Personen
2
Location und Räume reservieren
3
Standbetreiber ansprechen
2 Personen
4
Redner einladen
2 Personen
5
Anmeldeformular veröffentlichen
6
Einladungen verschicken
2 Personen
7
Werbung in sozialen Medien posten
8
Poster verteilen
3 Personen
9
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
10
Ernährungswünsche erfassen
11
Standbetreiber endgültig bestätigen
2 Personen
12
Standaufteilung erstellen
2 Personen
13
Programm und Zeiten drucken
2 Personen
14
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
15
Wegweiser vorbereiten
2 Personen
16
Genehmigungen und Meldungen prüfen
17
Stromanschlüsse kontrollieren
2 Personen
18
Brandschutz prüfen
2 Personen
19
Catering bestellen
20
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
21
Einkaufen gehen
3 Personen
22
Materialien abholen
2 Personen
23
Technik testen
2 Personen
24
Essen vorbereiten
4 Personen
25
Kühlschränke befüllen
2 Personen

Event

26
Location öffnen
2 Personen
27
Lieferungen entgegennehmen
3 Personen
28
Tische und Stühle aufstellen
5 Personen
29
Stellwände aufbauen
4 Personen
30
Aussteller empfangen
3 Personen
31
Standmaterialien verteilen
2 Personen
32
Dekoration aufhängen
3 Personen
33
Wegweiser aufstellen
2 Personen
34
Registrierungstisch einrichten
2 Personen
35
Programmhefte auslegen
2 Personen
36
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
37
Snacks bereitstellen
3 Personen
38
Garderobe einrichten
2 Personen
39
Beschallungsanlage einstellen
2 Personen
40
Präsentationen vorbereiten
2 Personen
41
Infostand besetzen
2 Personen
42
Besucher registrieren
4 Personen
43
Besucher begrüßen
2 Personen
44
Eröffnung präsentieren
2 Personen
45
Redner betreuen
2 Personen
46
Präsentationen unterstützen
2 Personen
47
Standbetreiber unterstützen
2 Personen
48
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
49
Snacks servieren
3 Personen
50
Getränke nachfüllen
2 Personen
51
Abfallströme überprüfen
2 Personen
52
Sanitäranlagen prüfen
53
Pausenraum betreuen
2 Personen
54
Fotos machen
55
Besucherfragen beantworten
2 Personen
56
Abschluss ankündigen
57
Besucher verabschieden
3 Personen
58
Standbetreiber mit dem Abbau beginnen lassen
3 Personen

Nachbereitung

59
Essen und Getränke aufräumen
3 Personen
60
Abfall getrennt entsorgen
3 Personen
61
Geschirr abwaschen
3 Personen
62
Tische und Stühle aufräumen
5 Personen
63
Standwände abbauen
4 Personen
64
Location reinigen
4 Personen
65
Technik und Kabel zusammensuchen
2 Personen
66
Materialien inventarisieren
2 Personen
67
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
68
Fundgegenstände registrieren
69
Fotos und Dateien archivieren
70
Dankesnachricht versenden
2 Personen
71
Anwesenheitsliste archivieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

MesseständeAnz. 20
StehtischeAnz. 20
Besucher-StühleAnz. 120
KlappischeAnz. 12
BarhockerAnz. 12
GarderobenständerAnz. 3
AbfallbehälterAnz. 8
HockerAnz. 10

Ausstattung

LaptopsAnz. 4
ProjektorenAnz. 2
ProjektionsleinwändeAnz. 2
LautsprecherAnz. 2
MikrofoneAnz. 3
Mischpult
VerlängerungskabelAnz. 10
VerlängerungskabelAnz. 12
USB-SticksAnz. 4
PowerbanksAnz. 4

Beleuchtung

LED-LampenAnz. 12
LichterkettenAnz. 6

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 150
Wiederverwendbare GläserAnz. 150
Mehrweg-TellerAnz. 150
Wiederverwendbares BesteckAnz. 180
ServierschalenAnz. 12
ServierlöffelAnz. 12

Küche

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 3
ThermoskannenAnz. 8
KühlboxenAnz. 6
SchneidebretterAnz. 6
KochmesserAnz. 6
ZangenAnz. 8
MessbecherAnz. 3
KühlelementeAnz. 18

Registrierung

RegistrierungstischeAnz. 2
NamensschildhalterAnz. 250
StifteAnz. 40
KlemmbretterAnz. 8
ArmbänderAnz. 250

Dekoration

ZimmerpflanzenAnz. 20
Jute-TischläuferAnz. 20
Wiederverwendbare WimpelkettenAnz. 8
KreidetafelnAnz. 10
KreidestifteAnz. 20

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Datum und Programm fest, bevor du Standbetreiber und Redner anschreibst. Plane feste Zeitfenster für Vorträge ein und veröffentliche das Anmeldeformular erst, wenn die wichtigsten Programmpunkte stehen.
Reserviere Räume mit ausreichend Platz für Messestände, Stehtische und Besucher-Stühle. Prüfe dabei früh, wo Stromanschlüsse, Projektionsflächen, Lautsprecher und die Garderobe untergebracht werden.
Bestätige Standbetreiber spätestens 7 Tage vor der Messe endgültig und erstelle danach die Standaufteilung. So kannst du fehlende Tische, Hocker oder Verlängerungskabel noch rechtzeitig nachorganisieren.
Teste Projektoren, Mikrofone, Lautsprecher und Mischpult nicht erst am Veranstaltungstag. Ein kompletter Techniktest am Vortag zeigt, ob USB-Sticks, Kabel und Stromversorgung tatsächlich funktionieren.
Plane Essen und Getränke nach den Anmeldungen und erfasse Ernährungswünsche spätestens 5 Tage vorher. Befülle Kühlboxen und Kühlschränke erst kurz vor Beginn und halte wiederverwendbare Becher, Gläser, Teller und Besteck vollständig bereit.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Nachhaltigkeitsmesse organisieren?: Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Programm und Raumreservierung. Für viele Aussteller, mehrere Vorträge oder zusätzliche Genehmigungen sind 12 Wochen realistischer.
Wann sollte man die Aussteller einer Nachhaltigkeitsmesse endgültig bestätigen?: Bestätige die Standbetreiber spätestens 7 Tage vor der Messe. Danach kannst du die Standaufteilung, Beschilderung und benötigte Ausstattung zuverlässig festlegen.
Wie viele Tage vorher muss man Ernährungswünsche abfragen?: Erfasse Ernährungswünsche spätestens 5 Tage vor der Veranstaltung. Dann bleibt genug Zeit, das Catering anzupassen und Servierschalen sowie Geschirr passend einzuplanen.
Wann sollte man die Technik für eine Nachhaltigkeitsmesse testen?: Führe den vollständigen Techniktest am Vortag durch. Prüfe dabei Projektoren, Leinwände, Mikrofone, Lautsprecher, Mischpult, USB-Sticks und alle Verlängerungskabel.

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